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    Frodi interne: quali sono le più comuni e come si possono gestire?

    Frode interna timer 4 min.
    Alessandra Belotti
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    Nelle aziende le frodi interne non sono tutte uguali, anche se posso essere tutte dannose per la gestione aziendale; esiste però almeno una soluzione per evitarle.

    Nella guida che segue scopriremo quali sono i diversi tipi di frode che un’azienda può dover affrontare e li descriveremo nel dettaglio.

    In seguito parleremo di gestione delle frodi, con una serie di soluzione facilmente applicabili.

    Iniziamo però dal capire quali siano i tipi di frode che possono venir commessi.

    Agilità nella gestione delle spese

    1. Frodi interne: la frode nei documenti

    Questo tipo di frode interna si verifica ogni volta che il documento presentato come prova non soddisfa i requisiti di legge da parte dell'emittente per potere essere considerato una fattura o ricevuta valida.

    Si tratta quindi a tutti gli effetti di un documento mancante. È un caso abbastanza comune e talvolta involontario; questo non significa che non costituisca un problema per la gestione aziendale.

    2. La frode cronologica

    Tra i vari tipi di frode, quella cosiddetta cronologica fa riferimento alla mancata corrispondenza tra la data inserita nella nota spese e il giorno in cui effettivamente è stata effettuata la spesa.

    Quasi sempre si tratta di fatture o scontrini che non coincidono in termini di tempo o luogo con lo spostamento effettivamente svolto.

    Anche in questo caso potrebbe trattarsi di un errore involontario; tuttavia la mancata corrispondenza tra documenti e dati della spesa nel migliore dei casi genererà un allungamento dei tempi di gestione della nota spese.

    3. L’eccesso di spesa

    A volte, le spese presentate dal dipendente attraverso una nota spese non rispettano i limiti fissati dalla politica di viaggio della società, superando il massimo autorizzato per quella trasferta o per il periodo.

    Normalmente, per questi tipi di frode, le aziende hanno procedure ed allegati specifici che il dipendente deve compilare al fine di giustificare eventuali spese eccessive. Tuttavia potrebbe accadere che tali allegati non vengano compilati o che il dipendente lo faccia in modo incompleto o non corrispondente alle indicazioni.

    I software di individuazione delle frodi rilevano questi eccessi di spesa non giustificati da parte dei dipendenti e automaticamente informano il revisore. Se il lavoratore non può quindi giustificare gli eccessi delle spese, tale comportamento verrà considerato a tutti gli effetti una frode.

    frodi interne

    4. L’acquisto di un prodotto non autorizzato

    Anche se non è così comune come la frode prodotta da una fattura o uno scontrino carente di informazioni, anche la frode tramite l'acquisto non autorizzato di un prodotto è un'eventualità che potrebbe verificarsi.

    Non di rado accade che magari durante una trasferta o un viaggio aziendale il dipendente acquisti un prodotto necessario per la trasferta stessa, ma che tuttavia avrebbe dovuto acquistare utilizzando una procedura diversa.

    In questo caso quindi, piuttosto che l'acquisto in sé, la frode si deve al fatto di non aver utilizzato il canale corretto e di aver giustificato la spesa in una nota di viaggio, quando invece la prassi aziendale corretta sarebbe stata acquistare il prodotto mediante un altro canale.

    5. La presentazione delle spese fuori dal termine

    Concludiamo con l'ultima delle cinque prove interne più comuni. La maggior parte delle aziende indica nella propria politica sui viaggi un limite di tempo per la presentazione delle note spese da parte dei dipendenti.

    Questo periodo è molto variabile e può essere di 15 giorni, 3 o 6 mesi. In ogni caso, deve essere un tempo ragionevole e determinato dalla società, in modo che il dipendente abbia abbastanza tempo per preparare e presentare le note spese.

    Tutte le note presentate oltre i termini non possono essere accettate come spese rimborsabili e saranno quindi a carico del lavoratore. In questo caso, più che di frode, si può parlare di errore o di disattenzione

    Tuttavia anche questo tipo di errore seppure di frequente nel volontario causa dei problemi in quanto non permette di stimare quali siano le spese che sono state effettivamente sostenute e potrebbe inoltre generare una lamentela da parte dei dipendenti con un conseguente dispendio di tempo e di energie aziendali.

    Per tutti questi tipi di frode esiste però una soluzione. 

    Gestione delle frodi: come risolvere il problema

    I diversi tipi di frode, purtroppo, sono una realtà che riguarda ogni azienda, dalle più grandi fino a quelle medie e piccole. Per poterle evitare il primo passo consiste nel conoscere le frodi più comuni.

    I tipi di frode che si verificano più frequentemente sono il tipo 2 e tipo 3, ovvero le irregolarità di tipo cronologico e quelle di eccesso di spesa.

    La maggior parte di questi tipi di frode soprattutto se involontarie può essere evitata attuando tre semplici procedure:

    1. Formazione dei dipendenti su come evitare le frodi
    2. Audit periodico di controllo delle spese
    3. Adozione di soluzioni digitali come i software per la gestione e antifrode

    In particolare l’adozione di software di gestione delle spese, possibilmente integrati con app dedicate ai dipendenti, è in grado da sola di risolvere la maggior parte dei problemi e ridurre di conseguenza il numero delle frodi interne.

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