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    Perché digitalizzare la gestione delle spese in tempo di crisi?

    Myriam Zanatta
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    Nel mezzo della crisi globale da COVID-19, le aziende si trovano ad affrontare sfide difficili. Tutti coloro che hanno potuto scegliere di rimanere operativi grazie allo smart working si trovano in una situazione complessa: la gestione delle risorse è particolarmente difficile e la maggior parte delle società sceglie di concentrarsi su quei compiti e processi che sono vitali per il funzionamento dell'azienda, e di fermare tutti i progetti che possono essere rinviati. 

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    In realtà, però, questa situazione potrebbe diventare un'opportunità per ottenere vantaggi competitivi e guadagnare in efficienza, nonostante tutto. Ora più che mai, con moltissime persone che lavorano da casa, è il momento migliore per andare avanti, ad esempio, con la digitalizzazione dell'azienda. 

    Questa trasformazione digitale, oltre a permettere alle aziende di migliorare la loro efficienza nel breve e lungo termine, sta diventando sempre più fondamentale, e non più opzionale, per il corretto funzionamento delle organizzazioni.Captio Blog Image (16)

    Perchè adesso?

    Il processo di gestione dei costi può trarre vantaggio da questa trasformazione. Potrebbe sembrare un processo di basso valore e bassa priorità, ma la verità è che è il momento giusto per andare verso la gestione digitale delle spese. Perché?  Ecco alcuni motivi:

    • Accessibile da qualsiasi luogo
      Con il telelavoro, tutti i processi e le gestioni che necessitano la presenza fisica in ufficio, sono paralizzate. La digitalizzazione di questi processi permette invece all'azienda di proseguire con la sua attività quotidiana, senza doversi preoccupare di dove siano le persone, se a casa, in viaggio, o altrove.
    • Smaltimento della carta
      L’uso della carta ha una serie di svantaggi: ha maggiori costi economici (il costo della carta stessa, i costi per la stampa, quelli per l'invio fisico di documenti, ecc.), rallenta i processi, l'archivio è difficile da gestire, i documenti possono essere persi o danneggiati. Quando si lavora con uno strumento di gestione delle spese approvato dall'Agenzia delle Entrate, le copie digitali delle ricevute cartacee hanno validità legale.
    • Riduzione della posta fisica e dei costi di spedizione
      Uno degli aspetti negativi della gestione basata sulla carta è che deve muoversi.  Dover gestire pacchi, buste e spedizioni di documenti non è solo un processo macchinoso, ma ha anche costi economici diretti per l'azienda. Al contrario, se i documenti sono digitalizzati, con pochi clic raggiungono immediatamente la loro destinazione.
    • Utilizzo dei tempi di inattività per gli sviluppi tecnologici
      È comunque vero che non tutti i compiti possono essere svolti lavorando da casa, quindi è normale trovarsi ad avere momenti di minore attività o, addirittura, di inattività, in cui non si è produttivi. Questo tempo può essere utilizzato per migliorare i processi, guadagnare in efficienza e, naturalmente, proseguire nella digitalizzazione dei processi.
    • Minori costi opportunità
      L'implementazione di qualsiasi nuovo sistema in azienda, qualunque esso sia, comporta un costo opportunità. In questo momento il costo opportunità è inferiore, quindi è un momento ottimale per implementare una soluzione digitale.
    • Miglioramento della produttività
      Mantenere la produttività aziendale in situazioni di crisi è complicato, ma non impossibile. Per non perdere la produttività globale, o addirittura per migliorarla, l'azienda può lavorare nel perfezionare i processi secondari, come la gestione delle spese.
    • Superare la concorrenza
      Trattandosi di una crisi globale, tutte le aziende si trovano ad affrontare le stesse sfide dovute dallo smart working e da tutte le difficoltà da lock-in. Non tutte le aziende però sono preparate allo stesso modo ad affrontare questa situazione. Le aziende più digitalizzate e tecnologicamente avanzate infatti, sono decisamente avvantaggiate.
    • Capacità di adattarsi alle nuove circostanze
      Non c'è dubbio che ci troviamo in una situazione completamente nuova. Poter contare però su un processo di gestione delle spese digitalizzato permetterà all'azienda di reagire nel miglior modo possibile. Come? Guadagnando in efficienza operativa.
    • Maggior trasparenza delle spese
      La permanenza forzata in casa ci permette di prendere in mano attività che solitamente non avevamo mai il tempo di fare. Una di queste è quella di migliorare la trasparenza delle spese dell'azienda: da un lato possibilità di analizzarle meglio, dall’altro, con le informazioni derivate, possibilità di prendere decisioni strategiche più consapevoli e basate su dati. 
    • Conformità alle diverse normative vigenti
      Come quasi ogni processo in azienda, la gestione delle spese è soggetta a regolamentazioni interne ma anche esterne. È il momento giusto per verificare che l'azienda sia aggiornata e conforme a tutte queste normative e, in caso contrario, di adottare le misure appropriate.
    • Semplificare i processi di approvazione e convalida delle spese
      Quando le spese dei dipendenti sono gestite manualmente e in modo tradizionale, le persone responsabili della convalida di tali spese devono raccogliere le note spesa e le relative giustificazioni cartacee, verificarle, confrontarsi - se necessario - con la persona che ha sostenuto la spesa, risolvere le incongruenze, etc. In altre parole, un processo lento, laborioso e non propriamente “divertente”.

      Se aggiungiamo anche che l'invio e la ricezione della documentazione cartacea è più complicata, ciò rende il tutto ancora più inefficiente. Un sistema automatizzato invece oltre a digitalizzare le note spesa e i relativi scontrini, automatizza anche la revisione degli stessi e può togliere, ai responsabili e agli amministratori, un carico di lavoro non indifferente.
    • Amministrare e far rispettare rapidamente le modifiche alle regole.
      Una delle sfide della crisi attuale è quella per cui le aziende devono dimostrare la loro capacità di reagire per adattarsi alle nuove circostanze. Più tempo le aziende impiegheranno ad adattarsi alla nuova realtà, maggiori saranno gli effetti negativi che subiranno.

      Al contrario, le aziende che si adattano rapidamente ai cambiamenti possono reagire più velocemente. In termini di gestione dei costi, ciò significa disporre di uno strumento flessibile e configurabile per apportare le modifiche necessarie e potersi adattare al meglio.

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