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    ​​Rimborso spese documentate: guida alle regole da rispettare

    viaggio di lavoro timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Nell'articolo che segue tratteremo del rimborso spese documentate ai dipendenti, in particolare focalizzando l'attenzione sulle regole da rispettare per la presentazione delle spese e per i rimborsi in busta paga.

    Agilità nella gestione delle spese

    Rimborso spese documentate: per quali spese è richiesto?

    Iniziamo dal definire la tipologia di spese che possono essere oggetto di rimborso. In generale si tratta tutti costi anticipati a vario titolo dal dipendente. Tra le più frequenti possiamo citare:

    • spese di vitto
    • costi di alloggio
    • spese per la telefonia
    • costi di spostamento

    Le prime tre sono facilmente comprensibili; per quanto riguarda invece i costi di spostamento possiamo includere quelli relativi ai carburanti altre spese connesse alla veicolo utilizzato dal dipendente, i biglietti dei mezzi pubblici o i pedaggi autostradali.

    Parliamo di rimborso spese documentate quando è richiesta la presentazione di un documento che attesti espressamente la spesa. In questo senso possono valere come documentazione gli scontrini e le ricevute, ma anche le fatture in forma elettronica.

    Perché si parla però di spese documentate?

    Il rimborso spese: quando non serve la documentazione

    A questo proposito è utile fare una precisazione; i rimborsi spese possono riguardare anche i costi sostenuti dal dipendente ma non documentati. Tuttavia ciò è possibile nel caso di adozione del rimborso spese forfettario che stabilisce cioè una cifra che comprende tutti i costi anticipati a vario titolo. Per questo motivo non è necessario che il dipendente presenti i giustificativi dei costi.

    Tuttavia si tratta di una scelta specifica in questo senso; tornando al rimborso delle spese documentate, esso è invece necessario quando si adotta il sistema di rimborso analitico o quello misto.

    Con questi termini si intende il rimborso legato alle spese effettivamente sostenute che dovranno essere accompagnate da un giustificativo. Il rimborso misto invece è una forma combinata delle due precedenti. Anche in questo caso, per quanto riguarda la parte analitica, sarà quindi necessaria la presentazione dei giustificativi di spesa.

    Torniamo quindi al caso specifico del rimborso spese documentate, cioè appunto al rimborso analitico.

    rimborso spese documentale

    Le regole del rimborso analitico

    In primo luogo è utile precisare che le spese che vengono rimborsate direttamente in busta paga al dipendente non concorrono alla formazione del reddito. Semplificando, esse vengono rimborsate integralmente in base ai giustificativi e non fanno quindi parte delle voci soggette alle trattenute da lavoro dipendente.

    La normativa in materia non prevede un tetto per le spese sostenute dal lavoratore e quindi oggetto di rimborso. Questo significa che potranno essere riconosciute integralmente e secondo i modi e nei tempi previsti dall’azienda.

    Per effettuare il rimborso è richiesto che il lavoratore presenti una nota spese ossia un documento che indichi l'ammontare delle spese per vitto, alloggio, spostamenti e simili, come descritto in precedenza.

    In questo senso è indispensabile per l'azienda adottare delle precise politiche in merito al rimborso spese. In particolare, oltre alla raccomandazione di conservare scontrini e ricevute biglietti e simili, è anche utile individuare delle regole in merito alla presentazione della nota spese.

    In particolare al dipendente dovrà essere chiaro che per il rimborso spese documentate dovrà presentare sia i giustificativi sia la nota spese, compilata secondo le indicazioni aziendali. In questo senso potrebbe essere utile creare un modello da compilare.

    Tuttavia si tratta di una modalità ancora fortemente legata al passato e che ha mostrato nel tempo le difficoltà legate all'utilizzo dei moduli, soprattutto se cartacei. Da questo punto di vista certamente più utile si è dimostrata l’introduzione di strumenti specifici per la gestione delle spese e dei relativi rimborsi.

    Come gestire il rimborso delle spese

    Decisamente importante da questo punto di vista è valutare l'introduzione di software specifici pensati per la gestione delle spese dei dipendenti.

    Questo tipo di strumenti presenta una serie di vantaggi. In primo luogo consente al dipendente di inserire i giustificativi tramite un’app dedicata, con il vantaggio di non dover presentare l’originale della spesa.

    Dal lato dell’azienda, la presentazione in tempi rapidi (se non reali), consente di tenere sotto controllo le spese effettuate dai dipendenti e di sapere in anticipo a quanto ammontino i rimborsi spese. Dal lato della richiesta di rimborso invece si otterrà il vantaggio di poter estrarre le spese che concorrono a rimborso senza quindi la necessità per il dipendente di presentare la nota spese.

    Non si può inoltre non citare l'effetto della maggiore produttività da parte dei dipendenti in generale e del dipartimento finanziario, oltre alla riduzione dei costi della carta e della conseguente maggiore sostenibilità.

    Tutto ciò si traduce in un minore impegno richiesto sia al dipendente sia a chi si occupa dell'amministrazione. Non ultimo, questi strumenti consentono la riduzione del rischio di errore nei rimborsi spese documentate in busta paga. 

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