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Tabella comparativa La gestione delle spese aziendali

Ecco come evitare l’errore umano nella compilazione della nota spese

Pubblicato da Belen Giné su 16/06/2015

Tante note spese, poco tempo a disposizione per controllarle tutte. Il risultato è inevitabile: qualche errore passa inosservato e finisce per essere approvato.

È un fenomeno che riguarda tutte le aziende, e che costituisce una fonte di spesa in più: per questo è così importante arginarlo per tempo. L’errore umano può avere diverse origini:

  • il lavoratore non è al corrente della politica delle spese: il dipendente non conosce bene la politica delle spese e inserisce voci non rimborsabili.
  • errata interpretazione della politica delle spese: le informazioni contenute nella politica delle spese non sono espresse in modo chiaro e inequivocabile. Questo dà origine a interpretazioni sbagliate e a fraintendimenti.
  • compilazione sbagliata del file Excel: il dipendente inserisce i singoli importi sul file Excel. L’assenza di una compilazione guidata e il fatto che gli importi vengano inseriti “manualmente”, ricopiando le cifre direttamente dallo scontrino, può portare a diversi errori: numeri invertiti, virgole spostate o eliminate e voci duplicate sono le sviste più comuni.


L’importanza di rilevare attività di frode interna

Purtroppo, questi errori vengono spesso ignorati dall’incaricato della supervisione della nota spese: per mancanza di tempo, vengono presi in esame soltanto alcuni campioni di nota spese oppure vengono eseguite analisi sommarie e superficiali. Questi errori passano inosservati, e alla fine vengono approvati.

Tutti questi problemi potrebbero essere superati passando da una gestione manuale delle spese a una gestione automatizzata. Captio permette di farlo.

L’app di Captio controlla scontrino per scontrino, importo per importo, senza trascurare nessuna informazione. L’azienda può personalizzare i parametri in base alla propria, individuale politica delle spese, inserendo i tetti massimi in base a ciascuna categoria (tipologia di spesa, ruolo professionale...), in modo che Captio possa controllare automaticamente l’adeguamento alla politica delle spese dell’azienda e inviare al supervisore un avviso che segnala ogni scostamento. Dopo di che il supervisore potrà effettuare i controlli direttamente con il dipendente e, se lo scostamento è avvenuto per motivi giustificati, la nota spese verrà approvata.

Captio assicura il rispetto delle politiche aziendali sulle spese, riducendo al minimo i costi e sfruttando al meglio le risorse. E l’azienda può diventare più produttiva, grazie a una gestione ottimale e a processi più efficienti.

Tabella comparativa La gestione delle spese aziendali

Categoria: Nota spese