<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=133206463822786&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

Blog

New Call-to-action

Consigli per migliorare la gestione della nota spese

Pubblicato da Myriam Zanatta su 17/05/2018

 

La nota spese può essere un’arma a doppio taglio. Se gestita in modo errato può far perdere tempo e denaro all’azienda, ma con la giusta organizzazione può permettere di risparmiare denaro e ottimizzare i processi. Come? Ecco qualche consiglio utile.

Scarica: La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per il tuo  business

La gestione della nota spese può essere suddivisa in tre fasi: creazione. supervisione, amministrazione. Di seguito ti indichiamo, fase per fase, come puoi ottimizzare l’intero processo.

1- Creazione 

- Pianifica il viaggio in anticipo

Pianificare è essenziale per ottimizzare la gestione ed evitare spese inutili. Le modalità di pianificazione devono seguire le politiche aziendali, che sono diverse da azienda ad azienda: tempistiche, flussi di approvazione, etc.

- Assicurati di scegliere l’opzione di viaggio migliore Come migliorare la gestione della nota spese

Nel caso in cui intervenga un’agenzia esterna, assicurati
che ti vengano proposte tutte le opzioni di
viaggio a disposizione in modo da scegliere quella più
adatta.

- Il dipendente deve essere al corrente delle spese reali della trasferta

Spesso il dipendente che viaggia conosce solo i costi
inclusi nella nota spese, ma ne ignora molti
altri (spese di agenzia, spese di prenotazione del volo e dell’hotel...). Informandolo sui costi reali della
trasferta promuoverai il contenimento delle spese.

- Diffondi la travel policy

Il dipendente deve conoscere la travel policy alla perfezione. È importante che sappia in modo inequivocabile quali sono i costi che si possono includere e quali sono le scadenze entro cui si deve presentare la nota spese. Se si lascia passare troppo tempo ci possono essere problemi di controllo (scontrini persi o danneggiati) o problemi di liquidità perché l’azienda si ritrova a rimborsare molte spese tutte nello stesso momento. La travel policy è fondamentale anche per chi organizza il viaggio: consultandola è possibile conoscere i diversi criteri applicati ai dipendenti in base al loro ruolo, al viaggio e al tipo di contesto.

- Usa la tecnologia per ottimizzare il processo

La tecnologia può essere di grande aiuto in questa fase. Ad esempio, si possono utilizzare software che permettono fin da subito di filtrare le spese ammesse e quelle non ammesse dalla travel policy.

2- Supervisione

-Utilizza una piattaforma che ti permetta di fare la revisione in modo automatico

Automatizzando questo processo risparmierai tempo prezioso e sarai certo che ogni eventuale errore nella compilazione della nota spese venga individuato immediatamente.

- Sii flessibile

L’attinenza alla travel policy è importante, ma ci sono sempre eccezioni che richiedono una valutazione particolare.


3- Amministrazione

- Automatizza il processo

Nella contabilizzazione delle spese si consiglia di
automatizzare il processo il più possibile, per avere
un doppio vantaggio:Aministrazione della nota spese ottimizzare i tempi e disporre di
dati di qualità, precisi e di facile consultazione. Questo punto può essere implementato utilizzando un software
di gestione delle spese di viaggio che integri strumenti
nella contabilità aziendale.

- Rimborsa tramite bonifico

Ancora oggi molte aziende procedono al rimborso con liquidazione in contanti. È un metodo ormai obsoleto: genera tanta documentazione cartacea, perché bisogna produrre il giustificativo del pagamento firmato
dall’azienda e dal dipendente, che deve essere poi
gestito e archiviato. Meglio pagare tramite bonifico, per evitare lungaggini ed errori.

- Facilita gli anticipi ai dipendenti

Spesso il dipendente è costretto ad anticipare molte delle spese di viaggio pagando di tasca propria. Venire incontro alle esigenze dei dipendenti può essere di grande aiuto, magari fornendo loro una carta aziendale. Attenzione, però: il supervisore deve controllare in modo scrupoloso l’uso che viene fatto di questo strumento.

- Stabilisci un budget

I viaggi possono costituire una spesa importante per l’azienda. Fissa un budget e confronta i costi preventivati e i costi effettivi: ti permetterà di migliorare la gestione dei bilanci e di avere una visione più realistica delle spese effettive delle trasferte.


New Call-to-action


 

Categoria: Nota spese