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    Digitalizzazione dei documenti cartacei: regole, pratiche e norme

    digitalizzazione timer 3 min.
    Alessandra Belotti
    Scarica la scheda:  Come si avvia un sistema di gestione basato sui processi?

    La digitalizzazione dei documenti cartacei è un tema molto dibattuto oggigiorno. Riguarda i nuovi documenti così come la digitalizzazione degli archivi cartacei che possono essere così ottimizzati, meglio organizzati e facilmente recuperabili.

    Spesso si fa ancora confusione tra la dematerializzazione e la digitalizzazione. Il primo processo permette di trasferire a livello digitale dei documenti cartacei mentre il secondo di conservare digitalmente i documenti archiviati per tutto il tempo previsto dalla normativa.

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    Perché digitalizzare gli archivi cartacei? 

    Sono tanti i vantaggi della digitalizzazione degli archivi cartacei

    Si risparmia innanzitutto spazio, liberando gli scaffali e i raccoglitori dai cumuli di documenti cartacei. Inoltre, i documenti archiviati digitalmente possono essere conservati con più sicurezza, senza il timore di smarrire qualche documento qui e là, oltre ad essere recuperabili in pochissimo tempo. La digitalizzazione degli archivi cartacei dà infatti la possibilità di effettuare qualsiasi tipo di ricerca, con diversi criteri, grazie ai software di archiviazione digitale. 

    Allo stesso tempo, anche l’accesso a tali documenti diventa semplice ed immediato oltre ad essere possibile ovunque ci si trovi attraverso l’utilizzo degli archivi in cloud. 

    Regole per la digitalizzazione dei documenti cartacei 

    La digitalizzazione deve essere fatta con particolari criteri e attenzione. In questa particolare fase di transizione, dove per via della pandemia di Covid-19 molte aziende si sono dovute adattare alle pratiche digitali, è importante apprendere fin da subito quali sono le buone pratiche per digitalizzare correttamente i documenti cartacei. 

    Quali sono i documenti che ad oggi si possono digitalizzare? Qui di seguito ne elenchiamo alcuni: 

    • il registro degli acquisti e delle spese 
    • il libro degli inventari 
    • il registro dei corrispettivi 
    • le scritture ausiliarie 
    • il libro giornale 
    • tutte le dichiarazioni fiscali 
    • gli scontrini, le fatture 
    • i documenti di trasporto 
    • i documenti relativi al personale 

    Entro il 7 giugno 2021 le Pubbliche Amministrazioni dovranno adattarsi al passaggio in digitale. Questo è infatti il termine per la scadenza dei nove mesi di affiancamento per i documenti cartacei e digitali. Da questa data entrano infatti in vigore le nuove linee guida agID sulla formazione, gestione e conservazione digitale dei documenti amministrativi. 

    digitalizzazione documenti cartacei

    Norme per la digitalizzazione e conservazione dei documenti cartacei 

    L’archiviazione e la conservazione digitale dei documenti è fondamentale in quanto la garanzia di autenticità e la reperibilità degli stessi è valida solamente se vengono seguiti determinati criteri.

    La digitalizzazione degli archivi cartacei ha necessità di un archivio suddiviso per categorie, in questo modo si potrà definire la struttura ossea dell’archivio digitale che sarà sempre organizzato e ordinato. 

    I nomi dei file archiviati sono altrettanto importanti. È bene quindi scegliere nomi concisi, compatti e che possano rimandare immediatamente al contenuto del documento stesso. 

    Per i documenti fiscali l’archiviazione resta valida nei termini di 10 anni come definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), secondo cui la la conservazione digitale deve essere fatta conformemente alle linee guida dell’art. 43 D.Lgs 82/2005 (modificato in seguito dal D.Lgs 217/2017).

    Infine è importante tenere a mente che i criteri per l’archiviazione dei documenti digitali sono due: la firma digitale e la marca temporale

    Il primo elemento, la firma digitale, è una firma elettronica che si appone ai documenti digitalizzati e sostituisce la firma del documento cartaceo. 

    Il secondo, invece, è la specifica di una data o di un’ora che attesta l’avvenuta digitalizzazione del documento. In questo modo vengono soddisfatti i criteri di immutabilità del documento, così come la sua sicurezza, integrità, e leggibilità. 

    Digitalizzazione di documenti cartacei: come farla

    Si potrebbe pensare che per digitalizzare un documento sia sufficiente un semplice scanner. Questo strumento, certo, permetterebbe di rendere un documento digitale in poco tempo ma la sua archiviazione e conservazione non sarebbe garantita. 

    È quindi necessario essere in possesso di un software che permetta di digitalizzare il documento ma anche di poterlo conservare in modo adeguato, facilitando le operazioni di controllo, sicurezza dei dati, ricerca e recupero dei documenti anche a distanza di diverso tempo. 

    Molti software hanno anche una gestione in cloud, in condivisione con un team di persone e da qualsiasi luogo in cui ci si trovi.

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