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    Calcolo nota spese dipendenti: come evitare i falsi?

    errori nota spese timer 3 min.
    Myriam Zanatta
    get_app  Scarica l'infografica Sui passi falsi della nota spese

    Una gestione automatizzata delle spese di viaggio nelle note spese dei dipendenti aiuta a evitare errori e imprecisioni (giustificazioni di spesa smarriti, errori di calcolo nella nota spese, trascrizione sbagliata dei numeri), che all’azienda possono costare molto cari. Purtroppo, a volte, questi errori non sono involontari ma consapevoli. Chi commette una frode, dichiarando al proprio datore di lavoro una spesa mai effettuata o superiore al reale, rischia grosso.

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    Riconoscere i rimborsi falsi nelle note spesa

    Esistono alcuni tipi di errore più frequenti nel compilare le note spese dei dipendenti. Ecco quali sono i tipi di frodi più comuni:

    • Spese personali: si verifica quando i dipendenti tentano di ottenere il rimborso per gli acquisti personali, quindi non legati al lavoro, che vengono svolte durante la trasferta.
    • Rimborsi multipli: si verifica quando la stessa spesa viene riportata più volte nel calcolo della nota spese. Ciò può avvenire per errore involontario, e non consapevolmente. Verificare e a capire se si tratta dell’uno o dell’altro caso non è semplice.
    • Spese gonfiate: si verifica quando le spese presentate hanno un importo superiore rispetto a quello effettivo. Anche in questo caso, si può trattare di frode o di errore umano.

    calcolo nota spese

    Cosa rischia chi commette frodi nel calcolo della nota spese?

    Se il dipendente presenta una nota spese con calcolo dei costi superiori rispetto a quelli effettivamente sostenuti, poco importa che l’errore sia stato fatto in buona fede o meno. In ogni caso, l’azienda si trova davanti ad una truffa e, per questo, il lavoratore rischia il licenziamento per giusta causa come regolamentato dalla Corte di Cassazione, con la sentenza n. 10069 del 17 maggio 2016.

    Infatti, in questo caso ci si trova a tutti gli effetti di fronte alla presentazione di una nota spese dipendenti con falsi costi dichiarati. E questa, rompe il rapporto di fiducia tra il datore di lavoro ed il dipendente. 

    Questo tipo di comportamento può portare al licenziamento in tronco (senza, quindi, il rispetto del periodo di preavviso) in quanto genera una rottura del legame di fiducia tra l’azienda e il dipendente. Un’altra sentenza della Corte di Cassazione (n. 8820/2017) ha inoltre sottolineato che il datore di lavoro è chiamato a dimostrare la falsità degli addebiti posti alla base del recesso del contratto.

    Falsi rimborsi spese: come evitarli

    Ci sono alcuni modi che le aziende hanno a disposizione per prevenire le frodi nella nota spese.

    • Inserisci nel contratto delle clausole di responsabilità: sono sempre di più le imprese, quando definiscono gli accordi contrattuali sulle trasferte, che inseriscono delle clausole di responsabilità nei confronti del lavoratore per evitare che venga presentata una nota spese con dati falsi. In queste circostanze, il dipendente è soggetto alle sanzioni disciplinari previste dal diritto del lavoro e dall’azienda stessa. Per facilitare il calcolo della nota spesa ai dipendenti e prevenire errori, l’azienda può utilizzare documenti da compilare creati a partire da un Fac Simile o digitalizzati e ottenuti automaticamente tramite app per la creazione delle note spesa.
    • Automatizza il processo di gestione della nota spese: con una gestione manuale della nota spese, è più difficile rendersi conto di eventuali frodi e quindi di una nota spese con importi falsi. Automatizzando il processo, invece, sarà possibile controllare le spese in modo più efficiente grazie ad alert automatici che avvisano se una voce di spesa non è conforme alla travel policy aziendale. In questo modo, sia che si tratti di frode che di errore involontario, sarà facile identificare ogni anomalia

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