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    Spese di viaggio: ecco perché è importante gestirle in modo adeguato

    viaggio di lavoro timer 3 min.
    Alessandra Belotti
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    Sempre più spesso le aziende coinvolgono i propri dipendenti in viaggi di lavoro e trasferte. Queste spese, sostenute anticipatamente dal lavoratore, devono essere raccolte e presentate all’azienda in modo che possa verificare e rimborsare il dipendente di quanto speso. Questo controllo meticoloso va fatto con molta attenzione sia da parte del lavoratore che dall’azienda.

    Le spese di viaggio, infatti, costituiscono una delle voci di costo più importanti per le imprese. Per questo motivo è fondamentale predisporre una gestione adeguata in ogni fase, dal controllo dell’attinenza alla travel policy aziendale al trattamento fiscaleNuevo llamado a la acción

    Ma, nello specifico, quali sono le spese di viaggio?

    Questa è solo una classificazione indicativa, perché ogni azienda può decidere di inserire, in base alle proprie esigenze, altre tipologia di spesa.

    Spese di viaggio: caratteristiche generali

    È innanzitutto doverosa una precisazione in merito alle spese di viaggio deducibili. In questo caso si intende la possibilità di detrarre l’Iva dalla spesa complessiva. Esistono però alcuni limiti di deducibilità che sono di 180,76 € per le trasferte effettuate all’interno del territorio nazionale e di 258,23 € per quelle all’estero. Per ottenere l’importo da dedurre è possibile utilizzare un apposito software o creare un’apposita tabella di riepilogo su Excel, in modo da calcolare il massimale giornaliero di spesa. 

    Altre specifiche riguardano gli spostamenti all’interno o al di fuori del comune. Qualora, infatti, il lavoratore si spostasse per lavoro nel territorio comunale dove è ubicata l’azienda, non si potrà dedurre alcuna spesa. Questo limite vale fino ai 10 chilometri di spostamento. 

    Se, invece, la trasferta viene compiuta al di fuori del comune, i costi sostenuti potranno essere dedotti e rimborsati al dipendente secondo i normali modelli di gestione che vedremo a breve. 

    Come vengono gestite le spese di viaggio aziendali 

    Esistono modelli diversi di gestione delle spese. Ecco i principali:

    • Rimborso forfettario: ad ogni dipendente si riconosce un importo “fortait”, come indica il termine stesso di questa tipologia di gestione. Il rimborso cambia a seconda della trasferta, se effettuata in Italia o all’estero ed è deducibile per un limite massimo di 46,48 € se su territorio nazionale oppure 77,47 € se fuori Italia. Oltre questi limiti, l’importo diventa imponibile Irpef in capo al dipendente perché considerato come retribuzione.
    • Rimborso spese a piè di lista analitico: il lavoratore deve giustificare tutte le spese mostrando i biglietti o fatture e, dopo aver ricevuto l'approvazione dell’azienda, viene rimborsato. È importante che siano anche presenti tutte le date nelle quali sono stati effettuati i pagamenti così da facilitare il controllo da parte del datore di lavoro. Il costo si potrà dedurre in capo all’azienda ed il rimborso per il dipendente, emesso con busta paga, non sarà tassabile.
    • Rimborso spese misto: è una “via intermedia” che unisce elementi di entrambi i modelli. Viene utilizzata da un numero minore di aziende e consiste nel consentire l’elaborazione e la raccolta delle voci di spesa con la modalità a piè di lista, e le altre in modo forfettario.

    Come gestire correttamente le spese di viaggio aziendali 

    Indipendentemente dal modello scelto dalla società, è necessario gestire correttamente le spese: solo così è possibile rendere più efficiente l’azienda e aumentare la produttività. Perché, quando il modello è gestito bene, si possono evitare gli errori di compilazione, ottenere dati di qualità per migliorare il processo decisionale e risparmiare tempo prezioso - tempo che, nel caso di una gestione fallimentare, verrebbe impiegato in misura notevole nella fase di controllo.

    Uno dei modi migliori per gestire bene questi modelli è avvalersi di strumenti di tecnologici, come le app, che possano trasformare la gestione della nota spese da manuale ad automatizzata. Le applicazioni permettono di eliminare l’errore umano, di velocizzare i tempi e di semplificare i processi: tutti elementi fondamentali per rendere più produttiva l’azienda.IT-CTA-solicita-demo

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