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    Perché il tuo budget aziendale non è mai adeguato (e come risolvere il problema)

    spese aziendali timer 3 min.
    Alessandra Belotti
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    Si sente spesso parlare di budget aziendale soprattutto in riferimento all’adeguatezza o meno del budget stesso. Non di rado vengono utilizzate espressioni come revisione del budget, taglio delle spese o ancora, si dice che il budget dell’azienda non sia mai sufficiente per le uscite.

    Perché un budget aziendale potrebbe rivelarsi inadeguato e come è possibile risolvere questa situazione?

    Dopo una necessaria definizione di cosa si intenda per budget di un’azienda, analizzeremo le difficoltà più comuni ed illustreremo alcune possibili soluzioni.

    Tratteremo di tipologia di budget, di gestione e di controllo della spesa. Partiamo però dal circoscrivere il campo.

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    Cos’è il budget aziendale?

    Iniziamo dal definire cosa si intenda per budget aziendale: il budget non è la disponibilità di cassa anche se spesso il termine viene utilizzato in questo senso.

    Si tratta invece di un vero e proprio bilancio di previsione, che pianifichi le uscite ed i costi per l’anno contabile. Perché dunque il budget potrebbe non essere adeguato?

    La prima difficoltà deriva proprio dall’incomprensione del significato del termine e, di conseguenza, del suo funzionamento. Se si intende il budget solo come denaro a disposizione, sarà complesso stabilire e rispettare una previsione di spesa che sia realmente tale. 

    Tuttavia, anche quanto il budget aziendale viene trattato nella sua complessità, potrebbero insorgere dei problemi. Vediamo i più comuni. 

    Il controllo delle spese

    Pur con un budget stabilito e controllato, talvolta la sua gestione potrebbe risultare complessa perché le spese afferiscono a diversi reparti o unità produttive. Un esempio tipico è quello del budget per il personale, non suddiviso per aree di interesse, ma gestito centralmente.

    Una soluzione in questo senso potrebbe quindi essere quella di suddividere il budget non per tipologia di spesa (quindi, ad esempio, il personale) quanto per unità o reparti produttivi. In questo senso il costo del personale viene inteso come parte del processo di produzione e può quindi essere conteggiato in una gestione della spesa differenziata per processo di produzione.  

    Budget aziendale fuori controllo

    Un altro dei problemi più comuni è la sensazione di non avere sotto controllo il budget aziendale. Pur prevedendo le spese per l’anno contabile, accade che a consuntivo le uscite reali siano state di gran lunga superiori a quelle prefissate. 

    Come riportare entro i limiti un budget fuori controllo? Il suggerimento in questo caso è quello di non verificare il rispetto del budget solo al termine dell’anno, ma piuttosto, di pianificare il rispetto dello stesso con una frequenza maggiore, ad esempio ogni trimestre o ogni bimestre.

    Verifiche più frequenti consentiranno di capire dove siano le mancanze maggiori nel rispetto delle uscite prefissate e parallelamente, di attuare i correttivi necessari per far rientrare le spese nei limiti stabiliti.   

    budget aziendale

    Rendicontazione lacunosa

    Un altro dei problemi più tipici per la gestione del budget aziendale riguarda la difficoltà nel documentare le spese, soprattutto quando queste vengono effettuate dai dipendenti e poi rimborsate dall’azienda

    Ricevute presentate in ritardo, incomplete o mancanti sono solo alcuni dei casi che si ripetono con frequenza negli uffici addetti alla contabilità. Ne consegue che, in assenza di un giustificativo di spesa, risulta difficile gestire rimborsi e costi, con un aggravio che peserà sia sul budget sia sui costi necessari per la tenuta dei conti.

    Una soluzione molto pratica per risolvere questo problema può venire dai software di rendicontazione della spesa, che nelle versioni più evolute, consentono ai collaboratori di inserire spese e giustificativi direttamente nel programma gestionale.

    La soluzione del problema in questo caso diventa quindi doppia: da un alto si azzerano i documenti smarriti e le richieste di rimborso senza giustificativo; dall’altro diventa automaticamente più semplice gestire il budget aziendale, con costi più contenuti per quanto riguarda il lavoro amministrativo di gestione dei rimborsi stessi.

    Spese condivise 

    Concludiamo con un’ultima difficoltà riscontrata di frequente nella gestione del budget aziendale: il conteggio di spese che afferiscono a più reparti

    Non di rado, anche un budget molto dettagliato si trova a dover fare i conti con voci di spesa che coinvolgono più dipartimenti o unità produttive. La complessità di questo tipo di costi potrebbe essere tale da compromettere il funzionamento del budget stabilito, rendendo quindi sempre più complesso il suo controllo.

    Ancora una volta, l’informatica può essere la soluzione. L’utilizzo di programmi pensati per analizzare i dati e gestire quindi il controllo della spesa in maniera più flessibile, risponde alla perfezione a questo tipo di problema.

    In sintesi un programma gestionale e di questo tipo permette di suddividere un costo classificandosi in più di un capitolo di spesa. In questo modo sarà più semplice controllare l‘efficacia del budget aziendale e, come già detto in precedenza, introdurre tutte quelle azioni utili per far rispettare il piano di uscite stabilito. 

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