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    5 risposte ai dubbi sulla conservazione sostitutiva fatture elettroniche

    fattura elettronica timer 2 min.
    Myriam Zanatta
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    In questo articolo risponderemo a cinque delle domande che vengono poste più comunemente sulla conservazione sostitutiva fatture elettroniche.

    Chiariremo in primo luogo se la fatturazione elettronica sia o meno obbligatoria. Parleremo in seguito del caso dell'applicazione del regime agevolato forfettario e di cosa preveda la norma sulle fatture in questo caso.

    Spiegheremo per quanto tempo vanno conservate le fatture elettroniche e quali di queste vadano conservate e quali invece possano essere eliminate.

    Concluderemo con una considerazione sulle fatture emesse o ricevute verso da e verso soggetti esteri.

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    La conservazione sostitutiva fatture elettroniche è obbligatoria?

    Iniziamo dalla domanda sull'obbligatorietà di conservazione delle fatture elettroniche. L'introduzione di questo nuovo modo di conservazione che ha di fatto sostituito l'archivio cartaceo tradizionale non ha però modificato gli obblighi di conservazione delle fatture che anche per quanto riguarda quelle digitali devono quindi essere conservate. 

    La conservazione delle fatture è stabilita dall’art. 39 Dpr n. 633/1972, che norma appunto l’obbligatorietà di questo aspetto.

    Conservazione e regime forfettario

    Un'altra domanda che viene posta molto spesso riguarda l'obbligo di conservazione delle fatture per chi aderisce al regime forfettario o a quello dei minimi. 

    Il regime forfettario infatti non prevede l'obbligatorietà di emissione della fattura elettronica; tuttavia qualora il soggetto abbia optato per questa scelta, sarà obbligato alla conservazione così come avviene per i regimi fiscali ordinari.

    A prescindere dalla modalità di conservazione delle fatture emesse è invece sempre obbligatoria la conservazione delle fatture ricevute anche in modalità elettronica che andranno quindi archiviate nei sistemi digitali per il periodo previsto dalla normativa. 

    Ma per quanto tempo è necessaria la conservazione sostitutiva delle fatture?

    Per quanto tempo conservare le fatture elettroniche

    La conservazione delle fatture elettroniche è necessaria per consentire la consultazione per il periodo previsto dalla legge. In particolare, mentre scriviamo è necessario conservare le fatture per dieci anni

    Questo periodo di tempo vale sia per le fatture tradizionali sia per quelle elettroniche, ma in realtà si estende anche a tutta la documentazione rilevante ai fini fiscali.

    Quali fatture conservare?

    Un altro dubbio molto comune riguarda quali siano le fatture da conservare tramite gli archivi elettronici.

    Si consideri che la norma già citata non distingue tra fatture emesse o ricevute, né tantomeno specifica delle differenze in base alla tipologia di fattura. Ne consegue che tutte le fatture debbano essere conservate senza distinzioni per i termini previsti dalla legge.

    Nonostante quanto è appena stato affermato, esiste però un'eccezione che analizzeremo nel paragrafo che segue.

    conservazione sostitutiva fatture elettroniche-1

    Il caso delle fatture estere

    Quanto detto fino a qui fa in realtà riferimento alle fatture emesse o ricevute da soggetti o aziende con sede fiscale nel nostro paese.

    Diverso è invece il caso delle fatture emesse o ricevute dall'estero che in quanto tali non sarebbero soggette all'obbligo di conservazione sostitutiva.

    Tuttavia per semplificare ulteriormente la gestione fiscale e quella dell'archivio aziendale, nulla vieta di conservare anche questa tipologia di fatture.

    A prescindere dall'obbligatorietà infatti, una conservazione digitale ben strutturata e facilmente accessibile consente di semplificare notevolmente non solo l'operato delle persone addette alla contabilità, ma permette di inserire anche questo aspetto in una più snella ed efficace gestione aziendale.

    Questo è fondamentalmente il motivo per il quale spesso si suggerisce di adottare la fatturazione elettronica e la necessaria conservazione anche ai soggetti non ancora tenuti al rispetto di questa modalità.

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