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    Di’ no alle scartoffie delle spese per i viaggi d’affari

    viaggi d'affari timer 8 min.
    Myriam Zanatta
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    Pagare le spese a fine mese è solo una delle fatiche ricorrenti che i business traveller devono affrontare. E non a caso parliamo di fatica, perché anche se il business travel è spesso fonte di molti vantaggi, comporta anche un accumulo di spese di viaggio che di solito si traduce in un sacco di carta. 

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    1. Viaggiare per affari
    2. Tipologie di viaggi aziendali
    3. Bleisure travel
    4. Quali sono gli effetti dei viaggi di lavoro
    5. Trucchi per contrastare gli effetti
    6. La trasformazione digitale e il viaggiatore di affari
    7. La piattaforma per il nuevo viaggiatore di affari

    1. Viaggiare per lavoroAdobeStock_189530113 (1)Un viaggio di lavoro è uno spostamento effettuato per motivi professionali o commerciali, a differenza di altri tipi di viaggi che, ad esempio, avvengono nel tempo libero. Ogni anno cresce il numero di persone che trascorre gran parte del proprio tempo viaggiando per lavoro. Riunioni, congressi, contatti con nuove tendenze o la cosiddetta espansione internazionale, sono solo alcuni dei motivi per cui i lavoratori si spostano.

    2. Tipologie di viaggi aziendali

    • Viaggio commerciale

    Spostamento che si fa per visitare i clienti, preparare i preventivi, negoziare i contratti o rinnovarli, ecc.

    Per lo più, riguarda la forza vendite, anche se nel caso di clienti importanti possono spostarsi anche i dirigenti.

    • Viaggio congressuale

    Partecipazione a fiere, congressi, giornate dedicate e altre attività. Le azienda possono partecipare in qualità di ascoltatore o visitatore, o avere un ruolo più attivo come conferenziere o espositore.

    • Viaggio incentive

    Premio o gratifica offerto dall'azienda ai suoi dipendenti, clienti o fornitori. Di norma sono soliti partecipare a questo tipo di viaggi i dipendenti che hanno raggiunto obiettivi prestabiliti, i grandi clienti che garantiscono un determinato fatturato, ecc.

    • Viaggi per motivi interni

    Anche le riunioni interne, che coinvolgano tutto il team, un reparto o una singola persona, possono provocare spostamenti. A volte possono anche essere spostamenti per motivi quali l'inaugurazione di nuovi impianti, cene aziendali, ecc.

    • Viaggio di formazione

    Da non confondere con i viaggi per motivi tecnici. In questo caso, chi riceve la formazione è il lavoratore in viaggio. A volte può mescolarsi con il turismo congressuale, quando la partecipazione a un evento o a una giornata ha l'obiettivo di aumentare o migliorare la formazione dei partecipanti.

    3. Bleisure travelCaptio Blog Image (5)Il bleisure travel è il mix di svago e lavoro durante i viaggi professionali. La tendenza è quella di estendere i giorni di viaggio per concedersi qualche giorno di svago. Negli ultimi cinque anni questa pratica del bleisure sta diventando sempre più comune per 6 viaggiatori su 10.

    Uno studio internazionale condotto da Bridgestreed su 640 business traveller mostra che l'83% dei soggetti intervistati afferma di sfruttare i propri viaggi aziendali per visitare la città in cui si trova. Il 79% di loro ne approfitta anche per prendersi qualche giorno libero e rimanere nel luogo di destinazione. Di questi, poi, il 46% lo fa ogni volta che si trova in viaggio per lavoro. Su un punto sono quasi tutti concordi: questo trend li aiuta a fare esperienze e conoscenze (97%) e li aiuta a raggiungere gli obiettivi di business (79%).

    Secondo un altro studio realizzato da Expedia, sono i giovani quelli che maggiormente approfittano dei viaggi di lavoro per dedicare tempo al tempo libero: i business traveller di età compresa tra i 18 e i 30 anni si prendono in media 4,2 giorni in più di ferie nei loro viaggi d'affari, contro 2,9 giorni per i viaggiatori compresi tra i 31 e i 45 anni e 3,2 giorni per quelli tra i 46 e i 65 anni.

    Che cosa fanno i viaggiatori d'affari quando hanno tempo libero durante i loro spostamenti? Secondo BridgeStreet, per tre intervistati su quattro l’attività preferita è fare turismo e conoscere la città (77,2%), seguita da cenare (66,3%) o da qualche attività culturale o artistica (66%). Alcuni ne approfittano anche per fare vita sociale (34,8%), o attività all’aperto (33,9%), come un giro in bicicletta o qualche escursione. La varietà di attività è quindi molto ampia: qualunque siano i gusti o gli hobby, i business traveller possono trovare cosa fare durante i loro viaggi bleisure.

    Infine, va sottolineato che, nonostante tutti questi dati, il 59% dei viaggiatori d'affari ammette che la loro azienda non dispone di policy di viaggio. Il 27% non lo sa con certezza, e solo il 14% sostiene di poter contare su una policy in materia di viaggi.

    4. Quali sono gli effetti dei viaggi di lavoro

    Captio Blog Image

    Viaggiare per lavoro non comporta rischi per la salute. Ma è vero che se fatto spesso può avere determinate conseguenze. Ciò è confermato da uno studio pubblicato sulla rivista specializzata Environment and Planning A e curato da ricercatori della University of Surrey nel Regno Unito e della Linnaeus University in Svezia.

