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    Le caratteristiche della app di gestione spese perfetta

    timer 2 min.
    Captio
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    Utilizzare una app per la gestione delle spese di viaggio è fondamentale per ottimizzare i processi aziendali e le tempistiche di lavoro.

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    Ma non tutte le app sono uguali. Per essere efficace, un software per la gestione della nota spese deve avere caratteristiche ben precise. Deve essere vicino alle esigenze dei dipendenti e dell’azienda, garantendo velocità, precisione e affidabilità. Ecco le qualità principali che deve avere l’app per la gestione delle spese della tua azienda.

    App gestione nota spese

     

    App di gestione spese: ecco cosa deve garantire

     

    Automatizzazione

    Uno studio di HRS, divisione della Global Business Travel Association addetta alla formazione, in collaborazione con GBTA Foundation, ha messo in luce alcuni dati interessanti sulla gestione della nota spese nelle aziende:

    • tempo medio necessario per la compilazione di una nota spese: 20 minuti

    • tempo medio necessario per la correzione delle note spese errate: 18 minuti

    • costo medio per l'elaborazione di una nota spese: 53 euro

    Insomma, la nota spese cartacea costa all’azienda tanti, tantissimi soldi. Una app per la gestione della nota spese deve automatizzare il processo in ogni sua fase, non solo durante la compilazione ma anche al momento della revisione e della contabilizzazione. Ogni fase deve essere gestita velocemente e senza margini di errore: è l’unico modo per un risparmio significativo.

     

    Personalizzazione

    Una delle tendenze principali nel settore travel riguarda la personalizzazione del viaggio, e i business travel non sono esenti da questo trend. Nei viaggi di lavoro personalizzazione vuol dire soprattutto comodità, capacità di adattarsi alle esigenze del viaggiatore. È per questo che la app di gestione della nota spese ideale deve essere flessibile e dare un ampio margine di personalizzazione, permettendo di inserire le voci che meglio si adattano alle esigenze del viaggiatore e dell’azienda.

     

    Trasparenza

    Gli errori - involontari oppure volontari, le cosiddette frodi - possono costare moltissimo all’azienda. Sempre secondo lo studio di HRS, ben una nota spese su 5 non è corretta, e il costo medio per la correzione delle note spese errate è di 48 euro. Per evitare tutto ciò, un’app per la gestione della nota spese deve garantire trasparenza assoluta, con alert automatici nel caso in cui ci siano delle spese anomale. La comunicazione tra il dipendente e il supervisore deve essere più fluida: il dipendente deve rimanere aggiornato sullo stato della revisione della sua nota spese e il supervisore, in caso di dubbio, deve avere la possibilità di effettuare verifiche immediate.

     

    Integrazione

    Un’app per la gestione della nota spese deve essere smart. Integrarsi con i diversi sistemi gestionali dell’azienda, per ottimizzare i processi e assicurare un risparmio completo. Ottenendo un flusso di gestione integrato, in grado di rendere il lavoro in azienda più efficiente.

     

    Tutte queste caratteristiche - e molte altre ancora - le puoi trovare in Captio. Quest’app per la gestione della nota spese permette di automatizzare tutto il processo - dalla creazione dei report di spesa fino alla loro revisione e contabilizzazione - e integrare tutto il lavoro in un unico flusso. Per creare note spese velocemente e senza errori, permettendo all’azienda di risparmiare. Ottimizza i processi della tua azienda adesso: richiedi subito una demo gratuita.


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