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    Rimborsi spese dipendenti: come gestirli e velocizzarli

    rimborso spese timer 4 min.
    Alessandra Belotti
    get_app  Scarica La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per  il tuo business

    Le trasferte di lavoro prevedono per il dipendente una serie di spese (ad esempio il viaggio, l’alloggio e il vitto) che verranno poi rimborsate dall’azienda. Ma come funziona? Esistono delle regole precise per i rimborsi spese dei dipendenti? Scopriamolo insieme in questo articolo.

    Il foglio delle sp

    Rimborsi spese dipendenti: cosa sono

    Quando un dipendente di un’azienda (ma anche un amministratore delegato o, laddove previsto dagli accordi, un collaboratore esterno) è coinvolto in una trasferta, dovrà sostenere delle spese. Come possono venire rimborsate?

    Generalmente, il dipendente dovrà presentare le fatture e le ricevute delle spese all’azienda, che provvederà ad emettere una nota spese. I rimborsi spese dipendenti saranno corrisposti in busta paga a seguito dell’emissione della nota: non saranno, dunque, dedotti dallo stipendio, ma andranno a sommarsi ad esso.

    Esistono tre tipi di rimborso spese. Solitamente, la tipologia viene concordata dal datore di lavoro con il dipendente in sede contrattuale o comunque prima della trasferta.

    Il rimborso spese analitico

    I rimborsi spese dipendenti di tipo analitico sono quelli che prevedono il rimborso preciso di tutte le spese sostenute dal dipendente in trasferta. Per poter erogare questo tipo di rimborso, il dipendente dovrà presentare tutti i giustificativi di spesa. Questa tipologia di pagamento non è tassato per il dipendente e non contribuisce, dunque, alla formazione del reddito.

    Per quanto riguarda, invece, la deducibilità dal reddito d’impresa del rimborso analitico, l’art. 95 comma 3 Tuir stabilisce che:

    “Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero…”. Sono escluse le trasferte nell’ambito del comune, deducibili per il 75% del totale.

    Il rimborso spese forfettario

    Il rimborso spese dipendenti forfettario consiste nel rimborso da parte dell’azienda di una cifra forfettaria stabilita prima della partenza del dipendente e solitamente calcolata su base giornaliera. In questo caso, il dipendente non dovrà presentare gli scontrini e l’azienda potrà non compilare la nota spesa. Bisognerà comunque riportare i documenti di viaggio, perché interamente deducibili dall’azienda senza limiti.

    Quando l’azienda gli propone questo tipo di rimborso, il dipendente deve tenere presente che esistono dei limiti ai rimborsi spese forfettari, pari a 46,38 € al giorno per le trasferte su territorio nazionale e a 77,47 € per quelle all’estero. Qualora il rimborso superi queste cifre, diventerà imponibile, quindi tassato e concorrente alla formazione del reddito. Per l’azienda, invece, resta illimitato. 

    rimborsi spese dipendenti

    Il rimborso spese dipendenti misto

    Come suggerisce il nome, il rimborso spese dipendenti di tipo misto consiste nell’unione delle due tipologie precedenti. In particolare, al dipendente verranno riconosciute un’indennità forfettaria di trasferta e il rimborso analitico dei costi sostenuti

    Per quanto riguarda i dipendenti, esistono dei limiti per l’imponibilità (si consiglia di consultare la C.M. n 188/1998 dell’Agenzia delle Entrate). Il datore di lavoro, similmente al regime di rimborso forfettario, potrà beneficiare della deducibilità totale delle spese di trasferta.

    Gestire i rimborsi con Captio

    La gestione delle spese è un aspetto molto complesso della contabilità aziendale. Esistono, però, strumenti in grado di velocizzarla e renderla ancora più semplice, sia per le aziende che per i dipendenti.

    Emburse Captio ti offre un sistema automatizzato adattato alle tue politiche di spesa e integrato con tutti i tuoi sistemi. In poche parole, potrai dire addio a carte e scontrini: tutto sarà gestito in modo automatico su app grazie al sistema personalizzabile di Captio.

    Nel dettaglio, i tuoi dipendenti potranno registrare tutte le loro spese tramite app, con tanto di convalida dell’Agenzia delle Entrate (quindi in modo conforme alle normative vigenti nel nostro Paese). Il tuo team potrà creare le note spese con pochi clic, dividendole per progetto o viaggio, e tu potrai monitorarle sul tuo smartphone, tablet o computer. 

    Infine, basterà collegare Captio al tuo sistema di gestione stipendi, ERP o SEPA per emettere i rimborsi spese dipendenti in modo facile, veloce e tracciabile. Semplice, no?New Call-to-action

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