    Per esempio, alcuni dei sintomi, che possono evolvere in problemi fisiologici, sono causati dal famoso jet lag. Spesso questo cambiamento di fuso orario è causa di disturbi come l'insonnia e, secondo questo studio, potrebbe anche essere collegato all'invecchiamento prematuro..

    D'altro canto, gli afterwork e i pranzi di lavoro di solito non favoriscono una dieta sana. Quindi, anche il sovrappeso e l'aumento di zuccheri nel sangue possono essere tra le conseguenze dei frequenti viaggi d'affari.

    Gli effetti psicologici ed emotivi sono meno evidenti, ma ci sono comunque. Disturbi come la “sindrome del viaggiatore”, conseguenza del cambiamento continuo di luogo e fuso orario, sono una realtà. D'altra parte, anche il viaggio in sé può rivelarsi una fonte di stress.

    Infine, vanno considerati anche gli effetti sociali che colpiscono i familiari e gli amici del viaggiatore. La distanza, la solitudine e il carico di responsabilità che deve affrontare il partner che rimane a casa possono avere effetti negativi sul rapporto.

    Ma fino a che punto chi viaggia per lavoro è consapevole delle conseguenze di questi spostamenti? Viaggiare è una fonte di stress?

    Colpisce sia gli uomini che le donne? Captio redige la sua Relazione sulle ripercussioni dei viaggi di lavoro sulle persone che spiega fino a che punto i viaggiatori sono consapevoli dell’impatto che gli spostamenti hanno sulla loro vita personale.

    Come si può vedere dal grafico, il 36% degli oltre 200 viaggiatori d'affari intervistati ha risposto che viaggiare ha abbastanza impatto su di loro, e per più del 10% addirittura molto. D’altro canto, le risposte che sminuiscono il livello di coinvolgimento personale superano il 50%.Captio Blog Image (6)Se vuoi saperne di più sugli effetti dei viaggi di lavoro, clicca qui e scarica gratuitamente la relazione

    5. Trucchi per contrastare gli effet

    Per combattere questi effetti di andare e venire spesso per motivi di lavoro si possono seguire pochi semplici consigli:

    Chiavi per combattere gli effetti del jet lag:

    • Iniziare ad adattarsii al nuovo orario una settimana prima del viaggio.
    • Durante il viaggio, provare a mangiare il più possibile in modo sano.
    • Bere molta acqua, sia nelle ore precedenti il ritorno che durante il volo.
    • Dormire il più possibile sull'aereo o almeno chiudere gli occhi e cercare di riposare.
    • Fare colazione con cibi ricchi di proteine.

    Misure per ridurre lo stress:

    • La pianificazione è il miglior alleato per evitare lo stress e l'ansia.
    • Bisognerebbe prenotare i voli con il minor numero di scali lasciando tempo sufficiente tra i collegamenti. In questo modo si riduce al minimo lo stress causato da cancellazioni e ritardi.
    • Fare la valigia in anticipo e seguire una checklist per non dimenticare nulla.
      Tenere un’agenda lavori per una buona pianificazione delle riunioni e gestire l’andamento del viaggio rispettando orari e scadenze.

    Conciliazione familiare e viaggi di lavoro:

    • La comunicazione con la famiglia è indispensabile, prima, durante e dopo il viaggio.
    • È utile pianificare gli appuntamenti con i familiari e organizzare il lavoro per conoscere in anticipo il tempo a disposizione.

    6. La trasformazione digitale e il viaggiatore di affariCaptio Blog Image (2)Essere sempre connessi è uno degli obiettivi per chi oggigiorno viaggia per lavoro, e grazie all’ICT questo obiettivo sta venendo raggiunto. La trasformazione digitale delle imprese ha influito sul modo in cui i viaggiatori lavorano, comunicano e relazionano.

    Uno dei progressi decisivi nella trasformazione digitale nasce dall'ampia gamma di possibilità offerte dal cloud, con la flessibilità che ne deriva per il viaggiatore in mobilità. Nello specifico, questo cambiamento ha avuto un impatto particolarmente positivo per chi viaggia per lavoro, migliorandone l'efficienza e la flessibilità.

    E tu ti sei mai chiesto come il tuo cellulare possa aiutarti durante le trasferte e se lo stai sfruttando al meglio? D'altro canto, una delle cose che spesso viene sottovalutata è la gestione delle spese di viaggio. Quella degli scontrini accumulati nel portafoglio, stropicciati, illeggibili (o smarriti) è una storia che si ripete, e che il viaggiatore non prende in considerazione fino al momento di effettuare la nota di spesa.

    7. La piattaforma per il nuovo viaggiatore di affariCaptio Blog Image (1)Se si mixano le potenzialità dello smartphone, la tecnologia e la gestione delle spese, si ottiene un cocktail che si chiama Captio. Captio è la piattaforma digitale di gestione delle spese di viaggio che mira a rendere più facile il difficile in materia di spese di viaggio aziendali. In altre parole, trasforma un processo noioso e privo di valore aggiunto in un processo efficiente che consente di velocizzare il rapporto e il controllo di tali spese.

    Gestire le spese di viaggio aziendali con Captio è facile come fare una foto con il cellulare. Con un semplice clic, il viaggiatore d'affari può scannerizzare le ricevute e lasciarle nel cloud di Captio, pronte per il report spese. Inoltre, poiché Captio è omologato dall’Agenzia delle Entrate, la copia è valida a tutti i fini legali. Così lo scontrino originale può essere distrutto e può non occupare più posto nel portafoglio. E intanto, le note spese arrivano ordinate e pronte al reparto finanziario ogni fine mese.

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