Non esiste un solo tipo di rimborso spese. In realtà, quando si tratta di trasferte, esistono almeno tre categorie di rimborso: l’indennità di trasferta giornaliera, il rimborso misto e il rimborso spese dipendenti a piè di lista. Vediamo insieme le loro caratteristiche principali.
Indennità diaria, rimborso misto e rimborso a pié di lista spese dipendenti: significato
L’indennità di trasferta giornaliera (o diaria) è un’indennità riconosciuta al lavoratore che viene inviato dall’azienda a svolgere le sue mansioni in un luogo diverso dalla sede di lavoro abituale. Il rimborso di questo tipo di indennità è forfettario: la società mette a disposizione una cifra prestabilita che deve essere gestita in autonomia dal dipendente.
Questo tipo di rimborso si distingue dal rimborso spese a piè di lista perché, in questo secondo caso, il lavoratore, per ottenere il rimborso, alla fine della trasferta deve preparare una nota spese nella quale indica e documenta le spese sostenute, fornendo tutti i giustificativi necessari per il rimborso.
Alcune aziende, infine, adottano il modello misto, ovvero una formula ibrida tra indennità di trasferta giornaliera e rimborso spese a piè di lista.
Tipi di indennità giornaliera delle aziende
Rimborso spese forfettario (indennità di trasferta giornaliera)
Il rimborso spese forfettario prevede che l’azienda paghi una somma prestabilita al dipendente, indipendentemente da quello che fa. Le indennità di trasferta sono calcolate in base al CCNL.
Con questa modalità di rimborso il dipendente non deve compilare nessuna nota spese perché non è tenuto a fornire alcun giustificativo.
Nel caso in cui si scelga questa tipologia di rimborso, non è necessario conservare nessuno giustificativo di spesa. L'unica accortezza, ai fini dell'esenzione da tassazione, è conservare i documenti relativi alle spese di viaggio e trasporto (anche rimborso chilometrico) corrisposti oltre l'indennità forfettaria.
Il rimborso spese a piè di lista
Il rimborso spese a piè di lista riguarda principalmente queste voci:
- vitto e alloggio.
- viaggio e trasporto: rimborso delle spese sostenute per l’uso della propria auto (rimborso chilometrico, pedaggi, etc) o di quella noleggiata, oppure acquisto di biglietti aerei e/o ferroviari.
- altro: il lavoratore può presentare documentazione inerente ad altre tipologie di spesa sostenute durante la trasferta.
Per il rimborso spese a piè di lista, l’importante è che il dipendente segua la politica delle spese di viaggio e si attenga a indicare solo le spese a carico dell’azienda.
Rimborso spese misto
Questa terza categoria, come dicevamo prima, è un misto della diaria e del rimborso spese a piè di lista. Viene attuata, ad esempio, quando si coprono alcune voci con la modalità a piè di lista (vitto e alloggio) e le altre in modo forfettario.
Qualsiasi forma di rimborso si scelga è fondamentale disporre di dati precisi, chiari e di facile consultazione: è l’unico modo per ottimizzare i processi e contenere i costi.
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