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Viaggi di lavoro e spese aziendali: il noleggio scooter

Pubblicato da Captio su 27/06/2018

Le aziende diventano sempre più internazionali e, di conseguenza, i viaggi di lavoro sono più frequenti. Gestire un numero elevato di persone che si spostano per lavoro costituisce una sfida per i dipartimenti finanziari e di risorse umane, che devono contabilizzare le spese aziendali e rimborsare le spese mantenendo una produttività elevata.

Oltre alle spese di viaggio più comuni, come vitto e alloggio, le aziende si trovano a dover affrontare un altro tipo di spesa che non rientra in queste categorie: il noleggio dei veicoli.

Rimborso spese dei dipendenti

Spesso le aziende preferiscono dare un rimborso spese ai propri dipendenti, a seconda dei costi sostenuti. In questo caso si distinguono 3 tipologie di rimborso:

  • Rimborso a piè di lista: è il rimborso delle voci documentate nella nota spese, che si ottiene presentando i giustificativi di spesa e il nome del dipendente che le ha sostenute;

  • Rimborso forfettario: il dipendente non ha bisogno di presentare la nota spese poiché l’azienda decide di dare una quota forfettaria, a prescindere dai costi effettivamente sostenuti;

  • Rimborso misto: è un mix delle due modalità precedenti, con un minimo di quota forfait e una parte rimborsata con nota spese.

La nota spese

Per ricevere il rimborso nella propria busta paga delle spese sostenute è necessario compilare la nota spese: un elenco di tutte le voci di spesa accompagnato dai rispettivi documenti fiscali, per attestarne la veridicità.

Molti optano per usare un semplice foglio Excel dove riportare tutte le spese, ma inserire i dati manualmente può essere controproducente, per vari motivi.

Uno di questi è l’errore umano: può capitare sia a chi inserisce le spese, sia a chi deve registrarle.

Per evitare errori nella compilazione è sempre bene affidarsi a uno software in grado di registrare e calcolare i dati in modo automatico e senza imprecisioni, evitando perdite di denaro e di tempo e aumentando la produttività.


Nota spese

Il noleggio di veicoli durante un viaggio di lavoro

Il trasporto rientra nei costi che un lavoratore può sostenere durante un viaggio business. In questo caso, ci sono due tipi di rimborso.

Se il dipendente viaggia o si muove con un mezzo proprio si parla di rimborso chilometrico, che viene erogato a seconda del percorso fatto dal lavoratore.

Sempre più professionisti, però, decidono di affidarsi ad aziende di noleggio, preferendo noleggiare un veicolo invece di utilizzare mezzi propri. Questo comporta innumerevoli vantaggi: per il dipendente, che può sentirsi libero di guidare un mezzo sicuro, ma anche per l’azienda, che in questo modo eviterà di usare l’indennità per i chilometri percorsi e avrà la sicurezza che il proprio dipendente in trasferta viaggi su mezzi controllati, con molti optional inclusi, senza doversi preoccupare di nulla.

scooter

Come richiedere un rimborso per i veicoli noleggiati? Dovrai solamente inserire i dati della tariffa del noleggio pagata nell’applicazione che utilizzi per annotare tutte le tue spese di lavoro. Il processo per riavere il rimborso sarà così gestito, come tutte le altre spese, da un apposito software, senza margine di errore. Ricorda che per il dipendente il rimborso è possibile solo per veicoli non superiori ai 17 cavalli fiscali o 20 nel caso del motore diesel.

Demo2

Con la collaborazione di:

Cooltra

Categoria: viaggi d'affari