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    Conoscere i principali meccanismi di prevenzione delle frodi interne

    Frode interna timer 4 min.
    Myriam Zanatta
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    La frode interna è all'ordine del giorno, su piccola o grande scala. Inoltre, secondo gli ultimi studi, il problema è in aumento. Questo comporta una serie di costi per l'azienda in termini finanziari, umani e di reputazione, ed è per questo che è importante avere dei meccanismi di rilevamento delle frodi.

    frodi interne

    Si stima che 9 aziende su 10 subiscono almeno una frode all'anno, più della metà delle quali viene rilevata attraverso i controlli interni. Nonostante questo, molte aziende non implementano nessun sistema antifrode completo. Un tale sistema dovrebbe includere meccanismi che operano in 3 fasi:

    1. Prevenzione delle frodi interne: è qui che entrano in gioco azioni come la valutazione e i controlli dei rischi o l'attuazione di un codice di condotta.
    2. Individuazione delle frodi interne: attraverso audit, supervisioni e monitoraggio attraverso l'analisi forense. Circa il 50% delle frodi vengono individuate attraverso audit e controlli interni.
    3. Risposta interna alla frode: a volte non è sufficiente licenziare il lavoratore ed è necessario andare in tribunale.

    Azioni per individuare e prevenire le frodi interne

    È stato dimostrato che il rischio di frode interna è più basso quando esiste un sistema di prevenzione e rilevamento. Secondo i dati dell'Istituto nazionale dei revisori interni, la metà delle frodi aziendali viene rilevata grazie agli audit interni.

     In termini di prevenzione, è importante realizzare 3 azioni, se possibile in parallelo:

    1.   Ridurre al minimo le opportunità di frode interna. Questo implica la suddivisione delle funzioni in modo che tutto il controllo non sia nelle mani di una sola persona, specialmente quando questa non è adeguatamente controllata. Analogamente, le frodi aumentano quando c'è un elevato turnover del personale.
    2.   Massimizzare il rischio per il lavoratore che commette la frode interna. Questo richiede maggiori controlli e misure dissuasive come un sistema di sanzioni di cui tutti i dipendenti sono a conoscenza. È anche importante che l'azienda abbia un protocollo in atto per proteggere i lavoratori che denunciano le frodi. Si stima che un caso di frode interna su cinque viene individuato come risultato di un whistleblowing interno.
    3.   Ridurre il vantaggio che può ottenere il truffatore. Una misura potrebbe essere quella di stabilire un importo massimo da autorizzare, di richiedere che la nota spese sia approvata e firmata da più di una persona, o di non approvare le spese che non hanno un documento giustificativo corrispondente.
    4. Controllo automatizzato dei costi.  Questo è l'ultimo punto, ma il più importante. Stabilire controlli efficaci per far rispettare la vostra politica aziendale con una soluzione che digitalizza le spese di viaggio aziendali e vi avvisa automaticamente in caso di scontrini che non sono conformi alle politiche aziendali.

    prevenzione frodi

    Valutazioni periodiche del rischio di frode interna

    Altri strumenti per rilevare e prevenire le frodi interne includono valutazioni regolari del rischio di frode, audit esterni, valutazione dell'ambiente di lavoro (un impiegato scontento può essere più propenso a frodare), monitoraggio delle transazioni sospette e controlli antifrode, compresi i controlli delle password e delle carte di credito aziendali.

    Anche se tutte sono efficaci, una menzione speciale va fatta per le valutazioni del rischio di frode. Queste misure permettono di individuare le minacce potenziali e di effettuare i controlli appropriati. Allo stesso tempo, aiutano a farsi un'idea degli impiegati che, a priori, potrebbero commettere una frode, così come il tipo di frode che sarebbero disposti a compiere.

    Alcune aziende conducono anche regolari controlli dei precedenti del loro personale, anche se è stato dimostrato che l'85% delle persone che commettono frodi non hanno precedenti.  

    Qual è la frode interna più comune?

    Per quanto riguarda i tipi di frode interna a cui le aziende devono fare attenzione, i dati parlano da soli. Se si prende in considerazione il rapporto su L'impatto della frode interna sulla gestione dei costi aziendali elaborato da Captio, è proprio la frode interna che è aumentata di più rispetto allo stesso periodo dell'anno precedente. In questo rapporto possiamo evidenziare le seguenti frodi:

    • Riporto di vecchie spese (30%): spese che non corrispondono al periodo coperto dalla relazione di spesa presentata.
    • Passaggio della stessa ricevuta più volte (22%): spese che sono state riportate più di una volta utilizzando la stessa ricevuta.
    • Modifica delle informazioni sulla ricevuta (22%): la ricevuta è stata manipolata in qualche modo.

    Prima di concludere, bisogna sottolineare che la prevenzione della frode interna in un'azienda evita una serie di perdite, sia dirette che indirette. Tra le prime ci sarebbe il costo economico o le voci. Le perdite indirette vanno dal costo per ingaggiare un investigatore alla cattiva atmosfera che si creerebbe se i dipendenti lo scoprissero. Inoltre, l'immagine dell'azienda ne soffrirebbe.

    In media, ci vogliono 18 mesi per individuare una frode interna, un tempo sufficiente per causare un danno significativo all'azienda.

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