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Guida definitiva sulla gestione delle spese di viaggio.

Rimborso chilometrico: come si calcola in base al mezzo di trasporto

Pubblicato da Belen Giné su 23/08/2018

Sempre più aziende chiedono ai propri dipendenti di spostarsi per motivi di lavoro. Durante queste trasferte, il lavoratore deve sostenere alcune spese per il trasporto: i biglietti dei mezzi pubblici, ma anche, nel caso di un veicolo privato, il costo di consumo e di manutenzione.

La gestione delle spese legate agli spostamenti dipende infatti in gran parte dal mezzo che l’azienda mette a disposizione dei lavoratori. Nel caso dei mezzi pubblici, è facile tenere sotto controllo i costi effettuati: basta entrare in possesso dei biglietti e delle fatture. Nel caso dei mezzi privati, invece, bisogna prendere in considerazione altri fattori.

Di seguito vediamo quali sono i principali mezzi di trasporto utilizzati dai lavoratori e come si calcola il rimborso chilometrico.

Rimborso analitico e mezzi di trasporto


Mezzi pubblici

Nel caso dei mezzi pubblici, la spesa potrà essere giustificata semplicemente mostrando il biglietto acquistato.


Auto aziendale

L’auto aziendale è un’alternativa interessante da prendere in considerazione. Deve essere utilizzata esclusivamente per attività legate al lavoro, quindi qualsiasi spesa è considerata spesa di trasporto. La manutenzione dell’auto, il rifornimento, l’assicurazione del veicolo, etc. sono spese assunte completamente dall’azienda.

L’auto aziendale è una buona soluzione per semplificare la creazione della nota spese, ma bisogna controllare che venga utilizzata in modo adeguato e solamente per attività lavorative. Spesso questa soluzione è riservata ai lavoratori che ricoprono un determinato ruolo o che godono di certa fiducia. In base alla frequenza e alla distanza degli spostamenti, può essere conveniente il noleggio di veicoli. Inoltre, consente di controllare in modo più diretto le spese di trasporto.

Spese per chilometraggio: tipi di mezzi di trasporto
 

Auto privata del dipendente

Nel caso in cui un lavoratore utilizzi il proprio veicolo privato per finalità lavorative, l’azienda procederà a rimborsare le spese corrispondenti. La soluzione più semplice è pagare un prezzo per chilometro. Questo prezzo include vari fattori, come ad esempio la benzina, l’usura del veicolo, l’assicurazione, ecc.  L’idea è che il prezzo per chilometro copra tutte le spese del veicolo utilizzato come strumento di lavoro.

Spese per chilometraggio: tipi di mezzi di trasporto

Altri tipi di spese legate al trasporto sono il parcheggio e il pedaggio che, essendo variabili, non vengono inclusi nel prezzo per chilometro.

 

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Categoria: Frode per spostamento