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Guida definitiva sulla gestione delle spese di viaggio.

Fac simile nota spese: ecco un esempio da scaricare

Pubblicato da Captio su 18/10/2018


La nota spese è il documento che il lavoratore deve compilare per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro.



Può essere cartacea o digitale, personalizzata a seconda delle necessità di ogni azienda, e si compone generalmente da questa serie di campi. Quelli standard, presenti praticamente in tutte le note spese, sono:

  • Numero progressivo 
  • Riferimenti aziendali: nome, ragione sociale e indirizzo dell’azienda a cui viene richiesto il rimborso delle spese.
  • Dati anagrafici: nome, cognome, mansione svolta ed eventuale codice o matricola di identificazione di colui che compila la nota spese.
  • Data e luogo: periodo, data di partenza e di ritorno e il luogo in cui si è effettuata la trasferta.
  • Elenco delle spese: elenco di tutte le spese sostenute, cioè i costi per vitto, alloggio, spese di trasporto (treno, auto, spese carburante, aereo, etc).
  • Eventuali annotazioni che l’azienda deve conoscere.

Nota spese

La nota spese può essere arricchita da campi aggiuntivi (ad esempio, il tetto massimo oltre il quale non si può sforare) per permettere una compilazione e una gestione più accurata. Questi campi vengono decisi in base al tipo di azienda e alle esigenze specifiche dei dipendenti.

Quando si presenta la nota spese è necessario allegare i giustificativi di spesa (scontrini o fatture). Nel caso delle spese di trasporto, invece, bisogna presentare i biglietti acquistati per il viaggio, mentre il trasporto via auto dovrà essere documentato con le spese carburante (per poi calcolare le tariffe chilometriche tramite le tabelle dell’ACI).

 Fac Simile nota spese: un esempio

Ecco il fac simile di una nota spese:

Fac simile nota spee

 
Si articola come segue:

  • La parte superiore comprende i dati dell’azienda e del lavoratore.
  • La parte sottostante deve indicare i dettagli della trasferta.
  • La parte centrale contiene le singole voci di spesa.

In fondo alla nota spese possono essere indicate altre voci, come per esempio le spese di rappresentanza, e in conclusione la firma del dipendente.

La nota spese viene spesso realizzata tramite programmi come Excel ma sempre più sta prendendo piede la digitalizzazione di questi processi. 

Una nota spese digitalizzata, realizzata quindi con apposite app, permette di creare questo documento in modo automatico, con notevoli vantaggi sotto più profili (costo, tempo, controllo, riduzione errori, etc).

 


Come gestire in modo efficiente le spese di viaggio


 

Categoria: Nota spese