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    I 5 punti per il fraud management efficace

    Gestione delle frodi timer 4 min.
    Alessandra Belotti
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    In questo post vogliamo trattare un argomento molto importante per una serena e corretta gestione aziendale: il fraud management.

    Dopo aver definito che cosa si intenda con questi termini, spiegheremo come i sistemi antifrode possano essere applicati efficacemente in qualsiasi realtà aziendale.

    In seguito elencheremo quali sono i cinque punti fondamentali per una corretta gestione capace di evitare le internal fraud, o frodi interne, cioè tutti quegli atti illeciti commessi volontariamente o involontariamente, ma che possono danneggiare in ugual misura l’azienda.

    Tratteremo infine degli strumenti e dei sistemi antifrode pensati per agevolare il controllo e la gestione di questo aspetto. Iniziamo però dal delimitare il campo

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    Cosa si intende per fraud management?

    Il fraud management è un insieme di strategie e strumenti utilizzati al fine di controllare, gestire ed impedire le frodi che potrebbero avvenire all'interno di un'azienda o di un ente pubblico.

    Le frodi possono essere di diverso tipo e al tempo stesso essere messe in atto da diversi soggetti, come ad esempio fornitori, clienti o chiunque interagisca a qualsiasi titolo con l’azienda.

    Una particolare tipologia di frode è quella denominata frode interna cioè quel tipo di illecito o di infedeltà compiuto da un dipendente o da un collaboratore. Proprio su questa tipologia ci focalizzeremo nei paragrafi che seguono.

    Come i sistemi antifrode possono aiutare qualsiasi realtà aziendale

    Una frode interna è purtroppo un avvenimento che potrebbe verificarsi in qualsiasi tipologia di azienda; la possibilità di frode non dipende infatti dalle dimensioni e dal settore merceologico.

    Ecco in sintesi spiegato il motivo per il quale ogni realtà dovrebbe dotarsi di strumenti e procedure di fraud management. A questo punto è comune che venga posta un'obiezione in merito alla fiducia dei dipendenti.

    Tuttavia attuare un sistema di fraud management non significa non riporre fiducia nelle persone che collaborano in azienda; infatti questa metodologia di gestione può essere molto utile anche nel caso di comportamenti che possono essere ritenuti scorretti in quanto non in linea con le direttive e le decisioni aziendali, ma che al tempo stesso potrebbero essere commessi involontariamente senza cioè lo scopo di arrecare un danno all’azienda.

    Ma quali sono dunque gli aspetti da considerare per mettere in atto un sistema antifrode realmente efficace e al tempo stesso gestibile senza difficoltà? Li analizzeremo nel dettaglio nel paragrafo che segue.

    fraud management

    I cinque punti indispensabili per un sistema antifrode efficace

    I sistemi antifrode possono essere più o meno complessi, ma in generale devono rispettare cinque punti che possono essere facilmente applicati a qualsiasi tipologia di azienda. In sintesi riguardano:

    • Politiche di spesa
    • Controllo 
    • Attenzione ai sospetti
    • Verifica
    • Utilizzo di strumenti dedicati

    Vediamoli nel dettaglio.

    Le politiche di spesa

    Il primo punto da considerare per un sistema ottimale di fraud management riguarda le politiche di spesa aziendali. È infatti necessario che tutte le possibili uscite siano stabilite a priori sia per quanto riguarda i budget sia per le modalità di effettuazione delle spese stesse e per gli iter di approvazione.

    Anche se individuare delle politiche di spesa ben definite e dettagliate potrebbe comportare un investimento in termini di tempi e di risorse, tuttavia avere delle regole stabilite a priori e soprattutto non soggette all'interpretazione è un punto chiave per poter evitare qualsiasi tipo di frode volontaria o involontaria.

    Il controllo delle spese

    Conseguente a quanto abbiamo detto nel punto precedente è il secondo passaggio fondamentale che riguarda cioè il controllo delle spese. Questo non deve limitarsi alla verifica una volta che le spese sono state effettuate, quanto piuttosto deve consistere in un monitoraggio costante delle uscite.

    A questo scopo molto utile può essere la creazione di sistemi di verifica tempestiva come ad esempio degli alert e dei report frequenti che possano permettere di avere sempre la situazione sotto controllo.

    Non sottovalutare e verificare

    Il terzo punto per la gestione del fraud management consiste nel non sottovalutare mai le azioni sospette. Soprattutto quando queste sono messe in atto da collaboratori fidati o che si conoscono da molto tempo, un atteggiamento comune potrebbe essere quello di sottovalutare la presenza di una frode volontaria. Questo comportamento è però errato in quanto non consente di applicare i necessari correttivi che potrebbero anche evitare errori del tutto involontari, ma che al tempo stesso possono rivelarsi dannosi per l’azienda.

    Il quarto punto è conseguente a quanto abbiamo appena detto e consiste nel verificare con i diretti interessati i sospetti ed eventuali azioni illecite che sono state compiute. In altre parole è sempre consigliato dare il beneficio del dubbio e permettere di giustificare eventuali comportamenti anomali senza dimenticare che potrebbe trattarsi di un'azione che non aveva come fine la frode.

    Gli strumenti indispensabili

    Il quinto ed ultimo punto per una corretta gestione dei sistemi antifrode consiste nell'adottare ed utilizzare al meglio tutti gli strumenti che possono semplificare la messa in atto dei sistemi stessi. Ci riferiamo ad esempio ai tool di analisi delle spese che consentono la tempestiva verifica ed il monitoraggio dei budget stabiliti.

    Inoltre questo tipo di strumenti consente di studiare, dati alla mano, le spese equiparabili ad esempio mettendo a confronto periodi simili precedenti e permettono inoltre di avere sempre a disposizione tutti i dati necessari per verificare in tempi molto rapidi eventuali frodi. La presenza di dati tangibili chiari e oggettivi consentirà infine di ridurre il tempo necessario per l’intero processo di fraud management.

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