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Indennità di trasferta: la guida completa

Pubblicato da Captio su 25/10/2018

Le aziende sono sempre più internazionali, più connesse con il resto del mondo. In molti casi, la dimensione locale appare insufficiente per garantire uno sviluppo e una crescita significativi. Questa prospettiva dà luogo a nuove, importanti opportunità: modalità inedite di lavorare a distanza, ma anche tanti viaggi, trasferte e spostamenti.


 

Una valore aggiunto per i lavoratori che viaggiano… ma anche una difficoltà per chi deve gestire le spese di trasferta, soprattutto per chi adotta ancora una gestione di tipo manuale delle spese. Tanta carta, troppo tempo speso a verificare che non ci siano errori, infinite energie nel controllare che si stiano seguendo le normative vigenti in materia. E, quando i processi sono disordinati, a risentirne è sempre l’azienda: tempo e risorse gestite male equivalgono a perdite di denaro - o a opportunità di guadagno non sfruttate.

Questa guida nasce proprio per fare ordine sul concetto di indennità di trasferta. Capire di che cosa si tratta, qual è la normativa in vigore e come si possono gestire queste spese in modo ottimale. Semplificando la vita del responsabile delle spese di trasferta e aumentando l’efficienza aziendale. Ecco i punti che si andranno ad analizzare:

  • Cosa si intende per trasferta di lavoro?

  • Le tre tipologie di rimborso spese

  • Come si calcola l’indennità di trasferta

  • Chi ha diritto all’indennità di trasferta

  • Il ruolo dei contratti collettivi

  • Il trattamento fiscale dell’indennità di trasferta

  • Conclusioni

Cosa si intende per trasferta di lavoro?

Partiamo dalla base. Che cos’è una trasferta di lavoro?

La trasferta consiste in uno spostamento provvisorio dalla normale sede di lavoro, per sopravvenute esigenze di carattere contingente, con la certezza del rientro all’unità di partenza. Pertanto, la trasferta è caratterizzata dalla temporaneità: un lavoratore viene assegnato a una sede diversa solo per un periodo di tempo limitato.

 

Diverso, invece, è il concetto di trasferimento (con cui spesso la trasferta viene confusa):

 

Il trasferimento comporta un cambiamento definitivo e non temporaneo del luogo di lavoro. Ci devono essere comprovate ragioni tecniche, organizzative e produttive che lo motivino.

 

Le tre tipologie di rimborso spese

Quando il lavoratore si trova in trasferta, ha diritto a essere rimborsato delle spese che sostiene durante il viaggio. Questo rimborso può avvenire secondo diverse modalità.

Sono tre le principali tipologie di rimborso spese: l’indennità di trasferta giornaliera, il rimborso spese a piè di lista e il rimborso misto.

Indennità di trasferta giornaliera (rimborso spese forfettario): il rimborso spese forfettario prevede che l’azienda paghi una somma prestabilita al dipendente, indipendentemente da quello che fa. Le indennità di trasferta sono calcolate in base al CCNL.

Rimborso spese a piè di lista: in questo tipo di rimborso, il lavoratore alla fine della trasferta deve presentare una nota spese nella quale indica e documenta le spese sostenute, fornendo tutti i giustificativi necessari per il rimborso.

Rimborso misto: questa terza tipologia è un misto delle due precedenti: per esempio, alcune voci vengono rimborsate con la modalità a piè di lista (vitto e alloggio) e le altre in modo forfettario.

 

Come si calcola l’indennità di trasferta

L’importo dell’indennità di trasferta è solitamente stabilito dai contratti collettivi, e può essere fisso o stabilito in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera. L’indennità di trasferta deve essere corrisposta per tutte le giornate di durata della missione, comprese festività, domeniche e giornate di assenza per malattia. Non è invece prevista nel caso di permessi non retribuiti e assenze ingiustificate.

 

Chi ha diritto all’indennità di trasferta?

L’indennità di trasferta spetta a tutti i lavoratori che sono inviati a svolgere le proprie mansioni lavorative all’estero. In base al tipo di rimborso prescelto - solo indennità di trasferta o rimborso misto - ci sarà una diversa tipologia di deducibilità fiscale. Ovviamente, oltre ai dipendenti, hanno diritto all’indennità di trasferta anche i dirigenti, con importi superiori rispetto a quelli dei lavoratori dipendenti.

Guida indennità di trasferta

Il ruolo dei contratti collettivi

Ma quali sono gli importi delle indennità di trasferta? Come vengono calcolati? Le indennità di trasferta per dipendenti sono regolate principalmente dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro. Ogni diversa tipologia di CCNL (commercio, metalmeccanici, edilizia, autotrasportatori...) ha delle regole proprie: per questo è necessario rimanere sempre aggiornati sulla normativa vigente.

 

Il trattamento fiscale dell’indennità di trasferta

Un altro aspetto che bisogna prendere in considerazione riguarda il trattamento fiscale delle spese di trasferta. Essa è esente da Irpef e contributi INPS entro i limiti di 46,48 € al giorno per le trasferte nazionali e di 77,46 € al giorno per le trasferte all’estero. Nel caso in cui l’importo dell’indennità dovesse superare questi i limiti, le tasse e i contributi Inps si calcoleranno solo sulla cifra eccedente i limiti imposti. Caso diverso, invece, è quello in cui oltre alla diaria viene riconosciuto anche il rimborso per spese di vitto e alloggio (modalità di rimborso misto). I rimborsi di vitto e alloggio sono totalmente esentasse: i rimborsi di altre spese in aggiunta all’indennità di trasferta concorrono alla formazione del reddito imponibile.


Conclusioni

Per gestire correttamente le indennità di trasferta - e ogni altra modalità di rimborso spese - ci vuole precisione. Tanta precisione. Confondersi è facile, e commettere degli errori può costare caro all’azienda. Per questo è essenziale utilizzare gli strumenti giusti per semplificare il processo di gestione ed evitare gli errori. Captio è uno di questi. L’app permette di automatizzare il processo di gestione e di controllo delle note spesa, rendendolo più facile, più efficiente e senza errori. Basterà fare una foto allo scontrino: e automaticamente il software stabilirà se la spesa è conforme alla criteri aziendali. Il revisore della nota spese non dovrà più navigare in un mare di carta. E l’azienda ne guadagnerà in produttività.


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Categoria: indennità di trasferta, Captio