Sempre più spesso le aziende richiedono ai propri lavoratori dipendenti di svolgere la prestazione lavorativa in trasferta, in un altro comune, in Italia o persino all’estero. Questi spostamenti vengono definiti trasferte. Queste sono legate a precise indicazioni che regolano il rimborso delle spese sostenute dal dipendente, quali quelle di vitto, di alloggio e trasporto meglio conosciute come indennità di trasferta.
Cosa sono le indennità di trasferta
Le indennità di trasferta per dipendenti, in generale, sono regolate principalmente dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro e dipendono dalla frequenza dello spostamento così come dalla distanza per la destinazione.
Di seguito indichiamo quali sono le spese di trasferta in base al contratto, con informazioni aggiornate alle ultime disposizioni.
Indennità di trasferta: tipologie
Commercio
Ai lavoratori del contratto collettivo del commercio, nel caso di missione temporanea fuori dalla residenza, spetta:
- il rimborso delle spese effettive di viaggio.
- il rimborso delle spese effettive per il trasporto del bagaglio.
- il rimborso delle spese postali, telegrafiche ed altre, sostenute in esecuzione del mandato nell'interesse dell'azienda.
- una diaria non inferiore al doppio della quota giornaliera della retribuzione di fatto.
Se non ci dovesse essere pernottamento fuori sede, la diaria verrà ridotta di un terzo. Per le missioni di durata superiore al mese verrà corrisposta una diaria ridotta del 10%.
Metalmeccanici
Per quanto riguarda i metalmeccanici dell'industria metalmeccanica e dell’installazione di impianti, si è stabilito che:
- il rimborso delle spese per il pasto meridiano è riconosciuto al lavoratore in trasferta che, indipendentemente dalla distanza chilometrica percorsa, è impossibilitato a rientrare nella sede o stabilimento di origine.
- Il rimborso per le spese di pernottamento è riconosciuto al lavoratore che presenta la documentazione necessaria in grado di dimostrare l'impossibilità a rientrare nella propria abitazione entro le ore 22.00.
Per i metalmeccanici industria, a partire dal 1 giugno 2021 è stato previsto un aumento dell’indennità di trasferta. In alternativa al rimborso delle spese, è possibile sostituire, anche in modo parziale, il rimborso con un’indennità di trasferta forfettaria per ciascun pasto, meridiano o serale e per il pernottamento.
Gli importi dell’indennità di trasferta metalmeccanici in vigore dal 2021 sono appunto di:
- 44,12 € per l’intera trasferta
- 11,92 € per il pasto meridiano o sera
- 20,28 € quota per il pernottamento
Gli incrementi dell’indennità di trasferta sono ripartiti del 15% per le quote relative ai pasti e per il 7% per il pernottamento.
Inoltre, l’indennità è aumentata del 10% per i lavoratori comandati in trasferta in alta montagna o in sottosuolo.
Con il nuovo adattamento del 2021, è stato anche introdotta l’indennità di reperibilità giornaliera, pari a 16 ore e per la quale viene corrisposta un importo da € 4,94 a € 6,78 al massimo.
Edilizia
All’operaio in servizio, comandato a prestare temporaneamente la propria opera in luogo diverso da quello ove la presta normalmente, spetta il rimborso delle eventuali maggiori spese di trasporto.
L’operaio in servizio, comandato a prestare la propria opera in un cantiere diverso da quello per il quale è stato assunto e situato oltre i limiti territoriali stabiliti, ha diritto a percepire una diaria del 10% oltre al rimborso delle spese di viaggio.
La diaria non è dovuta nel caso in cui il lavoro si svolga nel Comune di residenza o di abituale dimora dell’operaio o quando questi venga ad essere favorito da un avvicinamento alla sua residenza o abituale dimora che comporti per lui un effettivo vantaggio.
In caso di pernottamento in luogo, l’impresa è tenuta al rimborso delle spese di viaggio e a provvedere per vitto e alloggio o al rimborso delle spese relative, ove queste non siano state preventivamente concordate in misura forfettaria.
Autotrasportatori
Dal 1° gennaio 2015, ancora validi per il 2021 e definiti in base al CCNL, gli importi giornalieri dell'indennità di trasferta da riconoscere al personale viaggiante che presta servizio extraurbano sono aumentati di 0,60 € rispetto agli importi precedenti.
Ecco i nuovi importi giornalieri:
- Da 6 a 12 ore – Territorio nazionale: 21,80 € – Territorio estero: 29,94 €
- Da 12 a 18 ore – Territorio nazionale: 33,02 € – Territorio estero: 43,05 €
- Da 18 a 24 ore – Territorio nazionale: 41,16 € – Territorio estero: 60,49 €
Sempre in base al CCNL, per le imprese di autotrasporto destinatarie del cosiddetto regime premiale previsto dall’articolo 11 quater dello stesso contratto (riservato alle imprese che dimostrino di essere in regola con gli adempimenti contributivi e di aver stipulato accordi sindacali per gli autisti), l’incremento di 0,60 € giornalieri rientra nei valori forfettizzati delle trasferte stabiliti con accordi aziendali.
Chimico
Il lavoratore inviato in trasferta ha diritto al rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio. Per ogni missione superiore a 12 ore compete inoltre un’indennità giornaliera di trasferta pari al 50% della retribuzione (1/25 della retribuzione mensile). L’indennità è ridotta al 35% dopo il primo mese e al 20% quando l’invio in trasferta è particolarmente frequente. Per trasferte che non comportino pernottamento, la retribuzione mensile viene calcolata al netto della cifra di 232,41 €.
Come si rimborsa l’indennità di trasferta?
In generale, l’indennità di trasferta è un importo che viene rimborsato al dipendente in differenti modi, a seconda di quanto concordato tra il lavoratore e l’azienda.
La prima tipologia, il rimborso forfettario, prevede un rimborso fisso giornaliero e una parte forfettaria, relativa alle spese di vitto e alloggio. In questo caso, il dipendente non deve presentare alcuna nota spese all’azienda.
L’alternativa è il rimborso a piè di lista, ovvero quello in cui vengono rimborsate tutte le spese sostenute dal dipendente. Per questo, è necessario presentare una rendicontazione di tutti i costi sostenuti, con relativi scontrini e fatture.
Infine, il rimborso spese misto prevede una modalità mista tra le due precedenti tipologie e quindi, una fissa a coprire i costi fissi di vitto e alloggio e una a piè di lista per quelli variabili che devono essere documentati.
Vuoi risparmiare fino al 70% del tempo nella gestione delle note spese?
Richiedi ora una demo gratuita e inizia a ottimizzare il tempo dei tuoi dipendenti dicendo addio alla carta