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    Ridurre i costi come vantaggio competitivo: controllo delle frodi interne in 9 passaggi

    Frode interna timer 3 min.
    Myriam Zanatta
    get_app  Scarica La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per  il tuo business

    Controllare e ridurre al minimo le frodi interne non è facile, ma farlo può rappresentare un importante vantaggio competitivo per le aziende, per i numerosi benefici che apporta. Ci sono molti modi per evitare questo tipo di frode; Di seguito vi proponiamo un elenco dei 9 passaggi fondamentali che ogni azienda deve tenere in considerazione per minimizzarlo.

    frodi interne

    1. Regole chiare

    Se vogliamo evitare le frodi interne alla nostra azienda e ottenere un vantaggio competitivo, il primo passaggio di base e fondamentale è stabilire cosa è frode da cosa non lo è,  ovvero, stabilire politiche di spesa e del personale esaurienti, chiare e, soprattutto, ben definite. Altresì è fondamentale fare in modo che queste politiche siano note a tutti, non semplicemente che vengano conservate in un cassetto. In caso contrario, non possiamo richiedere ai dipendenti di rispettare standard che non conoscono. Tale documento deve essere a disposizione di tutti i dipendenti, sempre nella sua versione più aggiornata.

    2. Controllo

    Disporre di politiche aziendali va bene, ma se nessuno si occupa della loro compliance equivale al non averle. Devono pertanto essere stabilite misure di controllo interno delle frodi, ad esempio, attraverso strumenti tecnologici in grado di automatizzare la gestione delle spese. Così facendo le frodi possono essere prevenute in due modi: individuando possibili casi prima che si concretizzino, e inoltre avere un effetto deterrente. Anche gli audit interni ed esterni sono un ottimo strumento per rilevare casi avvenuti in precedenza.

    controllo frodi

    3. Conseguenze

    Ora hai delle regole definite, hai gli strumenti per controllarne l'applicazione, ma cosa fai quando viene rilevato un caso di frode interna? Se non ci sono conseguenze, non serve poi a molto. Si consiglia di inserire all'interno delle policy aziendali una sezione che specifichi quali misure verranno adottate in caso di rilevamento di frodi interne e che venga applicata quando necessario. I provvedimenti possono essere diversi, a seconda della gravità degli eventi: dal semplice avviso, all'apertura di un fascicolo disciplinare o addirittura, nei casi davvero gravi, al licenziamento.

    4. Una struttura stabile

    Quando il turnover dei dipendenti si verifica troppo rapidamente in un'azienda, soprattutto quando si tratta di posizioni chiave, ci si può trovare di fronte ad una situazione rischiosa con alto tasso di frodi.  Lo stesso vale per le strutture eccessivamente complesse e confuse. Entrambi i casi possono portare a situazioni in cui è facile commettere frodi interne e relativamente difficili da individuare.

    5. Trattamento equo

    Le pratiche di retribuzione dei dipendenti devono essere equilibrate, realistiche. In caso contrario, alcuni dipendenti potrebbero sentirsi "in diritto" di commettere frodi interne, come forma di compensazione supplementare. Ad esempio, nel caso di trasferte per motivi professionali, se le indennità sono palesemente insufficienti, si produce un aggravio nei confronti del dipendente che potrebbe pensare di compensare in modo meno lecito. Lo stesso accade se c'è molta differenza, ad esempio, tra le indennità dei diversi dipendenti.

    6. Consapevolezza


    La frode interna è dannosa per l'azienda e, indirettamente, per tutti i suoi membri. Controllare bene le frodi interne e ridurle al minimo può fornire un vantaggio competitivo per l'azienda, che può migliorare i suoi prezzi o persino le condizioni di lavoro dei suoi dipendenti. Pertanto, la formazione sulle frodi interne aiuterà tutti i membri dell'azienda a capire come li colpisce, come rilevarla, le migliori pratiche da eseguire, ecc.

    7. Responsabilità ben definite

    Un'azienda può essere molto gerarchica o, al contrario, molto orizzontale, ma, sia in un caso che nell'altro, le responsabilità di ciascun membro devono essere chiare. È positivo che ci sia fiducia o simpatia tra le diverse componenti di un'azienda o di un team, ma ovviamente questo non significa che ognuno sia libero di fare ciò che vuole.

    8. Sicurezza

    Anche se persiste un buon ambiente di lavoro, anche se c'è fiducia, anche se ci sono regole e controllo, vale la pena avere dispositivi o misure di sicurezza e protezione in relazione sia ai documenti che ai beni aziendali.

    9. Atteggiamento positivo

    Perché funzionino, i diversi membri dell'azienda devono avere un atteggiamento positivo nei confronti delle politiche di spesa e del controllo e dell'individuazione delle frodi. Non si tratta di dare per scontato che i dipendenti frodano l'azienda e per questo controllarli e sospettarli di loro, ciò  creerebbe un clima ostile e negativo molto dannoso. Al contrario, il controllo delle frodi può migliorare le finanze dell'azienda, essere un vantaggio competitivo, migliorare il processo decisionale, ecc., quindi deve essere preso come qualcosa di positivo, che avvantaggia tutti e un processo in cui tutti possono e devono partecipare.

    È chiaro che è difficile essere protetti al 100% da possibili frodi interne, ma se un'azienda si assicura di tenere conto di tutti questi punti, sarà in grado di ridurli al minimo, moderando le spese inutili, migliorando l'efficienza e quindi ottenere un vantaggio competitivo importante.

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