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La riconciliazione bancaria spiegata passo dopo passo

Pubblicato da Rosa Castellnou su 15/05/2018
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In questo articolo spieghiamo tutto quello che c’è da sapere sulla riconciliazione bancaria; che cos’è, perché è così importante e come revisionarla, con esempi pratici per aiutarti a svolgerla al meglio.

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1. Il controllo finanziario nell'azienda
2. Che cos'è la riconciliazione bancaria
3. Benefici della riconciliazione bancaria
4. Procedimento ed esempio pratico
5. Best practices

6. [Infografica]: Come risolvere i problemi più frequenti di una riconciliazione bancaria
7. La revisione della riconciliazione bancaria
8. La riconciliazione bancaria automatizzata

 

1 - Il controllo finanziario nell’azienda

La riconciliazione bancaria è uno dei più importanti processi di controllo finanziario
Il controllo finanziario dell'azienda

Ma che cos’è il controllo finanziario? Stephen Robbins, autore del best-seller Organizational Behaviour, lo definisce come «un processo con cui vengono controllate le diverse attività aziendali per garantire che siano conformi al modo in cui erano state pianificate».

In altre parole, il controllo finanziario verifica che le risorse economiche di un’azienda siano impiegate correttamente per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Grazie al controllo finanziario è possibile rilevare e correggere possibili deviazioni delle finanze, collaborando con le aree in cui si sono verificate queste alterazioni per risolvere il problema. Data la sua importanza è
fondamentale che il controllo finanziario venga svolto
in modo ineccepibile, partendo da dati chiari e ordinati.

2 - Che cos’è la riconciliazione bancaria

Esistono due tipi di riconciliazione: la riconciliazione bancaria e quella fiscale.

In questo articolo ci soffermeremo su quella bancaria, che consiste nel confrontare i libri contabili dell’azienda con i movimenti registrati negli estratti conto della banca, per apportare le correzioni o gli adeguamenti necessari laddove si verifichino delle discrepanze (il che può capitare abbastanza comunemente). L’obiettivo finale è che le cifre contenute nei libri contabili di un’azienda coincidano perfettamente con quelle segnate nell’estratto conto bancario.

La riconciliazione bancaria non è un processo obbligatorio, ma è altamente consigliabile per qualsiasi tipo di azienda: avere a disposizione dati certi e corretti è il primo passo per implementare una politica di risparmio e di ottimizzazione dei processi.

Quanto spesso bisognerebbe farla? L’opzione migliore sarebbe una volta al mese, ma anche farla semestralmente è una buona soluzione. In alcuni casi, può essere sufficiente anche solo una volta all’anno.

Ci sono invece pochi dubbi su chi sia la figura professionale incaricata della sua realizzazione. La riconciliazione bancaria deve essere fatta dalla persona che si occupa della contabilità dell’azienda: conoscendo molto bene la materia, potrà individuare più facilmente errori e anomalie.


3 - Benefici della riconciliazione bancariaBenefici della riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria è un processo essenziale
per l’azienda. I vantaggi che può apportare sono molti: permette di avere un controllo migliore sulle risorse economiche, gestire con maggiore efficacia la contabilità, disporre di dati aggiornati in caso di un’ispezione e avere a disposizione informazioni di qualità in grado di favorire il processo decisionale.

Per ottenere questi benefici, quanto spesso bisognerebbe fare la riconciliazione bancaria?
Dipende molto dalle caratteristiche dell’azienda. L’opzione migliore sarebbe una volta al mese, ma
anche farla semestralmente è una buona soluzione. In alcuni casi, può essere sufficiente anche solo una volta all’anno.

4 - [Modello] Procedimento ed esempio pratico

Ma come si realizza praticamente la riconciliazione bancaria?
Esempio pratico di riconciliazione bancaria

Il primo documento di cui abbiamo bisogno è l'estratto conto del periodo che vogliamo riconciliare. Di solito viene fatto ogni mese ma, se necessario, può essere fatto meno frequentemente.

