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    Come evitare di diventare vittima di una frode con le fatture

    gestione spese timer 3 min.
    Alessandra Belotti
    get_app  Scarica l'infografica Gestione delle spese aziendali e tabella  comparativa. Tradizionale vs digitale

    Tutte le fatture devono essere valide prima di poter essere approvate per il pagamento in una data successiva. Questo è ciò che suggerisce la saggezza popolare. Inoltre, si ritiene che le grandi organizzazioni siano meno suscettibili alle frodi con le fatture rispetto a quelle più piccole. Tuttavia, non è sempre così.

    frodi interne

    C'è la convinzione che le organizzazioni più grandi con processi di approvazione delle fatture più sofisticati siano meno suscettibili alle frodi sulle fatture rispetto ai team più piccoli che si affidano maggiormente a processi manuali. Tuttavia, non è sempre così. Infatti, le organizzazioni più grandi possono a volte essere un bersaglio più facile, dato l'alto volume di fatture ricevute, che può ridurre il livello di controllo di ogni fattura.

    Due anni fa è emerso che un uomo in Lituania ha defraudato Facebook e Google di un totale di 122 milioni di dollari in un periodo di tre anni. Naturalmente, non si trattava solo di inviare fatture speculative e aspettare che arrivasse un assegno per posta. Si è trattato di una complessa truffa elettronica che ha coinvolto una combinazione di abilità tecniche investigative e capacità di social engineering. 

    Mentre questa è chiaramente un'operazione molto sofisticata che ha richiesto una grande preparazione e audacia da parte dell'autore, ci sono ancora modi in cui le organizzazioni possono proteggersi da questo tipo di incidente.

    frodi finanziarie

    Primo: le organizzazioni devono stabilire processi e flussi di lavoro chiari per l'approvazione delle fatture oltre ad istruire i membri dell’ufficio contabilità fornitori su come possono essere presi di mira dalle truffe. I dipendenti devono ricevere una formazione sulla sicurezza per assicurarsi che siano in grado di rilevare potenziali tentativi di «spear phishing», «spoofing», «social engineering», «spam filter bypassing» e altre truffe via e-mail. Questo di per sé può essere fondamentale per prevenire i tentativi di frode su fattura.

    Tuttavia, questo approccio si basa ancora sull'intuizione umana, che non è mai infallibile. Eliminando la dipendenza da una decisione del tribunale per determinare se una fattura è valida, le organizzazioni possono ridurre notevolmente la loro potenziale esposizione alla frode.

    È qui che una soluzione di automazione delle fatture diventa uno strumento chiave nella lotta contro il crimine. Non importa quanto autentica possa sembrare una fattura, un contratto o una lettera, possono essere falsi, così come le e-mail che pretendono di provenire da fonti affidabili. Tuttavia, un sistema di gestione delle fatture è una garanzia di veridicità, poiché i documenti possono essere caricati nel sistema solo da utenti autorizzati.

    È qui che la soluzione di automazione è vantaggiosa. Una fattura falsa può essere inviata all’ufficio contabilità fornitori e persino caricata nel sistema. Tuttavia, dov'è l'ordine di acquisto che dimostra che è una fattura valida? Un ordine di acquisto viene emesso da una soluzione di terze parti o da un modulo di ordine di acquisto all'interno della soluzione di automazione delle fatture, e poi automaticamente abbinato alla fattura corrispondente utilizzando una sofisticata tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri e di mappatura dei dati.

    Qualsiasi fattura che non contiene un numero d'ordine d'acquisto valido o un ordine d'acquisto pertinente creato all'interno del sistema genererà immediatamente degli avvisi per possibili frodi. Questo porterà a un maggiore controllo da parte dell'ufficio contabilità fornitori, compresa per esempio una telefonata al richiedente interno elencato sulla fattura per scoprire dove si trova (o non si trova).

    Per i beni fisici, come l'hardware del computer descritto nel precedente articolo, c'è un altro livello di protezione. Utilizzando la corrispondenza a tre vie, lo strumento di fatturazione non solo abbina la fattura all'ordine di acquisto, ma anche al documento di ricezione che è stato consegnato con la merce e caricato nel sistema dal reparto di ricezione dell'organizzazione.

    Di conseguenza, ogni fattura che non ha un ordine di acquisto o un documento di ricezione da far corrispondere sarà restituita al "venditore", che probabilmente si renderà conto di essere stato scoperto e passerà alla sua prossima vittima.

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