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I 6 consigli per una riconciliazione bancaria più efficiente

Pubblicato da Myriam Zanatta su 13/03/2018

 

Un’attività fondamentale per ogni azienda, che richiede tempo e precisione assoluta. Stiamo parlando della riconciliazione bancaria, il confronto tra le scritture contabili dei conti bancari di un'azienda e il relativo estratto conto emesso dalla banca.

Il fine ultimo è verificare che, da entrambe le parti, le transazioni siano state registrate correttamente. Per questo è necessario eseguire la riconciliazione bancaria in modo estremamente scrupoloso: anche trascurare un piccolo dettaglio può incidere sul risultato finale.

Ecco qualche consiglio per una riconciliazione bancaria precisa, rapida ed efficiente.

1. Tutta la documentazione a portata di mano

Le informazioni e la documentazione necessarie per effettuare la riconciliazione bancaria devono essere a portata di mano: in questo modo sarà più facile ricostruire tutti i passaggi e individuare eventuali pezzi mancanti. Se mancano all’appello dei materiali, per esempio le ricevute delle spese dei viaggi aziendali dei dipendenti, dobbiamo richiederli alla persona di competenza e procedere alla loro registrazione.

 

2. Non dimenticarti della cassa

Se non teniamo in considerazione la cassa, la riconciliazione bancaria sarà molto più complicata. È sempre consigliato fare un controllo incrociato tra flusso di cassa, registro di cassa e conto cassa, per trovare più facilmente eventuali errori.

6 consigli per una riconciliazione bancaria più efficiente

3. Procedi per sezioni

È sempre meglio partire dal saldo finale del mese precedente e, se necessario, anche di periodi anteriori. Questo sarà utile nel caso in cui un movimento sia stato contabilizzato in una data precedente all’ultimo controllo del saldo. In questo modo, se riscontriamo un errore, non sarà necessario ricontrollare tutto: procedendo per sezioni, possiamo verificare con facilità in che mese è stato prodotto lo squilibrio.

 

4. Fai attenzione agli errori più comuni

Spesso, le discrepanze tra entrate e uscite sono dovute sempre agli stessi errori. I più comuni sono:

  • Duplicazione di un'annotazione, per cui lo squilibrio sarà dello stesso importo dell'annotazione in questione.
  • Mancata contabilizzazione di un movimento, che creerà anch'esso uno squilibrio dello stesso importo dell'annotazione dimenticata.
  • Errore nel mettere la virgola, che produce uno squilibrio le cui cifre sommate danno come risultato 9. Ad esempio, se invece di 12,40 € viene scritto 124,0 €, lo squilibrio sarà di 111,60 €. Se si sommano le cifre (1 + 1 + 1 + 6) otteniamo 9.
  • Errore nell'ordine dei numeri di una cifra, che come nel caso precedente, produce uno squilibrio le cui cifre sommate danno come risultato 9. Ad esempio, se invece di 974 € scriviamo 947 €, la differenza è di 27, e sommando le cifre (2 + 7) otteniamo 9.

 Quando noti uno squilibrio, cerca di capirne l’origine provando a ricollegarlo a uno di questi errori. Risolverai lo squilibrio più velocemente e con meno mal di testa.

6 consigli per una riconciliazione bancaria più efficiente

5. Anche le banche commettono errori


Non è comune, ma può succedere. Per esempio, può capitare che la banca
addebiti o registri un importo sbagliato o un movimento che non corrisponde, oppure che sbagli il conto al momento di effettuare un pagamento, nel caso in cui disponiamo di diversi conti presso lo stesso istituto bancario. Per questo, in caso di un errore senza spiegazione o sul quale sorgono dei dubbi, non avere problemi a contattare la tua banca.

6. Automatizza il processo

In qualsiasi processo, si sa, la gestione cartacea è più lunga e lascia spazio a più possibilità di errore rispetto alla gestione automatizzata. Lo stesso vale per il processo di riconciliazione bancaria. Esistono strumenti che automatizzano questo processo, o parte di esso, garantendo maggiore efficienza e controllo.

Un esempio è Captio, una piattaforma per la gestione delle spese di viaggio aziendali che permette di importare le informazioni della banca e identificare i pagamenti relativi ai movimenti realizzati con la carta di credito aziendale di un determinato dipendente. I pagamenti vengono riconciliati automaticamente con le spese riportate dall’utente: tutto in modo facile, veloce e automatizzato.

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Categoria: Contabilità e fiscalità, riconciliazione bancaria