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    Fattura rimborso spese anticipate: come funziona

    rimborso spese timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Capita spesso che i dipendenti debbano anticipare delle spese per conto della loro azienda. In questo caso hanno ovviamente diritto a un rimborso: per ottenerlo, però, devono redigere una fattura rimborso spese anticipate. Come si fa? Che cosa bisogna includere? Scopriamolo insieme.

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    Fattura rimborso spese anticipate: le distinzioni

    Quando un dipendente anticipa dei soldi per la propria azienda, deve compilare accuratamente la fattura rimborso spese anticipate. In caso di errore, infatti, potrebbe incorrere in verifiche da parte del Fisco, oltre a mettere nei guai la propria azienda.

    Prima di redigere la fattura rimborso spese anticipate, però, bisogna fare una distinzione tra spese vive anticipate in nome del professionista e spese vive sostenute in conto/per conto del cliente. Nel primo caso, si tratta di tutte quelle spese che il dipendente o il collaboratore paga direttamente, come quelle di trasferta, vitto, viaggio, alloggio, ecc, che vanno addebitate in fattura. È possibile dedurle del 75% della somma sostenuta, nel limite dell’1% del compenso percepito nell’anno di interesse.

    Nel secondo caso, invece, si parla di spese come marche da bollo, anticipi di tassazioni ecc. che vanno sì indicate in fattura, ma non sono soggette a IRPEF, Iva o Inps.

    Nel caso in cui l’azienda pattuisca con il dipendente un rimborso spese forfettario, questo rimborso sarà invece soggetto a ritenuta d’acconto o Iva, IRPEF, Inps ecc.

    fattura rimborso spese anticipate

    Cosa indicare in una fattura rimborso spese anticipate

    Ora che abbiamo fatto le opportune distinzioni, vediamo cosa bisogna inserire nella fattura rimborso spese anticipate. Nel caso di spese sostenute in/per conto del cliente, il dipendente o collaboratore dovrebbe inserire in fattura la seguente dicitura: “spese fuori campo Iva ai sensi dell’articolo 15, comma 1, n. 3, del Dpr n. 633/1972”. Ricordiamo che tali spese non contribuiscono a formare l’imponibile, non prevedono ritenuta d’acconto e non possono essere dedotte fiscalmente. Per poter effettivamente ricevere il rimborso, è necessario che il dipendente o collaboratore conservi tutte le ricevute, le fatture e gli scontrini che giustificano l’importo indicato nella fattura rimborso spese anticipate. Questo passaggio può essere evitato con l’aiuto di uno strumento prezioso: Captio Emburse.

    Emburse Captio: il tuo aiuto per la contabilità

    Se leggere l’idea di conservare tutti i documenti cartacei delle trasferte ti fa girare la testa, niente paura: Emburse Captio viene in tuo aiuto con un sistema al 100% digitale. Basta scaricare l’app sul proprio dispositivo per poter digitalizzare fatture, ricevute e scontrini con pochi clic. Questi documenti verranno immediatamente trasmessi al gestionale dell’amministrazione, che potrà controllarli in tempo reale e segnalare subito eventuali anomalie. Non solo: Captio permette anche di creare note spese virtuali in linea con le normative vigenti ed è integrabile con i più comuni gestionali aziendali.

    Se vuoi rendere ancora più veloce e controllabile la tua contabilità, puoi optare per le carte di credito aziendali Emburse Captio. Fisiche o digitali, consentono ai dipendenti di pagare le spese aziendali senza dover ricorrere a una fattura rimborso spese anticipate, dal momento che sarà direttamente l’azienda a sostenere i costi tramite carta di credito. Questa soluzione è particolarmente efficiente anche perché permette di stabilire dei limiti di importo e di pre-approvare solo determinate categorie merceologiche o tipologie di negozio, nonché di bloccare la carta in certi giorni della settimana, di attivare automaticamente la disattivazione o di stabilire limiti giornalieri, settimanali o mensili.

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