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Guida definitiva sulla gestione delle spese di viaggio.

Come ottimizzare le spese di viaggio (e ridurre i costi imprevisti)

Pubblicato da Belen Giné su 08/06/2015

I viaggi di lavoro sono sempre un costo per l’azienda. Possono costituire una spesa ingente o una spesa tutto sommato sostenibile: dipende dalla bravura di chi li organizza. Bisogna essere in grado di ottimizzare le spese previste, certo, ma anche (e soprattutto) a limitare l’incidenza delle spese impreviste.

Come ottimizzare le spese di viaggio (e ridurre  i costi imprevisti)

Perché i viaggi di affari sono sottoposti a tantissime variabili: appuntamenti cancellati, voli persi, riunioni prolungate… Tutto questo comporta problemi di gestione e l’aumento del budget.

Il punto, quindi, è duplice: da un lato bisogna organizzare al meglio le spese che si possono prevedere (come le spese per i pasti e per il trasporto, sia con i mezzi pubblici che con veicolo privato, le cosiddette spese di chilometraggio), dall’altro è necessario contenere al massimo le spese impreviste. Per fortuna, esistono dei trucchi per fare bene entrambe le cose.

 

Consigli per gestire le spese di viaggio prevedibili

1 - Fai un’analisi preliminare della situazione

Prima di organizzare un viaggio di lavoro bisogna effettuare un’analisi accurata della situazione, analizzando diversi fattori: destinazione, durata del viaggio, se il dipendente viaggia con la famiglia, le attività che il dipendente dovrà svolgere una volta arrivato a destinazione… Più dettagli si riescono ad accumulare, più precisamente si potrà ottimizzare la gestione delle spese.

 

2 - Scegli il tipo di alloggio più adatto in base alla durata del soggiorno

Per i viaggi di una settimana, l’hotel è la sistemazione ideale, sia per la comodità dell’utente che per l’ottimizzazione del budget aziendale. Per soggiorni della durata di un anno al massimo è meglio optare per gli appartamenti con servizio di pulizia e manutenzione: permettono di risparmiare sulle spese dei pasti. L’affitto tradizionale è invece la soluzione migliore per progetti più lunghi, di uno o più anni. Scegliendo la tipologia di alloggio più adeguata riuscirai a ottimizzare al massimo i costi.

 

3 - Considera le spese aggiuntive

Esistono una serie di spese aggiuntive che sono facilmente prevedibili, come le spese di trasporto dall’alloggio al luogo di lavoro o le spese di parcheggio. È importante fare un elenco di tutti questi costi e tenerli in conto per il budget.

Come ottimizzare le spese di viaggio (e ridurre  i costi imprevisti)

4 - Confronta i prezzi e prenota in anticipo

Il mercato attuale è caratterizzato da fluttuazioni di prezzi e differenze importanti tra i vari siti web o agenzie di viaggio. Per ottenere un buon prezzo è fondamentale cercare, confrontare e soprattutto prenotare in anticipo in modo da ottenere l’offerta migliore. In caso di mancanza di tempo o inesperienza, rivolgiti a un’agenzia specializzata che realizzi questo tipo di attività.

 

Trucchi per gestire le spese di viaggio impreviste

1 - Effettua prenotazioni che permettano il rimborso o il cambio di date

In questo modo, se si annulla un appuntamento o una riunione oppure bisogna modificare le destinazioni o le date, è possibile cambiare la pianificazione iniziale senza rimetterci dei soldi.

 

2 -  Stipula assicurazioni che coprano la cancellazioni di voli, furti e la perdita di bagagli

Prevenire ogni evenienza è il modo migliore per contenere i costi. Stipulando polizze che coprono gli imprevisti principali avrai la garanzia di essere tutelato su più fronti.

 

3 -  Rivolgiti a un’agenzia specializzata in viaggi aziendali

Se desideri risparmiare tempo prezioso nelle fasi di ricerca e contrattazione, rivolgiti a un’agenzia specializzata in viaggi aziendali. Queste agenzie offrono servizi che semplificano la vita sia delle aziende - le spese sono trasparenti e più facili da gestire - sia dei lavoratori, che possono fare affidamento su un interlocutore affidabile dedicato a loro. Spesso queste agenzie offrono numeri di assistenza cliente 24 ore su 24: molto utili per la gestione degli imprevisti.

 

Con questi consigli la tua azienda ottimizzerà la gestione dei costi e potrà risparmiare. E i tuoi dipendenti saranno più protetti, più tranquilli. In poche parole, più soddisfatti.

Guida definitiva sulla gestione delle spese di viaggio

Categoria: Gestione delle frodi