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L’importanza della politica delle spese per le piccole imprese

Pubblicato da Belen Giné su 27/07/2015

Se in azienda ci sono dei dipendenti che viaggiano è sempre utile realizzare una politica delle spese (o travel policy), anche se l’azienda in questione è piccola. Anzi, sarebbe opportuno farlo proprio perché l’azienda è piccola.

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Secondo un’indagine condotta da Amadeus e t&e Consultancy tra alcune piccole e medie imprese italiane per capire il loro atteggiamento rispetto ai viaggi d’affari,

il 76% delle PMI intervistate dichiara di non avere nessuna travel policy

il 92% dichiara che il volume di spesa per le trasferte aziendali è inferiore o pari ai 100 mila euro l’anno

 

Quest’ultimo dato è piuttosto basso, tanto da far sorgere il dubbio che molte PMI non abbiano una percezione realistica sul costo effettivo delle trasferte. E ciò sarebbe confermato dalla stessa ricerca: secondo alcuni intervistati, infatti, i costi di viaggio si limiterebbero al solo biglietto aereo.

Ecco perché realizzare una travel policy è così importante: grazie ad essa è possibile avere un’idea più chiara sui costi e gestire le trasferte aziendali con maggiore controllo. Tutto ciò consente di ottimizzare denaro e risorse, portando l’azienda a risparmiare e a diventare più produttiva. E questo, per una PMI, è fondamentale per crescere.

Ma che caratteristiche deve avere una travel policy efficace?

 

Creare una politica delle spese per le piccole imprese

 

1. È chiara, concisa e inequivocabile

La travel policy deve essere scritta in modo estremamente preciso e lineare: non deve lasciare spazio a nessun dubbio o a nessuna libera interpretazione. Per facilitare la comprensione potrebbe essere utile strutturarla in sezioni: per esempio, il primo paragrafo potrebbe essere dedicato alla politica sul rimborso chilometrico, il secondo alla politica sulle norme (in cui verrà indicato qual è il tetto massimo per i pasti e per l’alloggio, in base al ruolo professionale e al reparto di appartenenza del dipendente) e il terzo alla politica di gestione degli scontrini (in alcune aziende, le spese vengono registrate manualmente partendo dallo scontrino fisico, in altre questo processo viene automatizzato attraverso strumenti tecnologici). Non dovrebbe mancare neanche un paragrafo dedicato alla politica sui viaggi internazionali che riguarderà, ad esempio, la contrattazione sulle assicurazioni mediche o di viaggio.

Una suddivisione in sezioni renderà più semplice la consultazione. Può essere utile aggiungere anche una sezione specifica per le spese non a carico dell’azienda ma che, erroneamente, vengono spesso inserite nella nota spese, come i pranzi con accompagnatori, bevande alcoliche e spese fuori dall’orario lavorativo.

Creare una politica delle spese per le piccole imprese

2. Rende espliciti i dettagli formali

La politica delle spese non deve limitarsi a indicare quali sono i costi a carico dell’azienda e quali no, ma deve esprimersi in merito ai dettagli della compilazione della nota spese: il momento in cui bisogna consegnarla e a chi bisogna rivolgersi in caso di problemi, per esempio. In questo modo il dipendente non avrà nessun tipo di dubbio.

3. Deve essere un documento aperto

Inoltre, la politica delle spese aziendali non deve essere un documento chiuso: se non è funzionale o mancano alcuni aspetti, occorre modificarla per non disorientare il personale. La travel policy è un documento vivo, che si adegua alle abitudini e alle esigenze dell’azienda.

La travel policy, quindi, permette di avere una visione più chiara riguardo alle spese sostenute durante il viaggio, aiuta i dipendenti a capire in modo inequivocabile quali spese sono a carico dell’azienda e, in definitiva, consente di controllare meglio costi e processi.

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Categoria: Gestione delle frodi