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    Nota di debito per rimborso spese: che cos’è e come farla bene

    rimborso spese timer 3 min.
    Alessandra Belotti
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    Può capitare che i dipendenti di un’azienda o i lavoratori autonomi si ritrovino a sostenere delle spese per motivi aziendali. In tal caso, la nota di debito per rimborso spese è uno strumento fondamentale per poter ricevere un rimborso e per un’eventuale detrazione, laddove previsto. Scopriamo insieme di che cosa si tratta.

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    Che cos’è la nota di debito per rimborso spese

    La nota di debito per rimborso spese è un documento che attesta tutte le spese che hai sostenuto durante una trasferta di lavoro. Attenzione, però, perché trasferta è diverso da trasferimento. Il trasferimento prevede lo spostamento del dipendente per periodi lunghi. La trasferta, invece, comporta lo spostamento per periodi di tempo circoscritti e, in teoria, dovrebbe essere occasionale. Possono richiedere il rimborso dipendenti e collaboratori dell’azienda dotati di partita IVA.

    Rimborso spese: le diverse tipologie

    Il rimborso spese può essere effettuato in tre modalità differenti:

    1. il rimborso spese analitico (anche a pié di lista o puntuale), che avviene per il totale dell’importo indicato nella nota di debito per rimborso spese. Questa tipologia di rimborso non concorre alla formazione del reddito e quindi non è tassabile. L’azienda può dedurre le spese entro determinati limiti legati a criteri ben precisi. Per questa modalità è necessario compilare una nota di debito per rimborso spese, a cui allegare scontrini, fatture e giustificativi delle suddette spese.
    2. il rimborso spese forfettario, per cui al dipendente viene corrisposta una cifra forfait stabilita dall’azienda e dal lavoratore prima della trasferta. Per questa modalità non è necessario compilare una nota di debito per rimborso spese né conservare ricevute e scontrini.
    3. il rimborso spese misto, che prevede un misto tra le due modalità precedenti.

    nota di debito per rimborso spese

    Che cosa deve essere presente nella nota di debito per rimborso spese

    Abbiamo già sottolineato l’importanza di conservare la documentazione che attesta le spese al fine di ricevere un rimborso analitico o misto. All’interno della nota devono essere presenti informazioni precise, come:

    • nome e cognome del lavoratore
    • partita IVA se il lavoratore non è dipendente ma collaboratore esterno
    • la cifra anticipata dal lavoratore che verrà rimborsata dall’azienda
    • la data in cui è avvenuta la transazione
    • il luogo in cui è avvenuta la transazione
    • eventuali specifiche richieste dal caso

    Alcune aziende prevedono dei software interni con modelli appositi per compilare la nota di debito per rimborso spese in modo che sia uguale per tutti i lavoratori. Esistono, inoltre, strumenti digitali che ti permettono di dematerializzare queste note e di semplificare il processo di richiesta del rimborso: Emburse Captio è uno di questi. 

    Emburse Captio, il tuo aiuto per la gestione delle note

    Come abbiamo compreso dai paragrafi precedenti, compilare la nota di debito per rimborso spese non è immediato. Nemmeno la gestione delle note da parte dell’azienda è semplice (pensa alla marea di documenti cartacei e scontrini che si possono accumulare in un’azienda che prevede numerose trasferte di diversi dipendenti ogni mese).

    Emburse Captio è l’app che consente a dirigenti, contabili, dipendenti e collaboratori di creare le note spese con pochi clic. Inoltre, è anche possibile fotografare scontrini e fatture per evitare pile di documenti e digitalizzare tutto il processo. Seguendo le rapide procedure, i dipendenti possono inviare direttamente la nota all’azienda, che a sua volta potrà collegare l’app al proprio gestionale o ERP per emettere i pagamenti in modo semplice e indolore. Insomma, una soluzione vantaggiosa per tutte le parti coinvolte!IT-CTA-solicita-demo

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