Prima di iniziare la riconciliazione la contabilità deve essere aggiornata, per evitare di dover effettuare la stessa operazione più volte. Per questo è importante esaminare il registro contabile dell'azienda.

La maggior parte delle aziende ha diversi conti bancari, quindi dobbiamo controllare che stiamo riconciliando le informazioni dello stesso tipo e dello stesso conto.

L'ultimo documento di cui avremo bisogno è la riconciliazione bancaria del mese precedente per verificare il saldo finale, e nel caso in cui vengano individuati eventuali discrepanze, è possibile controllare se questi si sono verificati nel mese che stiamo riconciliando o se sono avvenuti nei mesi precedenti.

Dopo aver raccolto queste  informazioni si procederà alla compilazione del documento di conciliazione (qui puoi trovare un esempio pratico).

5 - Best practices

Di seguito sono elencati alcuni consigli per una riconciliazione bancaria più veloce ed efficace.Miglior pratiche con la riconciliazione bancaria

È necessario disporre di tutta la documentazione necessaria. Se mancano alcuni documenti importanti, per esempio gli scontrini delle spese di viaggio, bisogna chiederli all’area di competenza e procedere a registrarti.

È sempre consigliato fare un controllo incrociato tra flusso di cassa, registro di cassa e conto cassa, per trovare più facilmente eventuali errori.

È consigliabile iniziare la riconciliazione bancaria controllando il saldo finale del mese precedente e,
se necessario, anche dei mesi precedenti. In questo modo, se si trova un errore, non sarà necessario rivederlo punto per punto, ma controlleremo per sezioni per scoprire in quale mese si verifica la
mancata corrispondenza.

6 - [Infografica] Come risolvere i problemi più frequenti di una riconciliazione bancaria

Stai effettuando la riconciliazione bancaria delle spese del mese, quando trovi una differenza tra il saldo del libro contabile e quello dell'estratto conto bancario. E adesso, cosa bisogna fare?

Ecco un semplice diagramma che ti può essere d’aiuto.

Riconciliazione bancaria

7 - La revisione della riconciliazione bancaria

Anche nel caso della riconciliazione bancaria, come per qualsiasi altro processo aziendale, è necessario fare una revisione.La revisione della riconciliazione bancaria

Per fare la revisione della riconciliazione bancaria sono necessarie una copia della riconciliazione bancaria del
mese che vogliamo controllare, una copia dell’attività contabile corrispondente e un copia dell’estratto conto bancario del mese in questione.

La revisione della riconciliazione bancaria consiste nell’effettuare analisi incrociate dei tre documenti per
evitare eventuali discrepanze. È un’operazione che può essere fatta a mano, ma utilizzando
software specifici è possibile automatizzare il processo e renderlo più preciso e semplice.

8 - La riconciliazione bancaria automatizzata

Molte volte, la riconciliazione bancaria è considerata un compito amministrativo di scarso valore per l'azienda, quando in realtà è uno strumento di gestione e controllo di enorme importanza.la riconciliazione bancaria automatizzata

Per tale motivo può essere molto utile automatizzare questa attività. I vantaggi della riconciliazione bancaria automatizzata sono tanti. Innanzitutto, meno tempo e meno risorse da dedicare all’implementazione del processo e, di conseguenza, aumento dell’efficienza e risparmio finale dell’azienda.

Essendo un processo molto più agile può essere fatto più frequentemente: trovare gli errori e individuare la loro causa e la loro soluzione sarà molto semplice.

Inoltre, come con qualsiasi altro processo di business, se fatto a mano e sulla base della carta è più facile che ci siano errori o imprecisioni: con un processo automatizzato,
l’errore umano viene totalmente abolito.

Tra le tante piattaforme che permettono di automatizzare il processo c’è Captio.

Captio permette di automatizzare la riconciliazione bancaria delle spese di viaggio effettuate sia con carta di credito sia in contanti. Il software di Captio riconcilierà automaticamente le spese con i pagamenti corrispondenti, senza errori e con estrema facilità. E avrai la certezza che la riconciliazione bancaria della tua azienda sia sempre impeccabile.

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Categoria: riconciliazione bancaria, Contabilità e fiscalità