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    Note spese dipendenti: come funziona il rimborso

    Nota spese timer 3 min.
    Alessandra Belotti
    get_app  Scarica La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per  il tuo business

    Chi lavora in azienda può trovarsi a dover sostenere delle spese relative a spese di viaggio o di rappresentanza. Le note spese dipendenti sono disciplinate dall’Agenzia delle Entrate e divise in tre categorie principali. Scopriamo insieme quali sono e come comportarsi per dedurre le spese relative.

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    Note spese dipendenti: cosa sono

    Prima di addentrarci nelle tre categorie già citate, chiariamo di cosa parliamo quando parliamo di note spese dipendenti. Il rimborso spese si applica quando un dipendente, una figura amministrativa o un collaboratore dell’azienda devono svolgere un’attività lavorativa al di fuori della sede aziendale. Le note spese dipendenti sono quei documenti che provano le spese sostenute, a fronte di fatture, scontrini e documenti fiscalmente validi. Solo in seguito all’emissione di queste note spese dipendenti possono essere erogati i rimborsi spese nella busta paga.

    Come già accennato, per spese intendiamo tutti quei costi sostenuti dai dipendenti per attività aziendali al di fuori della sede: trasferte, viaggi, acquisti richiesti dall’azienda sono tutti ambiti inclusi nelle spese dipendenti. 

    Note spese dipendenti: le tre categorie

    I sistemi utilizzati per erogare il rimborso delle note spese dipendenti si dividono in tre tipologie: rimborso analitico, rimborso forfettario e rimborso misto.

    Rimborso analitico


    Il rimborso spese analitico, noto anche come puntuale, prevede il pagamento degli oneri sostenuti dal dipendente per conto dell’azienda. Ad esempio, se il dipendente paga di sua tasca il biglietto, l’albergo e la cena durante una trasferta aziendale, dopo l’emissione di una nota spese gli verrà corrisposto l’importo esatto da lui pagato. Le note spese dipendenti devono essere affiancate a tutti i giustificativi di queste spese, quindi scontrini, fatture, ricevute e qualsiasi documento che provi la spesa.

    Per la tipologia di rimborso spese analitico non sono previsti limiti di imponibilità, in quanto queste spese non concorrono alla formazione del reddito e, di conseguenza, non sono tassate. Per quanto riguarda l’azienda, invece, esistono determinate soglie di deducibilità, legate al tipo di spesa sostenuta e alla motivazione per cui questa spesa è stata sostenuta.

    note spese dipendenti-1

    Rimborso forfettario

    Come si può intuire dal nome, parliamo di rimborso forfettario quando l’azienda decide prima della trasferta una somma forfettaria da corrispondere al dipendente per l’attività svolta fuori sede. In questo caso non è necessario compilare le note spese dipendenti né fornire scontrini, ma bisogna comunque fornire eventuali documenti di viaggio e trasporto perché deducibili dall’azienda.

    Questo tipo di indennità viene solitamente calcolato su base giornaliera e corrisponde a 46,48 € per trasferte nazionali e 77,47 per quelle internazionali. 

    Rimborso misto

    Il rimborso misto consiste nell’unione tra le modalità illustrate in precedenza. Nella pratica, viene erogato un rimborso delle spese sostenute e un’indennità giornaliera concordata in precedenza da azienda e dipendente, magari relativa a una delle tipologie di spese sostenute. Seppur molto conveniente per i dipendenti, questa forma di rimborso non è molto vantaggiosa per i datori di lavoro, che devono confrontarsi con limiti di deducibilità che variano a seconda delle categorie di spesa.

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