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    Spese aziendali: cosa sono e come gestirle in modo efficiente

    gestione spese timer 3 min.
    Alessandra Belotti
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    Le spese aziendali sembrano semplici da monitorare e da tenere sotto controllo ma si rivelano in realtà molto insidiose, per piccole, medie e grandi imprese. Il rischio di una cattiva gestione è infatti quello di incorrere in fastidiosi percorsi burocratici o, nei casi più gravi, in sanzioni pecuniarie. 

    Ecco perché ogni azienda ha l’obbligo di prestare molta attenzione alla gestione delle spese aziendali. 

    Agilità nella gestione delle spese

    Come si definiscono le spese aziendali 

    Le spese aziendali sono, in parole povere, i costi che un’azienda deve sostenere per portare avanti il proprio business. Alcune spese sono direttamente legate alla creazione e fornitura di un prodotto o di un servizio mentre altre, definite come “costi generali”, sono accessorie all’attività dell’impresa. 

    Tra queste si possono includere gli eventuali costi di affitto, le buste paga, tutto ciò che riguarda la logistica, il rifornimento dei distributori automatici di caffè all’interno dei propri locali, il costo della corrente elettrica, di internet e altri. 

    Un’azienda, per una corretta ed efficiente gestione delle proprie spese aziendali ha necessità di suddividerle in categorie: 

    • materiale/cancelleria
    • affitto dei locali 
    • marketing, pubblicità, social media 
    • spese di viaggio 
    • spese amministrative 
    • servizi (corrente elettrica, internet, gas, acqua…)
    • servizi di consulenza o di fornitori (impresa di pulizie, idraulici, elettricisti, informatici…)
    • manutenzione 
    • buste paga, previdenza sociale 
    • logistica 

    Come gestire il rimborso delle spese aziendali

    Una volta definite e suddivise le spese aziendali in categorie, è bene individuare quali tra queste necessitano di un rimborso. Le spese di viaggio, ad esempio, sono spesso sostenuti dal lavoratore dipendente al quale viene richiesto di effettuare una trasferta di lavoro. 

    I tipi più frequenti di rimborso sono quelli chilometrico o il rimborso spese generico

    Il primo, quello chilometrico, varia in base alla quantità di chilometri percorsi e si applica per tratte effettuate con l’automobile, treno, aereo o qualsiasi altro mezzo di trasporto. 

    Il rimborso spese generico, invece, includono anche la parte di pernottamento, così come quella di vitto. 

    Alcune aziende preferiscono rimborsare una quota fissa, un forfait, al dipendente per evitare di controllare nel dettaglio le spese sostenute dal lavoratore. Altre, al contrario, richiedono al dipendente di tenere traccia di tutti i costi sostenuti, da presentare una volta rientrato in azienda sottoforma di nota spese, con tanto di giustificativi in allegato quali scontrini e fatture.

    gestione spese aziendali

    Gestione delle spese aziendali: costi diretti ed indiretti

    Come indicato all’inizio di questo articolo, i costi generali sono quelli che non sono direttamente legati alla produzione di un prodotto o servizio. Quali sono però le spese che invece sono relativi a questi? Parliamo in questo caso di costi aziendali diretti ed indiretti

    Quelli diretti sono le spese sostenute per la produzione di un prodotto, o di un servizio, e comprendono le materie prime, i materiali, i macchinari, i programmi utilizzati in questo processo produttivo. Senza queste spese non sarebbe possibile portare avanti il business aziendale. 

    I costi aziendali indiretti, riguardano più la gestione del prodotto o del servizio stesso. Si includono quindi le spese di commercio, di distribuzione, di vendita vera e propria. 

    Consigli per la gestione delle spese aziendali

    Una volta capita la differenza tra le varie spese che un’azienda deve sostenere, bisogna cercare un metodo efficiente ed efficace per il controllo di queste ultime e che non implichi un lavoro ulteriore per l’ufficio amministrativo. 

    Un primo passo può essere la digitalizzazione delle spese, ovvero la gestione di queste tramite un software apposito o anche soltanto un file excel ben strutturato. È importante non perdere di vista nessuna spesa sostenuta, in modo da poter anche avere in breve tempo un consuntivo delle spese aziendali effettuate. 

    Dopo aver stabilito un budget dedicato alle spese e da non superare, è utile periodicamente controllare il consuntivo delle spese e analizzare quali voci possono essere tralasciate, su quali puntare maggiormente e dove fare eventuali tagli di spesa. Per questo è importante instillare una conoscenza economica di base ai propri manager e dipendenti, in modo che siano coscienti dell’importanza del risparmio.

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