Capita a molti dipendenti o dirigenti di aziende di doversi spostare al di fuori del proprio comune per motivi lavorativi. Se la trasferta è richiesta dall’azienda, è possibile richiedere il rimborso spese di viaggio. Esistono però tre metodi per rimborsare queste cifre: scopriamoli insieme.
I tre tipi di rimborso spese di viaggio
Come abbiamo accennato, chi si sposta per motivi lavorativi al di fuori del comune dove lavora ha il diritto al rimborso spese di viaggio. Con questo termine intendiamo le spese sostenute per l’alloggio, i trasporti, il vitto ed eventuali spese accessorie, come il parcheggio. Esistono tre modalità di rimborso spese di viaggio, che vanno indicate nel contratto prima che la trasferta avvenga: il rimborso analitico, il rimborso forfettario e il rimborso misto.
Il rimborso spese di viaggio analitico
Il rimborso analitico consiste nel rimborso di tutte le singole spese sostenute (e documentate) dal dipendente o dal collaboratore dell’azienda. ll rimborso non è tassato per il dipendente ed è deducibile dal datore del lavoro entro certi limiti.
Nello specifico, le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro il limite previsto di 180,76 € al giorno se la trasferta è avvenuta in Italia, e di 258,23 € se la trasferta è avvenuta all’estero. Per quanto riguarda il trasporto con mezzi pubblici, la spesa è interamente deducibile. Per le trasferte avvenute con autovettura propria o a noleggio, si applica il rimborso chilometrico sulla base delle tabelle ACI aggiornate.
Il rimborso spese di viaggio forfettario
Come suggerisce il nome, il rimborso spese di viaggio forfettario prevede l’attribuzione di un’indennità prestabilita e fissa. Esiste, però, un limite sull’esenzione dalla tassazione, che corrisponde a un massimo di € 46,48/giorno in Italia e di 77,47 all’estero. Per il dipendente, il rimborso spese di viaggio forfettario è deducibile per le imposte dei redditi ma non per l’IRAP. In questo caso, ovviamente, non servirà presentare alcuna documentazione delle spese sostenute dal lavoratore in trasferta.
Rimborso spese di viaggio misto
Il rimborso spese di viaggio misto è un ibrido tra il sistema analitico e quello forfettario. Prevede, cioè, l’erogazione di un’indennità forfettaria più un rimborso di alcune spese documentate e precedentemente stabilite.
Rimborso spese di viaggio nel comune di lavoro
Quanto indicato in precedenza si applica ai viaggi all’esterno del comune in cui si trova il luogo dove lavora il dipendente. Se il viaggio avviene all’interno della zona comunale, invece, le spese sono tassabili al 100% in capo al percettore e integralmente deducibili dal datore di lavoro ai fini delle imposte sui redditi.
Un aiuto nelle spese di viaggio
Captio Emburse è uno strumento utilissimo per caricare, inviare e conservare la documentazione relativa alle spese di viaggio. Basta scaricare l’app e il dipendente può caricare con pochi clic copie digitali di scontrini, fatture e ricevute che saranno immediatamente inviati al gestionale, consultabile in qualsiasi momento dal datore di lavoro. Questo strumento permette di velocizzare la gestione dei documenti di viaggio e sgravare il dipendente dal dover conservare tutte le ricevute che attestano le spese da lui sostenute.
