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    Perché la digitalizzazione documentazione è fondamentale per ogni azienda

    digitalizzazione timer 3 min.
    Alessandra Belotti
    Scarica la scheda:  Come si avvia un sistema di gestione basato sui processi?

    Sia che si faccia riferimento agli enti statali sia che si parli di realtà aziendali, da tempo la digitalizzazione documentazione è un fattore imprescindibile per ogni realtà più o meno complessa. Ma perché è così importante?

    In questa pagina spiegheremo perché la digitalizzazione della documentazione sia fondamentale per ogni tipo di realtà, dalle più semplici a quelle più complesse.

    Tratteremo dei casi più comuni nonché obbligatori di digitalizzazione, come ad esempio la fatturazione elettronica e parleremo dell'impatto che lo smart working sta avendo su questo tipo di progresso tecnologico.

    Approfondiremo inoltre altri aspetti della dematerializzazione dei documenti considerando in particolar modo i vantaggi che questo tipo di procedura può portare con sé. 

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    Digitalizzazione documentazione: è proprio necessaria?

    Come anticipavamo poche righe fa, la digitalizzazione della documentazione è una realtà che sta interessando da tempo sia il settore pubblico sia quello privato. A fronte di sistemi produttivi sempre più automatizzati e digitalizzati in ogni settore, avere a disposizione i documenti in formato digitale diventa una necessità per consentire una gestione ottimale dell'azienda e per inserire alla perfezione tutti i procedimenti in un'ottica di informatizzazione e digitalizzazione.

    Avere i documenti disponibili in forma digitale risulta inoltre estremamente vantaggioso per una gestione tempestiva di ogni tipologia di aspetto aziendale; si pensi ad esempio alla nota spese e alla gestione delle spese di dipendenti e collaboratori; come abbiamo già avuto modo di trattare dalle pagine di questo blog, soltanto una gestione precisa e puntuale può consentire il controllo e la messa in atto di tutti gli eventuali correttivi necessari per rispettare le linee ed i parametri aziendali, non solo in termini di spesa.

    Dalla fatturazione elettronica allo smart working

    Con la fatturazione elettronica divenuta ormai un obbligo per la maggior parte dei contribuenti, i processi di digitalizzazione sono entrati sempre di più a fare parte della quotidianità delle aziende di ogni dimensione.

    Tuttavia le conseguenze che la pandemia da Covid-19 ha avuto sul mondo del lavoro sono visibili anche per quanto riguarda questo aspetto; la necessità di applicare il telelavoro o lo smart working ove possibile, ha parallelamente mostrato la difficoltà di svolgere agevolmente un lavoro qualora ci fosse la necessità di avere a disposizione della documentazione sotto forma cartacea.

    In questo senso anche dove non espressamente preventivato, un'accelerazione verso la digitalizzazione documentazione si è resa necessaria proprio per consentire la possibilità di continuare le attività anche in sedi diverse da quelle tradizionali.

    Nonostante per alcune realtà si sia trattato di un obbligo, non dobbiamo però pensare che la dematerializzazione degli archivi cartacei sia una necessità dettata esclusivamente dalla contingenza della pandemia; in questo senso possiamo quindi affermare che l'epidemia da COVID-19 sia stata una sorta di acceleratore verso un processo che ad ogni modo avrebbe dovuto essere messo in atto a breve per consentire una gestione aziendale più efficace e puntuale.

    digitalizzazione documentale

    Digitalizzazione e vantaggi

    Oltre all'aspetto strettamente connesso alla gestione dei flussi di lavoro, non dobbiamo però dimenticare che la digitalizzazione degli archivi cartacei e della documentazione in generale porta con sé anche ulteriori vantaggi.

    In primo luogo la creazione e la gestione di un archivio interamente digitale consente di evitare l'occupazione fisica di spazi, che di conseguenza possono essere destinati ad altre attività, se non addirittura essere resi superflui.

    In secondo luogo l'assenza di un archivio analogico consente di evitare l'utilizzo di materiali molto impattanti sia per le spese aziendali sia soprattutto per quanto riguarda la sostenibilità ambientale. Dobbiamo infatti pensare che il mantenimento di un archivio cartaceo comporta l'utilizzo di una grande quantità di carta, di inchiostri e indirettamente influisce anche sulle spese e sulle operazioni necessarie allo smaltimento dei documenti non più necessari o obsoleti.

    Quanto detto fino a qui non può che farci concludere con l'affermazione della necessità della digitalizzazione documentazione; soprattutto per le aziende ancora lontane dal raggiungimento di questo obiettivo, è però necessario mettere in atto tutti i procedimenti utili per arrivare appunto al completo distacco dalla documentazione cartacea.

    A questo proposito specifici programmi gestionali e pensati specificatamente nell'ottica della dematerializzazione degli archivi possono contribuire enormemente all'inserimento di questo procedimento in una più corretta gestione dei flussi aziendali e del lavoro svolto da ogni singolo collaboratore.

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