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    Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: quali obblighi?

    fattura elettronica timer 3 min.
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    In questa pagina ci dedicheremo alla conservazione sostitutiva fatture elettroniche: scopriremo di cosa si tratta, a cosa serve, quali sono gli obblighi di legge e come si fa.

    L’introduzione della fatturazione elettronica ha fin da subito fatto nascere un dubbio in merito alla modalità di conservazione delle fatture. Stabilita l’obbligatorietà della stessa, in molti si chiedono cosa sia necessario fare per rispettare gli obblighi di legge. 

    Come vedremo tra qualche riga, spesso la conservazione delle fatture elettroniche viene confusa con la semplice archiviazione dei file digitali; scopriremo a breve perché non sia così. 

    Iniziamo però dal precisare cosa si intenda per conservazione sostitutiva.

    Il foglio delle sp

    Cos’è la conservazione sostitutiva fatture elettroniche?

    In termini semplici, la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è l’equivalente digitale dell’archivio cartaceo delle fatture emesse o ricevute.

    Conservare le fatture però non è solo un questione organizzativa aziendale, ma un vero e proprio obbligo di legge, sancito dall’art. 39 Dpr n. 633/1972, che stabilisce che ci emette una fattura sia obbligato a conservare copia della stessa per il periodo previsto dalla normativa in vigore. 

    Come si traduce però questo obbligo dopo l’introduzione della fattura elettronica e la sua obbligatorietà per la maggior parte delle realtà aziendali?

    Prima di rispondere a questa domanda, approfondiamo l’argomento ulteriormente con un chiarimento.

    Cosa non è la conservazione sostitutiva

    Potrebbe apparire una precisazione banale, ma visti i dubbi che ancora aleggiano sulla fatturazione elettronica, un chiarimento su cosa non sia non appare affatto scontato.

    L’archiviazione delle fatture elettroniche non è dunque la semplice memorizzazione sui computer aziendali, su servizi in cloud o su archivi fisici di copia delle fatture elettroniche. 

    Avere copia delle fatture salvate in una cartella da qualche parte, non significa quindi aver assolto gli obblighi di legge.

    Come si fa

    La conservazione delle fatture elettroniche deve garantire la possibilità di consultazione da parte dei soggetti interessati per tutto il periodo previsto dalle legge. In altre parole, in qualsiasi momento deve essere possibile avere accesso alla fattura originale e ai dati in essa contenuti. 

    Per fare ciò, ogni soggetto titolare di partita IVA deve utilizzare il servizio di conservazione fornito dall’Agenzia delle Entrate o in alternativa, un servizio di un provider privato. La possibilità di archiviazione e consultazione è proposta dagli stessi fornitori che consentono l’emissione e la registrazione delle fatture elettroniche.

    conservazione sostitutiva fatture elettroniche

    A quali dati è necessario fornire l’accesso?

    Anche se questo non è un aspetto di competenza diretta di chi emette la fattura, è bene sapere che un servizio di conservazione, per essere considerato valido ai fini di legge, deve poter permettere di accedere almeno ai dati che riguardano: 

    • Intestazione della fattura (dati societari o anagrafici)
    • Codice fiscale
    • Partita IVA
    • Data di emissione

    Per quanto tempo è necessaria la conservazione e quali sono i tempi da rispettare?

    Rispondiamo infine ad un ultimo dubbio che riguarda la conservazione della documentazione e cioè per quanto tempo sia necessario conservare le fatture elettroniche. 

    Dopo il periodo transitorio che sarebbe dovuto terminare il 10 Marzo 2021, l’Agenzia delle Entrate ha esteso la durata del periodo di transizione fino all’accordo con il garante della Privacy per gli aspetti che riguardano il trattamento dei dati sensibili.

    Il termine di archiviazione è ad ogni modo previsto per otto anni dalla data di emissione della fattura elettronica. 

    Per quanto riguarda invece l’accesso ai dati archiviati, a regime la legge prevede che entro tre mesi dalla chiusura del periodo di imposta, tutte le fatture elettroniche emesse debbano essere consultabili tramite il sistema di interscambio, con il 10 di Marzo come data ultima per l’archiviazione.

    Tuttavia, anche se le norme sulla conservazione della fattura elettronica potrebbero apparire complesse, è bene sapere che un servizio di emissione e archiviazione, se ben strutturato, si occupa direttamente di mettere a disposizione gli strumenti per l’adempimento degli obblighi di legge. 

    Ricordiamo infine che l’obbligo di archiviazione sostitutiva non è previsto per coloro che non sono obbligati all’emissione delle fatture elettroniche, come ad esempio chi aderisce al regime forfettario.New Call-to-action

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