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    I 4 errori più comuni nella gestione note spese (e come risolverli)

    errori nota spese timer 3 min.
    Myriam Zanatta
    get_app  Scarica l'infografica Sui passi falsi della nota spese

    Nel testo che segue tratteremo dei quattro errori più comuni nella gestione delle note spese aziendali.

    Analizzeremo quattro delle pratiche più comuni, ma nonostante questo poco consigliate, e valuteremo quali problemi questo tipo di procedure possano comportare per un’azienda.

    Concluderemo con una soluzione aggiuntiva rispetto a quelle elencate per ogni singola problematica. 

    Iniziamo ad analizzare uno degli errori, nonché dei problemi più frequenti nella gestione della nota spese che riguarda i dipendenti.New Call-to-action

    La gestione nota spese con anticipo di contanti

    Una delle problematiche più frequenti è quella relativa alla contabilizzazione e alla gestione degli anticipi di contanti. L'errore più comune in questo senso riguarda la difficoltà nel gestire i flussi di cassa, soprattutto se importanti o frequenti.

    In altre parole molto spesso gli addetti alla contabilità si trovano ad avere difficoltà nel garantire gli anticipi necessari per le spese e ad assicurarsi parallelamente che quanto anticipato venga effettivamente utilizzato nei modi e nei tempi indicati dall’azienda.

    Per questo aspetto una possibile soluzione molto semplice da attuare è quella di non utilizzare i contanti e di sostituirli piuttosto con delle carte prepagate.

    Ne esistono di moltissimi tipi, incluse quelle che consentono di effettuare solo una tipologia di spesa, come ad esempio le prepagate per il carburante.

    Tuttavia anche le carte generiche possono essere un ottimo strumento per la gestione delle note spese ed in particolare delle trasferte. Oltre a non richiedere di anticipare fisicamente il contante necessario, questo strumento permette un controllo e una pianificazione veramente efficace per la gestione e il rispetto dei budget aziendali.

    gestione note spese

    La gestione con diversi centri di costo o uffici 

    Un altro errore molto comune è quello di dover condividere le informazioni tra diversi uffici in merito alla stessa nota spese.

    Un esempio potrebbe essere quello di una trasferta di lavoro che coinvolga nello stesso tempo diversi reparti aziendali. In questo caso la prassi di far gestire la nota spesa ad ogni responsabile di reparto comporta un impegno di tempi e di risorse notevole.

    Anche dove non sia possibile far gestire ad un unico centro di costo le spese relative alla trasferta come nell'esempio che abbiamo appena citato, potrebbe essere molto utile l’adozione di uno strumento informatico che consente di condividere le informazioni tra diversi uffici e responsabili aziendali in modo da evitare di dedicare un tempo eccessivo alla rendicontazione e quindi alla gestione delle spese relative.

    L’utilizzo di un software non integrato 

    Un altro degli errori più comuni riguarda le scelte in ambito informatico. Non è raro che un'azienda scelga un software specifico per la rendicontazione delle spese.

    In questo caso l'adozione del software è sempre consigliata e auspicata; il problema non risiede però in questo quanto nella scelta dello stesso. Accade infatti che talvolta la tipologia di strumento che l'azienda decide di adottare non si integri con altri gestionali rendendo così la nota spese magari più rapida ed efficace, ma non integrata con il resto dei programmi.

    Quello che potrebbe accadere è quindi una difficoltà nel trasferimento dell'informazione e dell'utilizzo dei dati da parte dell’azienda. Molto simile è anche quanto avviene per l'errore successivo.

    I fogli Excel

    Analogo a quanto detto nel paragrafo precedente per l'adozione di un software non adeguato alle reali esigenze dell'azienda, è il problema che potrebbe sorgere dall'adozione dei fogli Excel per gestire aspetti così importanti come la nota spese. 

    I fogli di calcolo infatti, pur essendo in grado di velocizzare la rendicontazione e la gestione, hanno un limite che deriva proprio dalle loro caratteristiche. Trattandosi di fogli di calcolo, hanno possibilità limitate per quanto riguarda la condivisione dei dati e per l'integrazione degli stessi. 

    L'aspetto però più critico per questo tipo di strumento informatico è quello relativo alle possibilità di errore. L’inserimento manuale delle spese comporta infatti un altro rischio di errore e sottintende inoltre la necessità di presentare una rendicontazione da parte del dipendente o di chi effettua la spesa, rendendo quindi ancora più lungo il processo di rimborso della spesa.  

    Una soluzione alla gestione note spese

    Come evitare quindi di incappare negli errori che abbiamo appena descritto, ma soprattutto affrontare al meglio un aspetto importante come la nota spese?

    Una soluzione molto semplice ed efficace può venire dai software specifici per la nota spese

    Come abbiamo detto in precedenza, la scelta della tipologia di prodotto deve però essere effettuata avendo la cura di selezionare un prodotto capace di ottimizzare realmente i tempi dedicati a questo aspetto. 

    Quelli più avanzati consentono di gestire la rendicontazione e il successivo conteggio anche da app, eliminando così anche il problema della presentazione dei giustificativi da parte dei dipendenti.

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