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Guida definitiva sulla gestione delle spese di viaggio.

Come ottenere il massimo dalla gestione della nota spese

Pubblicato da Belen Giné su 21/08/2018

È un processo molto diffuso in quasi tutte le aziende, ma spesso viene preso sottogamba. Eppure, la gestione della nota spese, se ottimizzata in modo efficace, può offrire numerosi benefici all’azienda. Ad esempio, permette di controllare meglio i flussi di cassa, ridurre gli errori, effettuare previsioni finanziarie migliori e ottimizzare le trattative con i fornitori.

Ma quali sono le best practices per ottenere il massimo da questo processo?

Come revisionare e analizzare le spese di viaggio di un’azienda

Gestione della nota spese: come ottimizzare le fasi

Revisione della nota spese

In questo passaggio - fondamentale - viene verificato che nelle note spese presentate dai dipendenti non ci siano anomalie, errori o inesattezze. Molto spesso non c’è tempo per analizzare nel dettaglio tutte le note spese. Si finisce per prendere in considerazione soltanto alcune di esse, a campione. Il risultato è facile da intuire: vengono approvate note spese inesatte e non conformi alla travel policy. E questo può avere ripercussioni negative sull’azienda, perché i flussi di denaro non sono gestiti secondo i parametri stabiliti.

Un modo per superare questo problema è utilizzare software per la gestione della nota spese, che permettono di automatizzare il processo di revisione rendendolo più veloce e preciso.

 

Raccolta delle informazioni

Fare una revisione accurata della nota spese è un passaggio fondamentale, ma non è sufficiente a garantire una gestione realmente efficace. Bisogna concentrarsi anche sulla fase successiva, quando la nota spese viene approvata.

Uno dei problemi principali nel processo di gestione riguarda la frammentazione delle informazioni che si possono ottenere dalla nota spese. La nota spese può rilevare tanto sulle abitudini dei dipendenti e sull’effettivo svolgimento di certi processi aziendali: basta saper leggere i dati, e per farlo è necessario raccoglierli e classificarli in modo funzionale. Queste informazioni possono dare un aiuto fondamentale nel migliorare il processo decisionale ed, eventualmente, modificare la travel policy.

Le informazioni derivanti dalla nota spese possono essere gestite tramite strumenti di Business Intelligence, che possono aiutare a individuare schemi ricorrenti e punti critici su cui concentrarsi per trovare delle soluzioni e migliorare i processi dell’azienda. 

Come gestire in modo efficiente le spese di viaggio

Categoria: Nota spese