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    Come rendere efficace il controllo costi aziendali

    Controllo finanziario timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Il controllo costi aziendali è una fase fondamentale per la gestione efficace di ogni azienda. Tuttavia presenta notevoli difficoltà, causate da motivi diversi. Come ottimizzare quindi questo aspetto?

    Il primo passaggio consiste nel comprendere quali tipi di costi vadano controllati; analizzeremo quindi quali siano i diversi costi possibili.

    In seguito tratteremo dell’importanza della registrazione di ogni spesa per favorirne il controllo.

    Concluderemo con un paragrafo dedicato alla fase di confronto tra costi, budget aziendale e periodo di spesa.

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    Quali spese e uscite considerare nel controllo dei costi aziendali?

    L’efficacia del controllo dei costi di un’azienda deve iniziare da un passaggio fondamentale: comprendere quali siano i costi che l’azienda affronta. Si potrebbe affermare che i costi siano le uscite dell’azienda, ma questa affermazione non renderebbe merito alla complessità di questo aspetto, con il rischio di non considerare voci di spesa importanti e difficilmente gestibili. 

    Per un controllo che sia davvero tale, dovranno essere considerate tutte le uscite, che comprendono i costi:

    • diretti/indiretti
    • di esercizio/pluriennali
    • fissi/variabili/marginali
    • standard/effettivi

    Non entreremo nel dettaglio delle caratteristiche di ognuna di queste categorie; la distinzione può però essere utile per comprendere come la gestione aziendale e dei costi sia una materia complessa, che come tale dovrebbe essere trattata con la dovuta considerazione. 

    Come si controlla dunque questa varietà di costi?

    controllo costi aziendali

    La registrazione delle spese

    Indispensabile al fine di un controllo efficace è la conoscenza di ogni spesa, che deve passare necessariamente per la registrazione di ogni costo.

    L’annotazione della spesa di per sé non è però sufficiente per un controllo utile al suo scopo; è necessario che questa venga effettuata in maniera puntuale (se non in tempo reale) e con una serie di dettagli aggiuntivi, utili per un’analisi più approfondita. 

    Facciamo un esempio: annotare che il giorno 23 Ottobre sono stati rimborsati 500 euro per una trasferta non è del tutto significativo. Più utile sarebbe sapere che questo importo è dato dalle spese di viaggio e soggiorno sostenuto dal dipendente Rossi per la trasferta relativa alla promozione della nuova collezione nell’ambito della fiera di settore XYZ. 

    Non sono aspetti insignificanti: in questo modo si avrà la possibilità di conoscere i dettagli delle spese e la loro motivazione, riconducendoli inoltre ad una specifica attività aziendale.

    Chi ha a che fare con la registrazione delle spese sa però che spesso la puntualità e la precisione si scontrano con ritardi nella presentazione dei giustificativi e con ricevute assenti o lacunose.

    Come semplificare la rendicontazione

    Per facilitare la rendicontazione potrebbe essere utile adottare un sistema che permetta di superare questi limiti, come un’app per la rendicontazione utilizzabile da tutti i dipendenti e collaboratori. Questo tipo di strumenti consente di inserire le spese anche immediatamente, allegando inoltre l’immagine del giustificativo di spesa.

    In questo modo viene semplificata la gestione dei rimborsi, ma si ha inoltre la possibilità di controllare che le uscite rispettino le politiche di spesa stabilite dall'azienda

    L’importanza dei dati

    Quanto detto fino a qui è propedeutico al passaggio finale: il controllo vero e proprio della spesa. 

    Controllare i costi aziendali non significa solo prendere atto delle uscite, quanto piuttosto analizzare i dati relativi alle uscite secondo i parametri rilevanti per l’azienda. Potrebbero essere confrontati con il budget disponibile per ogni processo o unità di produzione, o ancora, paragonati tra loro per comprendere quali siano le voci di costo più rilevanti per ogni reparto di produzione. 

    La raccolta puntuale dei dati permette non solo il confronto con il budget aziendale e con le politiche di spesa, ma consente anche di avere a disposizione dati che possono essere confrontati facilmente con periodi di tempo analoghi, ad esempio con il confronto tra trimestri, mesi o annualità.

    La disponibilità di dati precisi consentirà quindi di mettere in atto tutte le azioni necessarie per il controllo dei costi, il taglio di quelli superflui e la verifica di eventuali sprechi o ammanchi, volontari o meno.

    Anche in questo caso sono diversi gli strumenti utilizzabili per elaborare i dati, ma indubbiamente un programma gestionale pensato a questo scopo sarà in grado di facilitare il compito di analisi e ridurre i tempi e le risorse necessarie per una gestione realmente efficace.

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