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    I 5 tipi di frodi interne: individuarli e gestirli

    Frode interna timer 3 min.
    Belen Giné
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    Nelle aziende, le frodi interne non sono tutte uguali. Alcune vengono commesse per irregolarità nella documentazione o nelle date di emissione della fattura, altre, invece, perché viene superato il limite di spesa. Vediamo quali sono i principali tipi di frodi interne e come possono essere gestite.

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    Quali sono i principali tipi di frodi interne?

    A seconda della loro origine, delle caratteristiche e delle conseguenze, le frodi interne alle aziende possono essere suddivise in cinque grandi gruppi.frodi interne

    1. Frode nei documenti

    Questo tipo di frode interna si verifica ogni volta che il documento presentato come prova non soddisfa i requisiti di legge da parte dell'emittente per potere essere considerato una fattura o ricevuta valida.

    2. Frode “cronologica”

    Tra i vari tipi di frode, quella cronologica fa riferimento alla mancata corrispondenza tra la data nella nota spese e il giorno in cui effettivamente è stata effettuata la spesa.

    Quasi sempre si tratta di scontrini che non coincidono in termini di tempo o luogo con lo spostamento effettivamente svolto.

    3. Frode per eccesso di spesa

    A volte, le spese presentate dal dipendente attraverso una nota spese non rispettano i limiti fissati dalla politica di viaggio della società, superando il massimo autorizzato.

    Normalmente, per la gestione di queste frodi, le aziende hanno allegati che il dipendente deve completare al fine di giustificare eventuali spese eccessive. Tuttavia, a volte, tali allegati non vengono compilati o lo si fa in modo incompleto o irregolare.

    I software di individuazione delle frodi rilevano questi eccessi non giustificati da parte dei dipendenti e automaticamente informano il revisore. Se il lavoratore non può quindi giustificare gli eccessi delle spese, tale comportamento viene considerato frode a tutti gli effetti.

    I tipi di frode che si verificano più frequentemente sono il tipo 2 e tipo 3, ovvero le irregolarità di tipo cronologico e quello di eccesso di spesa.

    principali tipi di frodi interne

    4. Acquisto di un prodotto non autorizzato

    Anche se non è così comune come la frode prodotta da una fattura o uno scontrino carente di informazioni, molto spesso la frode viene commessa quando il dipendente acquista un prodotto, per esempio un caricatore per il cellulare, senza previa autorizzazione da parte della società.

    In questo caso, piuttosto che l'acquisto in sé, la frode si deve al fatto di non aver utilizzato il canale specificato e di aver giustificato la spesa in una nota di viaggio, quando invece la prassi aziendale corretta sarebbe stata acquistare il prodotto mediante un altro canale.

    5. Presentazione delle spese fuori dal termine

    La maggior parte delle aziende indica nella propria politica di viaggi un limite di tempo per la presentazione delle note spese da parte dei dipendenti.

    Questo periodo è molto variabile e può essere di 15 giorni, 3 o 6 mesi. In ogni caso, deve essere un tempo ragionevole, determinato dalla società, in modo che il dipendente abbia abbastanza tempo per preparare e presentare le note spese.

    Tutte le note presentate oltre i termini non possono essere accettate come spese rimborsabili e saranno a carico del lavoratore. In questo caso, più che di frode, si può parlare di errore o di disattenzione.

    Gestione delle frodi: da dove cominciare?

    I diversi tipi di frode, purtroppo, sono una realtà che riguarda ogni azienda, dalle più grandi fino a quelle medie e piccole. Per poterle evitare il primo passo consiste nel conoscere le truffe più comuni.

    Inoltre, per una migliore gestione delle frodi è buona prassi stabilire sessioni di formazione per il personale addetto alla gestione, programmare audit periodicamente e approfittare i vantaggi che offrono soluzioni digitali come i software per la gestione e antifrode.

    Questi cinque tipi di irregolarità, problemi con i documenti, ritardi, costi che non rientrano nei limiti, acquisti non autorizzati di articoli e presentazioni fuori dal termine, coprono l'intera gamma di possibili frodi interne relative alle note di viaggio.

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