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    Guida completa al budget del personale

    gestione spese timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Nella guida che segue tratteremo del budget del personale a partire da cosa si intende con questa definizione.

    Dopo aver delimitato il campo scopriremo l'importanza della conoscenza e dell’analisi dei costi del personale, parlando anche degli strumenti utili in questo senso. 

    Tratteremo infine di come si possa costruire il budget del personale in maniera efficiente, secondo le esigenze di ogni azienda o realtà. Iniziamo però da una definizione.

    Agilità nella gestione delle spese

    Budget del personale: definizione

    Iniziamo quindi dalla definizione: per budget del personale si intendono le risorse finanziarie a disposizione in un determinato periodo, con lo scopo di soddisfare tutte le esigenze presenti e future in merito al personale e a tutto ciò che gli compete. 

    Importante a questo scopo è sottolineare come il budget per il personale non sia costituito solo da stipendi e simili; come si evince dalla definizione, le esigenze possono essere molteplici e non riguardano tra l’altro solo il personale già presente in azienda.

    I costi del personale

    Come accennato, i costi del personale non sono solo quelli relativi stipendi e retribuzioni, ma comprendono uno spettro più ampio che include:

    • Costi attuali
    • Spese di assunzione e acquisizione
    • Costi di implementazione e sviluppo

    All’interno dei costi attuali possiamo includere la retribuzione ordinaria, quella straordinaria, i benefit ed i premi aziendali; in altre parole tutto ciò che compete direttamente al lavoratore.

    Tuttavia la ricerca, la selezione e l’assunzione del personale necessario prevede un’ulteriore serie di costi che non sempre possono essere stabiliti a priori. 

    Tra i costi del personale vanno considerate inoltre le spese necessarie alla formazione e all'aggiornamento, come ad esempio corsi e materiali di formazione o il tempo dedicato all’affiancamento da parte di personale più esperto.   

    budget del personale

    L’analisi dei costi delle risorse umane

    Come si evince dal paragrafo precedente, i costi del personale sono quindi una materia complessa che come tale, necessita di azioni strutturate per la sua gestione. 

    Fondamentale per la gestione del budget del personale diventa quindi l’analisi dei costi relativi alle risorse umane.

    Indispensabile all’analisi dei costi è però la conoscenza dei costi stessi, che dovrebbero essere monitorati e distinti rispetto alle altre attività aziendali. 

    Da questo punto di vista è indispensabile l'adozione di un sistema di calcolo trasversale ai diversi reparti o dipartimenti. Solitamente, gli strumenti di business intelligence consentono la condivisione delle voci di costo e la loro analisi a seconda di parametri diversi, che potrebbero afferire ad esempio alla gestione del personale ed al budget di un reparto specifico.

    In questo senso un’applicazione vantaggiosa potrebbe essere quella di uno strumento di rendicontazione delle spese, utilissima per avere una fotografia delle spese effettive di mantenimento del personale in qualsiasi momento dell’anno.

    L’analisi si rende indispensabile per conoscere dove effettivamente venga impiegato il budget a disposizione e per individuare eventuali margini di miglioramento nella gestione dello stesso

    Come si delineano le risorse? 

    Il primo passo per la costruzione di un budget del personale efficace deriva da quanto detto nel paragrafo precedente; il punto di partenza di ogni budget deve essere infatti l’analisi delle spese relative al periodo già concluso. 

    Una seconda variabile da considerare sono le previsioni sul personale necessario per l'esercizio futuro, che dovrà considerare il personale già in azienda, quello in eccesso e gli eventuali bisogni aggiuntivi. 

    Una seconda variabile da aver presente è quella relativa ai costi effettivi di ogni collaboratore o dipendente. A questo scopo dovranno essere valutate: retribuzione, contributi, eventuali premi o benefit.

    Questo aspetto è dipendente sia dai costi che non derivano dalle decisioni aziendali, come quelli contributivi o i minimi contrattuali, sia dalle scelte aziendali, come ad esempio quelle relative a premi o benefit.

    Nel calcolo del budget dovrà infine essere considerato anche il costo relativo alla ricerca e all'assunzione del personale, che dovrà necessariamente tenere conto di eventuali imprevisti, come ad esempio la ripetizione di una ricerca in seguito al licenziamento improvviso di un collaboratore. 

    Una volta individuata la spesa relativa alle risorse necessarie per il funzionamento dell’azienda, sarà possibile stabilire un budget coerente, che potrà anche essere suddiviso in base alle unità produttive, senza tuttavia dimenticare la necessità di accentramento di alcune tipologie di costo, come ad esempio quella della ricerca del personale. 

    Una volta stabilito il budget, sarà necessario continuare costantemente con l'analisi della spesa, in modo da attuare eventuali azioni correttive qualora i costi per il personale fossero superiori a quanto prestabilito. 

    Tanto maggiore sarà la frequenza e la fedeltà della rendicontazione, quanto più semplice sarà intervenire qualora i costi superino quanto stabilito in fase di individuazione del budget. 

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