A chi spetta il rimborso benzina? E in quali casi? Come vengono ripartiti i costi del viaggio nel caso in cui l’auto sia di proprietà dell’azienda? E se è invece del dipendente?
Tante sono le domande che girano intorno alla questione rimborso benzina e proprio a queste diamo risposta in questo nostro approfondimento sul tema.
Rimborso benzina: a chi spetta?
Spetta ai dipendenti che per motivi lavorativi sono costretti ad uno spostamento da un luogo ad una sede diversa dalla solita, oppure per un viaggio di lavoro a più lungo raggio.
È un’indennità che può essere richiesta dal lavoratore dipendente dell’azienda ma anche dai soci, dai collaboratori, consulenti esterni della stessa.
Nel caso in cui venga utilizzata un’auto di proprietà dell’azienda, i costi verranno gestiti dalla compagnia in primis ma se il lavoratore utilizza invece la propria auto, a quel punto ha diritto a richiedere il rimborso del viaggio e della benzina.
Rimborso benzina: come viene calcolato?
Per richiedere correttamente il rimborso benzina, il lavoratore o collaboratore che sia, durante il viaggio deve tenere traccia di tutte le spese effettuate e raccogliere la relativa documentazione composta da fatture e scontrini. Questo tipo di raccolta dei documenti è molto simile alla tipologia di rimborso definita “a piè di lista”.
Una volta effettuati i controlli sugli scontrini forniti dal lavoratore, l’azienda emetterà un rimborso, riconosciuto all’interno della busta paga, a favore del dipendente che ha anticipato i costi del viaggio.
Per determinare l’importo esatto del rimborso, oltre ai giustificativi presentati all’azienda, si tengono anche conto di alcuni fattori:
- il tipo di carburante utilizzato
- i chilometri percorsi durante lo spostamento
- la tassazione delle spese
- il tipo di veicolo impiegato per il viaggio
- la proprietà del veicolo
- il comune nel quale è stato effettuato lo spostamento
Esistono inoltre le spese proporzionali e quelle definite come non proporzionali.
Tra le prime troviamo, infatti, le spese sostenute per il carburante, l’usura delle gomme e del veicolo stesso. Sono definite proporzionali perché aumentano in base alla distanza percorsa durante il viaggio.
Quelle non proporzionali, invece, riguardano le spese sostenute periodicamente e che non hanno un costo fisso. A queste appartengono il pagamento del pedaggio autostradale, del ticket per il parcheggio.
Attenzione però, perché i rimborsi benzina sono soggetti a tassazione in alcuni casi. L’elemento fondamentale per capire se la tassa sia da applicare o meno è il comune verso il quale ci si sposta.
Se la trasferta avviene nello stesso comune, i rimborsi sono soggetti a tassazione e non sono deducibili. Se invece ci si muove al di fuori del comune, il rimborso è esente da tassazione e deducibile.
Sempre in materia di deducibilità bisogna osservare la potenza dei veicolo. La Legge, infatti, prevede un limite per il veicolo utilizzato durante lo spostamento. Per i veicoli a benzina il limite è fissato a 17 cavalli mentre per quello a gasolio si aumenta a 20 cavalli.
Tabelle ACI 2021: calcolare il rimborso benzina corretto
Calcolare il giusto importo per il rimborso benzina non è cosa facile per un’azienda. In suo aiuto, per il corretto calcolo dell’indennità di rimborso da erogare al dipendente, arrivano le tabelle ACI. I dati di queste tabelle sono aggiornati un paio di volte all’anno e vengono calcolati direttamente dall’ACI stesso che tiene conto della tipologia dei veicoli in commercio, delle tariffe aggiornate per il rifornimento di carburante e comunicate dal Ministero dello Sviluppo Economico.
La novità del 2021 è che nelle tabelle aggiornate vengono divise le auto elettriche da quelle ibride, portando le tabelle da 9 a 11.
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