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    Digitalizzazione della gestione delle fatture per grandi aziende

    Myriam Zanatta
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    La digitalizzazione governa il mondo del business. La digitalizzazione del processo di fatturazione dei fornitori, senza andare oltre, è sinonimo di tranquillità e notevole risparmio per tutte le imprese, ma soprattutto per le grandi aziende. Scopri in questo articolo cos'è il processo e quali vantaggi ha l'automazione della gestione delle fatture per le aziende con più di 100 dipendenti.

    Nuevo llamado a la acción

    Abbiamo cambiato il modo di relazionarci con gli altri, abbiamo modificato le nostre abitudini di consumo, stiamo creando aziende che un decennio fa nemmeno immaginavamo potessero esistere... Allora perché continui a gestire la tua azienda come prima?

    Che ti piaccia o no, la digitalizzazione ha raggiunto tutti gli ambiti della vita, da quello personale a quello professionale. La contabilità delle aziende, grandi e piccole, non è tenuta solo dal consulente, i programmi di contabilità e fatturazione nel cloud sono responsabili dell'organizzazione e della digitalizzazione del processo di fatturazione dei fornitori.

    Il Cloud Computing ha permesso alle grandi aziende di gestire le proprie attività in modo più efficace riducendo i costi.

    Le grandi aziende possono già porre fine alla gestione delle fatture dei fornitori fatta di  montagne di scartoffie, accumulando ritardi e mancanza di visibilità. Con un software di gestione delle fatture semplificherai i flussi di approvazione e pagamento delle stesse.

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    Vantaggi della digitalizzazione del processo di fatturazione dei fornitori per le grandi aziende

    Questo ci porta al tema dei vantaggi della digitalizzazione del processo di fatturazione dei fornitori per le aziende con più di 100 dipendenti. Vuoi sapere cos’è?

    • Abbiamo verificato che le grandi aziende hanno l'opportunità di passare da 8 giorni per l'elaborazione di una fattura a 3 giorni.
    • Come abbiamo già anticipato, si risparmia denaro, e molto, soprattutto nei costi dei materiali e del personale. Le grandi aziende smettono di spendere una fortuna in articoli come carta o corrieri per la spedizione. Tali importi possono essere utilizzati per effettuare investimenti o per rafforzare altre aree dell'azienda. In breve, è un modo semplice per conformarsi allo standard di gestione ambientale ISO 14001.
    • Risparmia tempo. Da un lato viene eliminato il processo manuale, riducendo così i costi operativi, e le persone incaricate di tale processo possono dedicare i propri sforzi a svolgere altri compiti importanti per l'azienda. Dall'altro, avendo le fatture archiviate elettronicamente, queste possono essere trovate in pochi secondi.
    • Consente al CFO di migliorare il flusso di cassa, ottenere sconti per pagamenti tempestivi e persino evitare sanzioni per ritardi di pagamento.
    • Con la gestione automatizzata delle fatture, il miglioramento è evidente, più efficiente e redditizio. Con un software di gestione delle fatture, l'approvazione e il pagamento delle stesse è agile ed efficiente.
    • Lo spazio di archiviazione sarà più chiaro, poiché non avrai bisogno di tanti raccoglitori.
    • Grazie alla digitalizzazione certificata delle fatture approvata dall'Agenzia delle Entrate è possibile preservare il valore legale dei biglietti.
    • Non è necessario avere un esperto per digitalizzare il processo, poiché il software per questi programmi è, in generale, molto intuitivo.

    ¿Come dovrebbe essere il processo di digitalizzazione della gestione delle fatture?

    Per quanto riguarda il processo di digitalizzazione della gestione delle fatture fornitori, la meccanica è molto semplice. Spieghiamo i passaggi da seguire per la gestione automatizzata delle fatture con lo strumento Chrome River Invoice:

    1. Caricamento fattura + lettura automatica

    Gli utenti possono caricare una fattura dal proprio cellulare, tablet o PC, tramite il portale web o tramite e-mail. Il motore OCR legge automaticamente i dati della fattura e l'utente aggiunge ulteriori informazioni.

     2. Avvisi di conformità + approvazione

    La fattura passa attraverso il flusso di approvazione stabilito in base alla politica aziendale. I flussi possono essere semplici o complessi a seconda dell'importo, del tipo di spesa, ecc. e passeranno attraverso tutte le approvazioni necessarie.

    3. Adattamento degli ordini di acquisto

    Il sistema è costituito da regole che funzionano per collegare l'ordine d'acquisto e le informazioni sulla fattura per garantire che si paghi solo per le merci e i servizi ricevuti.

     4. Integrazione e analisi

    Integrazione con i sistemi contabili aziendali, monitoraggio attraverso il pannello di controllo dove viene mostrato lo stato di ogni fattura ed è possibile effettuare report personalizzati.

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