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    Mappatura dei processi aziendali esempi e applicazioni: come si fa?

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    Questo articolo, dedicato alla mappatura dei processi aziendali esempi e applicazioni, illustra come questo tipo di strumento gestionale possa essere adattato efficacemente ad ogni tipologia di azienda e di sistema produttivo.

    Parlare di mappatura dei processi aziendali esempi con applicazioni pratiche, è un argomento che può rivelarsi utile nella gestione aziendale per entità di qualsiasi dimensione e settore.

    Dopo aver riassunto brevemente che cosa si intenda quando si parla di mappa dei processi aziendali, spiegheremo perché l'applicazione di questo modello sia utile per ogni tipo di azienda.

    Successivamente entreremo nel dettaglio spiegando come realizzare una mappatura considerando una serie di aspetti fondamentali per l'efficacia di questo tipo di sistema.

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    Mappatura dei processi aziendali esempi: di cosa stiamo parlando?

    Prima di entrare più nel dettaglio nei procedimento pratico di mappatura dei processi aziendali, riassumiamo brevemente che cosa si intende con questo termine. Il flow chart, noto anche come diagramma di flusso è uno schema codificato che permette di suddividere in passaggi elementari un procedimento complesso. 

    In generale l'utilizzo di questo schema può essere utile per svariati casi a partire dalla spiegazione delle istruzioni, ma entrando più nel dettaglio nel caso aziendale, l'utilizzo di uno schema è uno strumento molto utile per comprendere in primo luogo come vengono svolti i processi ed in secondo luogo quali sono le interazioni tra diverse fasi.

    Lo scopo di questa visualizzazione grafica delle procedure aziendali è quello di ottimizzare le procedure stesse per consentire di individuare processi produttivi o operativi più efficaci

    Un'applicazione tipica di questo tipo di schematizzazione dei procedimenti aziendali è quello relativa alla risoluzione di problematiche e alla conseguente riprogettazione dei sistemi aziendali in essere. Lasciamo la teoria ed entriamo più nel dettaglio con indicazioni operative per lavorare con le mappe dei processi aziendali.

    Le fasi della mappatura

    Dopo quanto spiegato in precedenza potremmo quindi riassumere il processo di mappatura in tre diverse fasi:

    • Individuazione dei macro procedimenti.
    • Individuazione dei procedimenti tipici di ogni macro.
    • Creazione della mappa di ogni procedimento.
    • Connessioni tra mappe.

    Come si intuisce da questo elenco prima di procedere alla mappatura vera e propria, è necessario individuare i macro procedimenti che caratterizzano l'attività aziendale. Per macro procedimenti si intendono gli ambiti più generali di azione aziendale. 

    Entriamo però più nel profondo della mappatura dei processi aziendali esempi, con un caso che ci aiuterà a comprendere meglio l'intero processo.

    Supponiamo di voler creare la mappatura dei processi aziendali per un'industria che produce alimentari.

    Potremmo individuare innanzitutto i macro procedimenti, che distingueremo in operativi, ausiliari e strategici

    Ognuno di questi tre macro procedimenti avrà al suo interno molti altri processi più piccoli che nell’esempio dei procedimenti operativi potranno riguardare la fornitura della materia prima, il suo stoccaggio, la lavorazione, il confezionamento e la distribuzione.

    I procedimenti ausiliari o di supporto sono quelli che non riguardano la produzione specifica, ma che sono necessari al suo svolgimento; tra questi includeremo quindi le risorse umane, la gestione dei sistemi tecnologici e informatici e le fasi di spedizione delle merci.

    Le procedure strategiche sono invece quelle che riguardano la vera e propria strategia aziendale e che possono comprendere dunque tutto ciò che riguarda la pianificazione degli obiettivi, la verifica del raggiungimento degli stessi o gli accordi con i fornitori.

    Già in questo primo passaggio è chiaro come i diversi processi aziendali non possano essere intesi come ambiti separati, ma piuttosto come procedimenti che necessariamente si intrecciano tra loro. Da questo punto di vista la creazione di uno schema dei processi assume un significato ancora maggiore per l'efficacia degli stessi.

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    La creazione delle mappe

    Individuati i macro procedimenti e i sottostanti procedimenti che ad essi fanno riferimento, è possibile iniziare con la creazione della mappatura dettagliata di ogni fase aziendale.

    Ognuna di essi deve essere suddivisa in singole fasi operative; torniamo all'esempio dell'azienda alimentare pensando alla mappatura del procedimento di gestione del magazzino.

    Un esempio di mappatura comprenderà le fasi che seguono:

    • Ricezione del segnale di merce pronta per lo stoccaggio.
    • Scansione del codice prodotto .
    • Prelievo della merce imballata dalle linee produttive.
    • Identificazione del punto di stoccaggio in magazzino.
    • Trasferimento al punto di stoccaggio.
    • Scarico della merce negli slot indicati.

    Già un esempio di procedura come la precedente consente di comprendere come siano molte le variabili che potrebbero intervenire nei problemi di esecuzione lineare delle fasi del processo. Ad esempio lo slot indicato per lo scarico della merce potrebbe essere occupato o il processo di trasferimento incontrare degli ostacoli. 

    Una mappatura dettagliata dovrebbe includere anche queste eventualità, in modo da rappresentare in forma grafica tutte le eventualità che potrebbero verificarsi nell'intero processo.

    Solo in questo modo la mappatura dei processi aziendali può diventare uno strumento realmente utile per l'ottimizzazione dei procedimenti e per l'individuazione prima e la risoluzione poi di eventuali fasi problematiche nell'esecuzione degli stessi.

    Si tratta, per concludere, di un processo all’apparenza complesso da determinare, ma che una volta applicato è in grado di rendere più fluida la gestione complessiva di tutti i processi aziendali. 

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