In vigore da più di due anni, la fattura elettronica è ormai diventata una realtà per aziende e professionisti. Nonostante questo possono esserci ancora dubbi in merito al suo utilizzo, come nel caso della fattura elettronica rimborso spese.
Dopo aver brevemente riepilogato le caratteristiche fondamentali che è utile conoscere sulla fattura elettronica, dedicheremo spazio alla fatturazione spese, un aspetto che spesso suscita dubbi.
Parleremo brevemente della fattura elettronica hotel, dell’obbligo di fatturazione e di questa tipologia di documento in riferimento alle note spese dei dipendenti.
Concluderemo con un paragrafo dedicato a cosa inserire nella fattura elettronica, con le indicazioni specifiche dell’Agenzia delle Entrate.
Fattura elettronica: definizione
La fattura elettronica è una tipologia di fattura che, nella sostanza, non si discosta da una tradizionale, solo che invece di essere scritta su carta viene riprodotta in formato XML, in base ai parametri stabiliti dalla legge.
L’obbligo di fattura elettronica è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 per contrastare l’evasione e le frodi in materia di IVA. Con la fatturazione elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha a disposizione praticamente in tempo reale tutti i dati che riguardano le operazioni di acquisto e cessione effettuate da ciascun soggetto IVA.
Questo è possibile grazie al SdI, il sistema di interscambio, un sistema informatico in grado di ricevere le fatture sotto forma di file, effettuare le dovute verifiche e inoltrare alle Amministrazioni di competenza.
Vediamo ora in che modo la fatturazione elettronica incida sulla nota spese.
Fatturazione elettronica rimborso spese: tutto quello che c’è da sapere
La fattura elettronica viene creata con un dispositivo (pc, tablet o smartphone) e trasmessa al cliente tramite il Sistema di Interscambio. Quindi, proprio grazie al fatto che l’azienda o il professionista ricevono direttamente dal SdI le fatture elettroniche delle spese sostenute dai dipendenti, la gestione delle note spese dei dipendenti diventa più semplice e centralizzata.
Tuttavia questo semplicità è tale solo nel caso in cui tutte le spese siano documentate tramite questa modalità; inoltre è necessario che la fattura riporti il nome del dipendente o del collaboratore che l’ha sostenuta.
Un esempio tipico per questo caso è la fattura elettronica dell’hotel o dell’albergo; anche le strutture ricettive sono infatti tenute all’emissione della fattura con questa modalità.
Discorso analogo vale per ristoranti, bar e altre spese anche di piccola entità; qualora non fosse presente l’e-fattura, non sarà possibile detrarre l’IVA della spesa sostenuta.
Il dipendente, per farsi rimborsare dal datore di lavoro quella spesa, dovrà indicare nella nota spese il riferimento della fattura elettronica, che deve essere conservata digitalmente per almeno dieci anni.
Cosa accade invece nel caso in cui ad emettere la fattura sia la persona che ha diritto del rimborso delle spese?
Cosa indicare nella fattura elettronica rimborso spese
Chi ha la necessità di fatturazione delle spese, può indicare queste ultime nella fattura elettronica, insieme alle altre voci.
Un chiarimento dell’Agenzia delle Entrate, a questo proposito ha specificato che le spese possono essere incluse in fattura, facendo però attenzione alla modalità di inserimento delle stesse.
Stando alle indicazioni del fisco, per chi utilizza il sistema di trasmissione messo a disposizione dall’Agenzia, ci sono due modalità valide per la fatturazione spese e cioè la compilazione dei blocchi:
- Dati beni servizi
- Altri dati gestionali
Nel primo caso è possibile inserire le spese avendo cura di indicare la descrizione della spesa stessa, il suo importo e di sostituire l’aliquota IVA con la dicitura N1, che corrisponde alle spese escluse ex art. 15.
La seconda modalità è quella che prevede l’utilizzo del blocco “Altri dati gestionali”; in questo caso sarà necessario ricordarsi di sommare il rimborso spese all’importo totale della fattura.
Anche se la spiegazione fa riferimento al software delle Entrate, la regola per l’inserimento della fatturazione spese non cambia neanche nel caso in cui si utilizzi un diverso sistema gestionale; solitamente questo tipo di software include modalità di gestione ancora più chiare per le spese documentabili in fattura.
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