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    Come ottimizzare i costi aziendali in 5 mosse

    Controllo finanziario timer 3 min.
    Alessandra Belotti
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    In questa guida ci dedicheremo ai costi aziendali ed in particolare illustreremo cinque passaggi da attuare subito per ottimizzarli e ridurre gli sprechi.

    Tratteremo di analisi dei costi aziendali, dell'importanza di un budget e delle verifiche sulle spese effettuate in azienda.

    Affronteremo poi la questione di come possano essere applicati dei correttivi ad eventuali costi eccessivi o non coerenti con il budget.

    Concluderemo con le possibilità date dai software per la gestione delle spese e per l'analisi delle stesse. Iniziamo però dal primo passaggio.

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    1. Analisi dei costi aziendali

    Il primo passo da compiere per ottimizzare realmente i costi aziendali è quello di conoscerli nel dettaglio.

    In altre parole, il primo passaggio è quello di elencare tutti i costi fissi e variabili. L'ideale sarebbe quello di suddividere i costi per reparti o unità produttive; tuttavia può essere utile ai fini dell'ottimizzazione della gestione aziendale nel suo complesso quello di dividere i costi per processi produttivi.

    Consigliamo di considerare i costi per un periodo di tempo definitivo che potrebbe essere ad esempio un mese qualora si voglia iniziare da subito ad ottimizzare la gestione aziendale proprio partendo dei costi, oppure per periodi più prolungati come ad esempio un trimestre.

    Una volta individuati i costi che effettivamente vengono affrontati nei vari reparti sarà possibile passare al secondo step.

    2. Stabilire un budget 

    Come anticipato nel paragrafo precedente, conoscere i costi aziendali è solamente il primo passo per ottimizzare la gestione degli stessi. Una volta stabiliti quali siano i costi necessari per il funzionamento dell'azienda in tutti i suoi processi produttivi sarà possibile stabilire un budget periodico che non dovrebbe essere sforato.

    A seconda della tipologia e della complessità dell'azienda consigliamo di non stabilire un budget complessivo ma di allocare il budget diversi per ogni reparto produttivo. In questo modo sarà più semplice procedere nei passaggi successivi.

    costi aziendali

    3. Verifiche periodiche

    Individuare un tetto di spesa per ogni reparto produttivo di per sé non è sufficiente per ottimizzare i costi aziendali. 

    Per far sì che i costi rispettino effettivamente il budget che è stato stabilito è necessario effettuare delle verifiche periodiche

    Anche in questo caso sarà sempre l’azienda stessa a decidere la periodicità migliore per la propria tipologia di produzione; tuttavia consigliamo una verifica per lo meno trimestrale in quanto solo verificare puntualmente l'effettivo rispetto del budget allocato consentirà di procedere con il punto che tratteremo nel prossimo paragrafo. A cosa serve infatti verificare il rispetto del budget?

    4. Correttivi 

    Il quarto passaggio necessario per ottimizzare i costi aziendali deriva necessariamente da quello precedente. In seguito alle verifiche periodiche sarà infatti indispensabile adottare tutti i correttivi per il rispetto del budget stesso.

    I motivi per i quali le spese effettuate potrebbero essere superiori rispetto al tetto di spesa stabilito possono essere molto diversi e non li tratteremo in questa sede. Tuttavia una volta individuati i reparti o i processi produttivi che si discostano da quanto deciso a priori, sarà necessario intervenire con tutti i correttivi possibili per far rientrare effettivamente le spese all'interno di quanto preventivato.

    In questa fase potrebbe essere utile anche verificare se il mancato rispetto del budget derivi da una sua inadeguatezza o da un mancato rispetto delle direttive di spesa.

    5. I software per la gestione delle spese

    L'ultimo passaggio che consigliamo di adottare per gestire ed ottimizzare i costi aziendali è quello di introdurre all'azienda dei software per la gestione delle spese. Si tratta di strumenti complessi dal punto di vista del numero di funzioni ma di facile utilizzo ed inserimento all'interno della routine aziendali.

    I più avanzati consentono di gestire le spese ma anche di analizzarle secondo parametri anche personalizzabili e quindi stabiliti dall’azienda. In questo modo tutti i passaggi che abbiamo descritto nei punti precedenti potranno essere applicati ancora più rapidamente e con maggiore efficacia a tutto favore della gestione dei costi aziendali.

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