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    Perché adottare un travel tool in azienda?

    viaggio di lavoro timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Un travel tool è uno strumento che potrebbe fare al caso della vostra realtà aziendale? Se vi trovate ad avere a che fare con viaggi, trasferte o spostamenti la risposta è sì. Scopriamo il motivo.

    Dopo aver spiegato in sintesi che cosa sia un travel tool aziendale, illustreremo quali funzioni possa semplificare.

    Analizzeremo inoltre in quali processi è possibile inserire questo tipo di strumento e in supporto a quali figure aziendali.

    Concluderemo con un esempio di travel tool pensato per le aziende e le realtà di ogni dimensione. Iniziamo però dal definire che cosa si intenda per travel tool.Nuevo llamado a la acción

    Cos’è un travel tool?

    In generale quando si parla di traveltool si intende uno strumento tecnologico pensato per gestire viaggi e spostamenti.

    Ne esistono di moltissime tipologie, da quelli creati per le agenzie di viaggio a quelli strutturati per le trasferte all’estero.

    In riferimento ai travel tool aziendali, possono essere di diverso tipo a seconda delle funzioni offerte. Si spazia dunque da quelli che consentono di semplificare la sola nota spese fino ai sistemi integrati nella gestione aziendale

    L'adozione di una tipologia di sistema gestionale piuttosto che di una differente, dipende dal tipo di organizzazione che è stata strutturata in azienda. Questo non dipende però dalle dimensioni aziendali, in quanto ogni tipologia di azienda può trarre vantaggio dall'utilizzo di questi strumenti.

    Ma più nello specifico, come si inserisce un travel tool nella gestione aziendale?

    I travel tool: compagni di viaggio nella gestione

    Non è una novità che una gestione aziendale ben strutturata ed efficiente sia necessaria per ottimizzare i processi e di conseguenza raggiungere più facilmente gli scopi che l'azienda stessa si è preposta.

    A questo scopo sono stati creati diversi software pensati appositamente per semplificare la gestione, tramite la semplificazione e l'automatizzazione dei processi.

    In questo contesto si inseriscono i travel tool, il cui obiettivo principale è quello di gestire digitalmente tutte le spese effettuate per i viaggi da parte dei dipendenti e dei collaboratori.

    In aggiunta, questi strumenti permettono anche di controllare l'effettivo rispetto delle spese di viaggio pattuite e consentono inoltre di gestire ed effettuare i rimborsi previsti.

    Questo tipo di strumento risulta quindi molto utile sia per i reparti amministrativi aziendali sia per il travel manager o per chi si occupa di organizzare e controllare spostamenti o viaggi.

    Un ulteriore vantaggio è dato dal fatto che quando questa tipologia di eventi interessa più reparti aziendali, la gestione e la consultazione dei dati può essere facilmente resa possibile a più persone o dipartimenti senza la necessità di duplicare documenti o attestazioni cartacee.

    travel tool

    La soluzione Captio

    Captio ha sviluppato una soluzione pensata proprio per rispondere alle esigenze che abbiamo appena illustrato.

    In particolare il travel tool multifunzione consente una completa digitalizzazione delle spese di viaggio non solo per quanto riguarda le autorizzazioni alle spese o i rimborsi, ma anche per gli aspetti gestionali.

    Permette infatti di organizzare i viaggi e la loro rendicontazione utilizzando campi personalizzati che consentono ad esempio di richiedere maggiori informazioni a chi ha inserito la spesa o ancora di catalogare le diverse voci di viaggio.

    Oltre a semplificare la gestione e la rendicontazione, questo tipo di app è pensata per rendere più semplice anche la presentazione delle spese da parte di chi effettua viaggi o spostamenti; infatti grazie ad app che possono essere installate sui dispositivi portatili, autorizza ad inserire le spese ovunque ci si trovi, sollevando quindi il dipendente dall'incombenza di conservare fatture, scontrini e giustificativi di spesa.

    Quanto detto fino a qui dovrebbe avere fatto comprendere come un'azienda gestita in maniera ottimale non possa più prescindere da questa tipologia di strumenti di gestione e di rendicontazione.

    Diversamente da quanto poteva accadere in passato, oggi sempre più questo tipo di strumento è a disposizione di tutte le realtà aziendali che vogliano realmente ottimizzare i propri processi gestionali.

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