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Spese di viaggio: ecco perché è importante gestirle in modo adeguato

Pubblicato da Belen Giné su 28/06/2018

Le spese di viaggio costituiscono una delle voci di costo più importanti per le aziende. Per questo motivo è fondamentale predisporre una gestione adeguata in ogni fase, dal controllo dell’attinenza alla travel policy aziendale al trattamento fiscale.

 

Ma, nello specifico, quali sono le spese di viaggio?

Le spese di viaggio - le spese sostenute da un dipendente durante una trasferta di lavoro - riguardano fondamentalmente i costi per l’alloggio, quelli per i pasti e quelli per il trasporto. Quest’ultima categoria ingloba diversi aspetti; le spese sostenute per l’uso della propria auto (rimborso chilometrico, pedaggi, etc) o di quella noleggiata, oppure acquisto di biglietti aerei, ferroviari o della metro.

Questa è solo una classificazione indicativa, perché ogni azienda può decidere di inserire, in base alle proprie esigenze, altre tipologia di spesa.

 

Spese di viaggio: ecco perché è importante gestirle in modo adeguato

Limiti di spesa giornalieri (trasferte deducibili)

Per quanto riguarda il costo effettivamente sostenuto per la trasferta che grava sui conti dell’azienda valgono i limiti di 180,76 euro per le trasferte nell’ambito del territorio nazionale e di 258,23 euro per le trasferte all’estero. L’eccedenza dovrà essere sottoposta a tassazione.

 

Modelli di gestione

Ma come vengono gestite queste spese di viaggio? Esistono modelli diversi. Ecco i principali:

  • Indennità di trasferta giornaliera (diaria): in questo caso, l’azienda paga una somma prestabilita al dipendente, a prescindere dalle spese effettuate. Spesso questa soluzione viene adottata quando si desidera ridurre il lavoro di elaborazione e controllo della nota spese.

  • Rimborso spese a piè di lista: il lavoratore deve giustificare tutte le spese mostrando i biglietti o fatture e, dopo aver ricevuto l'approvazione dell’azienda, viene rimborsato.

  • Rimborso spese misto: è una “via intermedia” che unisce elementi di entrambi i modelli: alcune voci sono coperte con la modalità a piè di lista, e le altre in modo forfettario.


Spese di viaggio: ecco perché è importante gestirle in modo adeguato

Il valore di una corretta gestione

Indipendentemente dal modello scelto dalla società, è necessario gestire correttamente le spese: solo così è possibile rendere più efficiente l’azienda e aumentare la produttività. Perché, quando il modello è gestito bene, si possono evitare gli errori di compilazione, ottenere dati di qualità per migliorare il processo decisionale e risparmiare tempo prezioso - tempo che, nel caso di una gestione fallimentare, verrebbe impiegato in misura notevole nella fase di controllo.

 

Uno dei modi migliori per gestire bene questi modelli è avvalersi di strumenti di tecnologici, come le app, che possano trasformare la gestione della nota spese da manuale ad automatizzata. Le applicazioni permettono di eliminare l’errore umano, di velocizzare i tempi e di semplificare i processi: tutti elementi fondamentali per rendere più produttiva l’azienda.

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Categoria: Nota spese