Ai professionisti sempre più spesso viene richiesto di effettuare viaggi di lavoro. In questi casi, al lavoratore che anticipa il costo di vitto, alloggio e della trasferta, viene riconosciuto un rimborso.
È necessario però fare una distinzione a seconda della tipologia di spesa, prima di procedere con il rimborso.
Tipologia di spese per professionisti
Tra le spese distinguiamo tre principali categorie:
- spese prepagate dal committente (e che non riguardano il professionista perché non sono in carico a lui)
- spese sostenute per conto del cliente
- spese sostenute dal professionista per svolgere il proprio incarico ma che non riguardano il cliente
Vediamo nel dettaglio le tre tipologie.
Spese prepagate dal committente
Si tratta delle spese che il cliente sostiene per poter permettere al professionista di spostarsi e di compiere la trasferta senza sostenere alcun costo. Il cliente quindi anticipa il costo del vitto, alloggio e anche dello spostamento e il professionista, come indicato nell’articolo 54 comma 5 Tuir, non ha quindi necessità di riportare questa spesa all’interno della fattura.
Il documento che riporta le spese prepagate dal committente, per essere valido e corretto, deve riportare i dati del committente stesso che sostiene i costi e quelli del professionista ma solamente come colui che si è servito del servizio anticipatamente pagato.
Per fare un esempio concreto, la prenotazione di un tavolo in un ristorante può essere fatta a nome del professionista che si recherà nel luogo a cenare ma la fattura rilasciata in seguito dovrà riportare i dati del committente che sostiene il costo del pasto.
Spese sostenute per conto del cliente
Questa è la casistica opposta a quella precedente.
È, infatti, il professionista ad anticipare le spese per conto del cliente. Anche se sembrano simili alla tipologia delle spese sostenute dal professionista per svolgere la sua attività lavorativa, su un piano fiscale queste due sono diverse.
Tra queste spese sostenute per conto del cliente rientrano le imposte pagate a suo nome e che non incidono però sul reddito imponibile del professionista. Per tale ragione, questa spesa non equivale ad un compenso e non viene calcolata la ritenuta d’acconto.
Spese sostenute dal professionista per svolgere il proprio incarico
Questo caso si verifica quando è il professionista a dover pagare le spese di vitto, alloggio e di trasferta. La documentazione fiscale, a differenza della prima tipologia in cui era il cliente a sostenere le spese per conto del professionista, deve riportare i dati fiscali del professionista stesso.
Al termine della trasferta, il professionista dovrà presentare all’azienda una nota spese all’interno della quale saranno dettagliati i costi sostenuti con ricevute fiscali e fatture in allegato.
Il professionista verrà infine rimborsato delle spese anticipate in base a due tipologie di rimborso: rimborso forfettario (dove il cliente concorda preventivamente con il professionista un “forfait”) oppure analitico (che impone al professionista di presentare la rendicontazione delle spese, con tanto di documenti fiscali allegati).
