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    Spese di viaggio: cosa sono e quali sono i limiti?

    spese di viaggio timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Le spese di viaggio, incluse nelle spese di rappresentanza, riguardano tutti quei costi sostenuti dai professionisti nel corso di spostamenti avvenuti per motivi lavorativi.

    I dettagli di queste spese sono diversi, così come la specifica per i limiti di detraibilità a cui bisogna prestare particolare attenzione.

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    Quali sono le spese di viaggio 

    A chiarire quali siano le spese di rappresentanza, nelle quali ritroviamo le spese di viaggio, ci viene in aiuto la Risoluzione n. 27/E del 12 marzo 2014 dell’Agenzia delle Entrate.

    In questo elenco vengono dettagliate le spese di rappresentanza che includono anche quelle di viaggio. In particolare, si parla di tutte le spese per i viaggi turistici con il fine di promozione di beni o servizi dell’attività o di un’azienda. Si aggiungono poi le spese di rappresentanza, come le spese sostenute per le feste, o altri eventi informali organizzate per particolari ricorrenze aziendali o feste nazionali (come la cena di fine anno oppure in seguito ad una convention aziendale), quelle per le feste che seguono l’inaugurazione di una nuova sede aziendale o ancora le spese sostenute per l’organizzazione di fiere, mostre dove si prevede l’esposizione dei prodotti dell’azienda.

    Le spese di viaggio sono quindi tutti i costi che un lavoratore sostiene per portare avanti la propria attività. All’interno di queste si parla quindi di vitto, alloggio e trasporto. Il dipendente può quindi accordarsi con l’azienda sulla modalità con la quale sostenere ed anticipare questi costi.

    spese di viaggio

    Limiti di deducibilità delle spese di viaggio

    Le spese di viaggio possono essere dedotte ma con dei limiti, disciplinati da tre particolari modalità e che distingue la trasferta nazionale da quella internazionale:

    •         il rimborso analitico, anche detto a piè di lista
    •         il rimborso forfettario
    •         il rimborso misto

    La prima modalità prevede un limite di 180,76 € per gli spostamenti al di fuori del territorio comunale e di 258,23 € per le trasferte all’estero. Si possono dedurre anche i costi per i veicoli di proprietà o aziendali (necessario, in questo caso, consultare le tabelle ACI per il calcolo corretto del rimborso in base al pedaggio, al costo del carburante e ai cavalli del veicolo).

    La seconda tipologia di rimborso, quello forfettario, si verifica quando l’azienda decide di rimborsare il dipendente senza richiedere i documenti giustificativi delle spese sostenute e gli riconosce un rimborso fisso, appunto detto forfettario.

    Il rimborso misto, infine, prevede l’applicazione del rimborso analitico per quanto riguarda i costi di vitto e alloggio ma di quello forfettario per la parte di trasferta e viaggio.

    Come tenere traccia delle spese di viaggio

    Il controllo e la verifica delle spese di viaggio da parte dell’azienda, è ancora ad oggi una delle mansioni più controverse all’interno di un’impresa. Controllare, infatti, le spese sostenute dal dipendente per poter emettere un rimborso corretto impiega risorse e diverso tempo.

    Alcune aziende già a partire dal 2020, in seguito alla pandemia di Covid-19 e alla necessità di doversi adattare a soluzioni lavorative in smartworking, stanno testando metodi innovativi come l’utilizzo di app per tenere traccia delle spese sostenute, archivi in cloud all’interno dei quali scannerizzare e conservare i giustificativi delle spese e anche tabelle riepilogative condivise nelle quali il lavoratore può indicare le spese sostenute e l’azienda ha la possibilità di verificarle quasi in tempo reale.IT-CTA-solicita-demo

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