<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=133206463822786&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

    Da un processo manuale a uno automatizzato: la soluzione migliore per ottimizzare le tue risorse

    digitalizzazione timer 5 min.
    Myriam Zanatta
    Scarica la scheda:  Come si avvia un sistema di gestione basato sui processi?

    Spesso pensiamo alla digitalizzazione e all'ottimizzazione dei processi finanziari come a un sistema binario. Passare da un processo manuale a una soluzione software che automatizza i processi di base è la direzione giusta per eliminare frodi e sprechi. Ti spieghiamo il perché.

    Agilità nella gestione delle spese

    Una delle idee sbagliate sulla digitalizzazione e sull'ottimizzazione dei processi finanziari è che sia binaria. O (a) la tua organizzazione usa ancora i fogli di calcolo, e molti processi sono gestiti manualmente dai dipendenti, quindi è arrivato il momento di passare a una soluzione software, o (b) sei passato a una soluzione software per gestirli, quindi ora sei completamente pronto. 

    Tuttavia, questi processi sono sfaccettati e hanno implicazioni per il tuo team finanziario. Passare da un processo principalmente manuale a una soluzione software che permette di automatizzare i processi di base è certamente un passo nella giusta direzione. Ma è davvero solo il primo passo di un percorso per passare da molti processi cartacei disparati a una soluzione completamente automatizzata e integrata che elimina le frodi e gli sprechi, ottimizzando la spesa e aiutando a gestire il flusso di cassa. 

    Quindi, cosa significa davvero l’ottimizzazione dei costi in una situazione di vita reale? Significa che, come team, hai molto più controllo su tutti gli aspetti della spesa della tua organizzazione, che si tratti del caffè e del muffin mattutino di un dipendente o dell'affitto del tuo ufficio. Saprai cosa hai speso, quali uscite di cassa puoi anticipare, e quando e come dovresti fare i pagamenti, e puoi assicurarti che questo sia in linea con la politica della tua organizzazione. 

    Si tratta anche di far sì che le tue spese contino davvero e lavorino a tuo vantaggio. I tuoi dipendenti stanno approfittando degli sconti aziendali su compagnie aeree e hotel? Sei in grado di elaborare le fatture abbastanza velocemente per approfittare degli sconti sui pagamenti anticipati dei tuoi fornitori? Quanta spesa puoi spostare su carte virtuali per approfittare di sconti in contanti?

    Anche se ti sei lasciato alle spalle il vecchio modo di fare le cose, ecco alcuni modi per portare la tua gestione delle spese al livello successivo (e oltre). 

    ottimizzazione processi

    Spese per i dipendenti

    • Alla vecchia maniera: Principalmente manuale, con qualche uso della tecnologia, come la scansione e l'invio di ricevute via e-mail per la tua approvazione.
    • Il primo passo: Implementazione di una soluzione di automazione delle spese per raccogliere ed elaborare le informazioni sulle spese dei dipendenti.
    • Completamente ottimizzato: Esperienza completamente automatizzata e quasi in tempo reale, dall'acquisto al rimborso.

    Prenotazioni di viaggi

    • Alla vecchia maniera: Prenotazione di viaggi propri dei dipendenti su siti per i consumatori con poca supervisione.
    • Il primo passo: Utilizzo di una società di gestione dei viaggi/strumento di prenotazione per implementare la politica dei viaggi.
    • Completamente ottimizzato: Approccio completo per la raccolta, l'analisi e il controllo delle spese di viaggio, che utilizza i dati di viaggio per negoziare con i fornitori. 

    Fatture

    • Alla vecchia maniera: Principalmente manuale, con qualche uso della tecnologia, come la scansione e l'invio di fatture via e-mail per l’approvazione.
    • Il primo passo: Sfruttando una soluzione di automazione della contabilità fornitori con tecnologia OCR per presentare e approvare le fatture online.
    • Completamente ottimizzato: Processo completamente automatizzato, dall'invio alla riconciliazione, con una panoramica completa di tutte le fatture.

    Conformità delle spese

    • Alla vecchia maniera: Politiche vaghe, arbitrarie e difficili da attuare.
    • Il primo passo: Impostazione delle politiche di spesa nelle soluzioni di automazione delle spese e di contabilità fornitori.  
    • Completamente ottimizzato: Capacità di apprendimento automatico incorporata con revisione specifica da parte di revisori indipendenti per eliminare tutte le spese non incluse nelle politiche in vigore. 

    Analisi

    • Alla vecchia maniera: Dati isolati intrappolati in sistemi disparati, che rendono l'analisi manuale ingombrante e imprecisa.
    • Il primo passo: Reporting di base con limitate capacità di dashboard di analisi di alto livello.
    • Completamente ottimizzato: Capacità analitiche su misura, che permettono di prendere decisioni strategiche basate sui dati piuttosto che sull'intuizione. 

    Anche se l'ottimizzazione dei costi è certamente un'iniziativa basata sulla tecnologia, è anche un cambiamento nel modo in cui le aziende vedono la funzione di gestione dei costi. Richiede un approccio più strategico e olistico, basato sulle soluzioni. Questo comporta la gestione del cambiamento all'interno dell'organizzazione per implementare completamente queste capacità e istruire i team sull'ottimizzazione dei costi, oltre a rivedere e aggiornare i processi su base regolare.  

    A lungo termine, i benefici di rendere l'ottimizzazione dei costi una pietra miliare delle finanze dell'organizzazione possono essere significativi, sia in termini di team più produttivi, costi inferiori, di una migliore conformità o di una migliore posizione finanziaria.

    Se vuoi saperne di più sul modello di ottimizzazione delle spese di Emburse Captio e come potrebbe beneficiare la tua organizzazione, contattaci e saremo felici di aiutarti a tracciare un percorso verso una posizione finanziaria più forte :-) 

    IT-CTA-solicita-demo

    Iscriviti al nostro blog per non perdere le ultime novità