In questo articolo spieghiamo tutto quello che c’è da sapere sulle riconciliazioni bancarie; che cos’è, perché è così importante e come revisionarla, con esempi pratici per aiutarti a svolgerla al meglio.
Il controllo finanziario nell’azienda
Le riconciliazioni bancarie sono uno dei più importanti processi di controllo finanziario.
Ma che cos’è il controllo finanziario? Stephen Robbins, autore del best-seller Organizational Behaviour, lo definisce come «un processo con cui vengono controllate le diverse attività aziendali per garantire che siano conformi al modo in cui erano state pianificate».
In altre parole, il controllo finanziario verifica che le risorse economiche di un’azienda siano impiegate correttamente per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Grazie al controllo finanziario è possibile rilevare e correggere possibili deviazioni delle finanze, collaborando con le aree in cui si sono verificate queste alterazioni per risolvere il problema. Data la sua importanza è fondamentale che il controllo finanziario venga svolto in modo ineccepibile, partendo da dati chiari e ordinati.
Che cos’è la riconciliazione bancaria
Esistono due tipi di riconciliazione: la riconciliazione bancaria e quella fiscale.
In questo articolo ci soffermeremo su quella bancaria, che consiste nel confrontare i libri contabili dell’azienda con i movimenti bancari registrati negli estratti conto della banca, per apportare le correzioni o gli adeguamenti necessari laddove si verifichino delle discrepanze (il che può capitare abbastanza comunemente). L’obiettivo finale è che i movimenti bancari di un’azienda coincidano perfettamente con la registrazione contabile.
Le riconciliazioni bancarie non sono un processo obbligatorio, ma sono altamente consigliabili per qualsiasi tipo di azienda: avere a disposizione dati certi e corretti è il primo passo per implementare una politica di risparmio e di ottimizzazione dei processi.
Ci sono invece pochi dubbi su chi sia la figura professionale incaricata della loro realizzazione. Le riconciliazioni bancarie devono essere fatta dalla persona che si occupa della contabilità dell’azienda: conoscendo molto bene la registrazione contabile e i movimenti bancari aziendali, potrà individuare più facilmente errori e anomalie.
Benefici delle riconciliazioni bancarie
Le riconciliazioni bancarie sono un processo essenziale per l’azienda. I vantaggi questo processo che può apportare sono molti: permette di avere un controllo migliore sulle risorse economiche, gestire con maggiore efficacia la registrazione contabile, disporre di dati aggiornati sui movimenti bancari aziendali in caso di un’ispezione e avere a disposizione informazioni di qualità in grado di favorire il processo decisionale.
Per ottenere questi benefici, quanto spesso bisognerebbe fare le riconciliazioni bancarie?
Dipende molto dalle caratteristiche dell’azienda. L’opzione migliore sarebbe una volta al mese, ma anche semestralmente è una buona soluzione. In alcuni casi, può essere sufficiente anche solo una volta all’anno.
Procedimento ed esempio pratico
Ma come si realizzano praticamente le riconciliazioni bancarie?
Il primo documento di cui abbiamo bisogno è l'estratto conto dei movimenti bancari relativi al periodo che vogliamo riconciliare. Di solito viene fatto ogni mese ma, se necessario, può essere fatto meno frequentemente.
Prima di iniziare la riconciliazione la contabilità deve essere aggiornata, per evitare di dover effettuare la stessa operazione più volte. Per questo è importante esaminare la registrazione contabile dell’azienda.
La maggior parte delle aziende ha diversi conti bancari, quindi dobbiamo controllare che stiamo riconciliando le informazioni dello stesso tipo e dello stesso conto.
L'ultimo documento di cui avremo bisogno è la riconciliazione bancaria del mese precedente per verificare il saldo finale, e nel caso in cui vengano individuati eventuali discrepanze, è possibile controllare se questi si sono verificati nel mese che stiamo riconciliando o se sono avvenuti nei mesi precedenti.
Dopo aver raccolto queste informazioni si procederà alla compilazione del documento di conciliazione (qui puoi trovare un esempio pratico).
Best practices
Di seguito sono elencati alcuni consigli per fare riconciliazioni bancarie più veloci ed efficaci.
È necessario disporre di tutta la documentazione necessaria. Se mancano alcuni documenti importanti, per esempio gli scontrini delle spese di viaggio, bisogna chiederli all’area di competenza e procedere a registrarti.
È sempre consigliato fare un controllo incrociato tra flusso di cassa, registro di cassa e conto cassa, per trovare più facilmente eventuali errori.
È consigliabile iniziare le riconciliazioni bancarie controllando il saldo finale del mese precedente e, se necessario, anche dei mesi precedenti. In questo modo, se si trova un errore, non sarà necessario rivederlo punto per punto, ma controlleremo per sezioni per scoprire in quale mese si verifica la mancata corrispondenza.
[Infografica] Come risolvere i problemi più frequenti delle riconciliazioni bancarie
Stai effettuando la riconciliazione bancaria delle spese del mese, quando trovi una differenza tra il saldo della registrazione contabile e quello dell'estratto conto dei movimenti bancari. E adesso, cosa bisogna fare?
Ecco un semplice diagramma che ti può essere d’aiuto.
La revisione delle riconciliazioni bancarie
Anche nel caso delle riconciliazioni bancarie, come per qualsiasi altro processo aziendale, è necessario fare una revisione.
A tal fine sono necessarie una copia della riconciliazione bancaria del mese che vogliamo controllare, una copia dell’attività contabile corrispondente e un copia dell’estratto conto dei movimenti bancari del mese in questione.
La revisione della riconciliazione bancaria consiste nell’effettuare analisi incrociate dei tre documenti per evitare eventuali discrepanze. È un’operazione che può essere fatta a mano, ma utilizzando software specifici di registrazione contabile è possibile automatizzare il processo e renderlo più preciso e semplice.
Le riconciliazioni bancarie automatizzate
Molte volte, la riconciliazione bancaria è considerata un compito amministrativo di scarso valore per l'azienda, quando in realtà è uno strumento di gestione e controllo di enorme importanza.
Per tale motivo può essere molto utile automatizzare questa attività. I vantaggi delle riconciliazioni bancarie automatizzate sono tanti. Innanzitutto, meno tempo e meno risorse da dedicare all’implementazione del processo e, di conseguenza, aumento dell’efficienza e risparmio finale dell’azienda.
Essendo un processo molto più agile può essere fatto più frequentemente: trovare gli errori e individuare la loro causa e la loro soluzione sarà molto semplice.
Inoltre, come con qualsiasi altro processo di business, se fatto a mano e sulla base della carta è più facile che ci siano errori o imprecisioni: con un processo automatizzato, l’errore umano viene totalmente abolito.
Tra le tante piattaforme che permettono di automatizzare il processo c’è Captio.
Captio permette di automatizzare le riconciliazioni bancarie delle spese di viaggio effettuate sia con carta di credito sia in contanti. Il software di Captio riconcilierà automaticamente le spese con i pagamenti corrispondenti, senza errori e con estrema facilità. E avrai la certezza che la riconciliazione bancaria della tua azienda sia sempre impeccabile.
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