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    La documentazione delle spese: come farla e perché

    gestione spese timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    In alcuni casi si tende a non conservare la documentazione necessaria per tenere traccia delle spese aziendali sostenute. Documentare le spese, grandi o piccole che siano è un obbligo dell’azienda e anche del dipendente che le sostiene, in alcuni casi, per conto dell’impresa.

    Agilità nella gestione delle spese

    Documentare le spese: quando e come?

    Ciò che tende a fuorviare le aziende e i dipendenti da questo controllo è l’utilizzo delle carte di credito, oggi sempre più usate per effettuare qualsiasi tipo di pagamento e sempre più “smart”. Se in passato ad ogni transazione veniva rilasciato uno scontrino, o una fattura, oggi la maggior parte degli istituti di credito sotto certi limiti di spesa permettono di effettuare il pagamento in modo pratico e veloce, solamente appoggiando la carta al pos e ricevendo una notifica di conferma pagamento sul proprio smartphone

    Tutto molto comodo e pratico… ma che non è utile ai fini della documentazione delle spese. 

    Scontrino di conferma del pagamento o fattura?

    Il solo scontrino della transazione con carta non è sufficiente ai fini fiscali per una corretta documentazione dei costi. Come confermato dall’Agenzia delle Entrate, è possibile inserire una spesa all’interno della contabilità aziendale solo se viene presentata una corretta documentazione a supporto di tale spesa, che permetta di ricondurre facilmente al costo sostenuto. È chiaro quindi che lo scontrino della carta di credito, così come la notifica ricevuta sul proprio smartphone, non riportino abbastanza dati (quali partita IVA, dettaglio dell’acquisto e quantità) per essere accettato come reale documentazione di spesa. 

    Alcune spese, come quelle sostenute per l’acquisto di prodotti o materiale lavorativo, devono essere corredate di scontrino o di fattura per poter essere dedotte. In particolare, l’articolo 22 c. 3 della Legge 633/72 IVA specifica che “gli imprenditori che acquistano beni che formano oggetto dell’attività propria dell’impresa da commercianti al minuto ai quali e’ consentita l’emissione della fattura sono obbligati a richiederla.”

    Ciò significa che in caso di possesso di partita IVA, deve essere obbligatoriamente richiesta la fattura al commerciante al dettaglio dal quale si comprano determinati prodotti o servizi, pena una sanzione pecuniaria di 250 €.

    Stesso discorso vale per l’acquisto di materiale da grossisti, dove la fattura deve essere sempre richiesta, emessa e di conseguenza registrata ai fini della documentazione. 

    spese documentate

    Documentazione delle spese per trasferta  

    Quando un dipendente si trova nella condizione di dover sostenere delle spese per una trasferta di lavoro, ha sempre l’obbligo di richiedere la fattura o lo scontrino come giustificativo dei costi del pernottamento, del vitto, della benzina. Sia quando il pagamento viene effettuato in contanti che in carta di credito. 

    Successivamente provvede alla compilazione della nota spese con tanto di date, da presentare in azienda al suo ritorno, in modo che questa possa controllare ed emettere il relativo rimborso che spetta al lavoratore. 

    Nel caso in cui le spese non siano documentate in modo corretto, il rimborso andrà rimborsato in capo al dipendente, anche se i pagamenti sono stati effettuati con carta di credito intestata all’azienda. Ecco perché è fondamentale che questi costi vengano correttamente conservati e documentati. 

    La normativa specifica che questa documentazione deve essere conservata per 10 anni e che i documenti presentati devono essere immodificabili, integri ed autentici. 

    Nel caso in cui si smarrisca un giustificativo, è possibile richiedere una copia del pagamento all’attività che lo ha emesso oppure compilare un’autocertificazione per certificare lo smarrimento della relativa documentazione. IT-CTA-solicita-demo

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