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    Consigli per migliorare la gestione della nota spese

    Nota spese timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    La nota spese può essere un’arma a doppio taglio. Se gestita in modo errato può far perdere tempo e denaro all’azienda, ma con la giusta organizzazione può permettere di risparmiare denaro e ottimizzare i processi. Come? Ecco qualche consiglio utile.

    get_app  Scarica La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per  il tuo business

    La gestione della nota spese può essere suddivisa in tre fasi: creazione. supervisione, amministrazione. Di seguito ti indichiamo, fase per fase, come puoi ottimizzare l’intero processo.

    1- Creazione 

    - Pianifica il viaggio in anticipo

    Pianificare è essenziale per ottimizzare la gestione ed evitare spese inutili. Le modalità di pianificazione devono seguire le politiche aziendali, che sono diverse da azienda ad azienda: tempistiche, flussi di approvazione, etc.

    - Assicurati di scegliere l’opzione di viaggio migliore Come migliorare la gestione della nota spese

    Nel caso in cui intervenga un’agenzia esterna, assicurati
    che ti vengano proposte tutte le opzioni di
    viaggio a disposizione in modo da scegliere quella più
    adatta.

    - Il dipendente deve essere al corrente delle spese reali della trasferta

    Spesso il dipendente che viaggia conosce solo i costi
    inclusi nella nota spese, ma ne ignora molti
    altri (spese di agenzia, spese di prenotazione del volo e dell’hotel...). Informandolo sui costi reali della
    trasferta promuoverai il contenimento delle spese.

    - Diffondi la travel policy

    Il dipendente deve conoscere la travel policy alla perfezione. È importante che sappia in modo inequivocabile quali sono i costi che si possono includere e quali sono le scadenze entro cui si deve presentare la nota spese. Se si lascia passare troppo tempo ci possono essere problemi di controllo (scontrini persi o danneggiati) o problemi di liquidità perché l’azienda si ritrova a rimborsare molte spese tutte nello stesso momento. La travel policy è fondamentale anche per chi organizza il viaggio: consultandola è possibile conoscere i diversi criteri applicati ai dipendenti in base al loro ruolo, al viaggio e al tipo di contesto.

    - Usa la tecnologia per ottimizzare il processo

    La tecnologia può essere di grande aiuto in questa fase. Ad esempio, si possono utilizzare software che permettono fin da subito di filtrare le spese ammesse e quelle non ammesse dalla travel policy.

    2- Supervisione

    -Utilizza una piattaforma che ti permetta di fare la revisione in modo automatico

    Automatizzando questo processo risparmierai tempo prezioso e sarai certo che ogni eventuale errore nella compilazione della nota spese venga individuato immediatamente.

    - Sii flessibile

    L’attinenza alla travel policy è importante, ma ci sono sempre eccezioni che richiedono una valutazione particolare.


    3- Amministrazione

    - Automatizza il processo

    Nella contabilizzazione delle spese si consiglia di
    automatizzare il processo il più possibile, per avere
    un doppio vantaggio:Aministrazione della nota spese ottimizzare i tempi e disporre di
    dati di qualità, precisi e di facile consultazione. Questo punto può essere implementato utilizzando un software
    di gestione delle spese di viaggio che integri strumenti
    nella contabilità aziendale.

    - Rimborsa tramite bonifico

    Ancora oggi molte aziende procedono al rimborso con liquidazione in contanti. È un metodo ormai obsoleto: genera tanta documentazione cartacea, perché bisogna produrre il giustificativo del pagamento firmato
    dall’azienda e dal dipendente, che deve essere poi
    gestito e archiviato. Meglio pagare tramite bonifico, per evitare lungaggini ed errori.

    - Facilita gli anticipi ai dipendenti

    Spesso il dipendente è costretto ad anticipare molte delle spese di viaggio pagando di tasca propria. Venire incontro alle esigenze dei dipendenti può essere di grande aiuto, magari fornendo loro una carta aziendale. Attenzione, però: il supervisore deve controllare in modo scrupoloso l’uso che viene fatto di questo strumento.

    - Stabilisci un budget

    I viaggi possono costituire una spesa importante per l’azienda. Fissa un budget e confronta i costi preventivati e i costi effettivi: ti permetterà di migliorare la gestione dei bilanci e di avere una visione più realistica delle spese effettive delle trasferte.


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