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    Nota spese: come creare un fac-simile con excel

    Nota spese timer 3 min.
    Myriam Zanatta
    get_app  Scarica La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per  il tuo business

    La nota spese, un documento fondamentale per l’azienda e per il dipendente nel quale si tiene nota di tutti i costi sostenuti dal lavoratore a carico dell’azienda. 

    Tante sono le spese da annotare, come quelle di trasferta, dei cellulari aziendali ma anche di pranzi, cene organizzati con gli ospiti aziendali e i costi per l’acquisto dei materiali utili allo svolgimento dell’attività lavorativa.New Call-to-action

    Creare un fac-simile della nota spese con excel: come fare? 

    In rete ci sono diversi modelli per la nota spese ma anche la suite di office mette a disposizione un apposito modello, fac-simile della nota spese per il dipendente con excel. All’interno di questo si potranno inserire le spese sostenute, con relativi giustificative e date. I dati inseriti devono essere precisi e corretti, in modo che l’ufficio preposto al controllo della nota spese possa facilmente risalire a quanto indicato nel documento ed emettere poi il rimborso al dipendente, secondo quanto concordato con l’azienda. 

    Le informazioni fondamentali da inserire in una nota spese elaborata con excel sono i seguenti:

    • nome azienda ed indirizzo 
    • nome e cognome del dipendente 
    • reparto- ruolo del dipendente 
    • periodo di riferimento della nota spese 

    Alcuni modelli prevedono di inserire all’interno del primo foglio di excel i primi dati comprensivi di nome, cognome, mese e anno di riferimento. In questo modo nel foglio si potranno riportare tutti i mesi dell’anno in corso, collegato ai relativi dati inseriti nei fogli successivi. 

    Nel secondo foglio si possono raggruppare tutte le spese relative ai pasti, all’acquisto di materiali e simili, mentre il foglio accanto riporterà le trasferte. 

    Il totale delle spese verrà invece riportato nel foglio principale, accanto al mese relativo. 

    Creare un fac-simile della nota spese per dipendenti con excel 

    Si devono poi inserire all’interno di una tabella alcune colonne riferite alla data, alla tipologia di spesa suddivisa per categorie prestabilite (viaggio, acquisto materiale, cellulare aziendale…), eventuale campo descrittivo nel quale fornire maggiori dettagli in merito alla spesa, costo con relativa valuta. 

    Attenzione però perché per ogni voce di spesa indicata, è necessario allegare la documentazione fiscale come fatture e scontrini. 

    Una volta creato su excel il modello di nota spese, l’azienda dovrà metterlo a disposizione per i suoi dipendenti. 

    È altresì importante che si utilizzi un modello solamente da compilare per evitare di incappare in errori che potrebbero portare ad esborsi monetari inutili, oltre che a spiacevoli sanzioni amministrative. Seppur si tratti di un documento a volte scontato e noioso nella sua compilazione, bisogna tenere comunque presente che si tratta a tutti gli effetti di un documento amministrativo. 

    nota spese excel

    Vantaggi e svantaggi di realizzare un fac-simile della nota spese per dipendenti su excel 

    Tra i vantaggi troviamo sicuramente la gratuità, o quasi, del programma. A parte il costo della suite di office che include l’utilizzo ad excel e a tutte le sue funzioni, non ci sono altri costi da sostenere. Questo permette all’azienda di non investire in costosi programmi di gestione e al dipendente di lavorare con un programma che, con molta probabilità, maneggia già durante la sua quotidianità lavorativa. 

    Esistono però alcuni svantaggi che, ad oggi e con la digitalizzazione dei documenti, superano i vantaggi di creare un fac-simile della nota spese con excel

    I dati, ovvero ogni singola spesa, vanno inseriti uno ad uno accanto alla voce corrispondente. Questo mette a rischio la compilazione della nota spese, soggetta ad errori manuali di distrazione o semplicemente di compilazione. Inoltre, con la nota spese su excel non è possibile allegare alcuna ricevuta o fattura, rischiando di perdere i documenti cartacei che servono all’ufficio amministrativo addetto al controllo della nota spese. 

    In ultimo, lo svantaggio riguarda proprio la verifica della nota spese: con un programma come excel è difficile snellire il processo di verifica e legarla ad altre procedure interne al fine di rendere tutto più agevole e veloce.

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