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    Giustificare e rimborsare le spese di pasti e chilometraggio

    Frode per spostamento timer 2 min.
    Belen Giné
    Guida definitiva sulla gestione delle spese di viaggio.

    Come per qualsiasi altra spesa aziendale, il processo da seguire per reclamare le spese di pasti e chilometraggio deve essere perfettamente chiaro nella politica aziendale relativa alle spese di viaggio.

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    È conveniente dettagliare tutto il processo dall’inizio alla fine, cominciando con tutti gli elementi necessari per giustificare le spese e specificando i passi da seguire per reclamare, approvare e rimborsare tali costi.

    Giustificare, reclamare e rimborsare le spese di pasti e chilometraggio

    A seconda di come le aziende gestiscono i pasti dei lavoratori, verranno richieste varie informazioni. Potrebbero essere informazioni relative al viaggio, come ad esempio il nome del cliente visitato, le persone che hanno partecipato alla riunione o al pranzo, il motivo del viaggio, l’approvazione del supervisore o le ricevute specifiche delle spese effettuate.

    Per le spese relative al trasporto, le ricevute sono di solito la fattura del servizio o gli scontrini di pedaggi e parcheggi; tuttavia, vengono normalmente specificati fattori quali la finalità del viaggio, il cliente visitato, etc.  Se il lavoratore utilizza il proprio veicolo privato per spostamenti legati al lavoro, l’azienda pagherà la benzina, l’uso e l’usura del veicolo e la parte proporzionale dell’assicurazione a copertura completa. Inoltre, il lavoratore potrebbe utilizzare durante i viaggi carte aziendali che coprono le spese di benzina, riparazioni e pedaggio. In questo caso, il processo di gestione è integrato, ma di solito lo scontrino viene comunque presentato come ricevuta giustificativa delle spese.

    Per giustificare le spese di trasporto in base ai chilometri percorsi, viene indicato di solito il punto di partenza e destinazione senza nessuna ricevuta aggiuntiva. È uno dei casi più soggetti a “truffa” da parte di lavoratori poco scrupolosi che intendono gonfiare la nota spese. Nel caso in cui il dipartimento di amministrazioni voglia verificare la veridicità dei dati presentati, possono ricorrere a una mappa.

    Giustificare, reclamare e rimborsare le spese di pasti e chilometraggio

    Le “carte per combustibile” sono utili per giustificare le spese di trasporto; alcune includono le spese di benzina, riparazioni, pedaggi, etc.

    Queste ricevute servono a giustificare il processo di reclamo delle spese. Dato che sono considerate spese di viaggio, vengono incluse nel pagamento del viaggio oppure nell’ordine di pagamento.

    Questo processo termina con un buono delle spese emesso dal dipartimento di amministrazione. L’azienda può rimborsare le spese quando viene generata una spesa, settimanalmente o mensilmente con la busta paga o con un pagamento a parte. Occorre considerare che il trattamento fiscale del pagamento di tali spese è particolare poiché, in certa misura, non prevedono tasse e non rientrano nelle spese di previdenza sociale.

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