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Nota spese dipendenti: come evitare i falsi

Pubblicato da Captio su 02/04/2019

Una gestione automatizzata delle spese di viaggio aiuta a evitare errori e imprecisioni (scontrini smarriti, errori di calcolo, trascrizione sbagliata dei numeri), che all’azienda possono costare molto cari. Purtroppo, a volte, questi errori non sono involontari ma consapevoli. Chi commette una frode, dichiarando al proprio datore di lavoro una spesa mai effettuata o superiore al reale, rischia grosso.

Scarica l'infografica sui passi falsi della nota spese

Ecco quali sono i tipi di frodi più comuni:

  • spese personali: si verifica quando i dipendenti tentano di ottenere il rimborso per gli acquisti personali, quindi non legati al lavoro, che vengono svolte durante la trasferta.

  • rimborsi multipli: si verifica quando la stessa spesa viene riportata più volte nel corso della nota spese. Ciò può avvenire per errore involontario, e non consapevolmente: riuscire a capire se si tratta dell’uno o dell’altro caso non è semplice.

  • spese gonfiate: si verifica quando le spese presentate hanno un importo superiore rispetto a quello effettivo. Anche in questo caso, si può trattare di frode o di errore umano.

nota spese dipendenti

 

Nota spese dipendenti: cosa rischia chi commette frodi

Se il dipendente presenta una nota spese con costi superiori rispetto a quelli effettivamente sostenuti, rischia il licenziamento.

Ciò è stato enunciato anche dalla Corte di Cassazione nella sentenza n. 10069 del 17 maggio 2016. Questo tipo di comportamento può portare al licenziamento in tronco (senza, quindi, il rispetto del periodo di preavviso) in quanto genera una rottura del legame di fiducia tra l’azienda e il dipendente. Un’altra sentenza della Corte di Cassazione (n. 8820/2017 ) ha inoltre sottolineato che il datore di lavoro è chiamato a dimostrare la falsità degli addebiti posti alla base del recesso del contratto.

Falsi rimborsi spese: come evitarli

Ci sono alcuni modi che le aziende hanno a disposizione per prevenire le frodi nella nota spese.

1 - Inserisci nel contratto delle clausole di responsabilità: molto spesso le imprese, quando definiscono gli accordi contrattuali sulle trasferte, inseriscono delle clausole di responsabilità nei confronti del lavoratore per evitare che venga presentata una nota spese con dati falsi. In queste circostanze, il dipendente è soggetto alle sanzioni disciplinari previste dal diritto del lavoro.


2 - Automatizza il processo di gestione della nota spese: con una gestione manuale della nota spese, è più difficile rendersi conto di eventuali frodi. Automatizzando il processo, invece, sarà possibile controllare le spese in modo più efficiente grazie ad alert automatici che avvisano se una voce di spesa non è conforme alla travel policy aziendale. In questo modo, sia che si tratti di frode che di errore involontario, sarà facile identificare ogni anomalia.


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Categoria: Nota spese, errori nota spese